信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究

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　　【摘要】本文以信息化环境下企业档案管理与服务模式创新为主题展开论述，首先对信息化环境下企业档案管理与服务模式创新的重要性进行了分析，然后重点从多个层面对信息化环境下企业档案管理与服务模式创新的策略进行了分析探讨。
　　【关键词】信息化环境下;档案管理与服务;创新
　　档案管理是企业管理工作的重要内容之一，通常情况下，企业档案会以文字、音像、实物等形式进行储存，属于企业无形资产的重要组成部分，档案信息的科学整理，能够为企业进行管理决策提供可靠的依据。随着信息技术的快速发展，其与企业档案管理工作的融合程度在不断加深，因此，在信息化环境下企业档案管理与服务模式的创新十分必要，这对于推动企业档案管理工作的完善并发挥档案管理的作用有着重要的意义。
　　一、企业档案管理与服务模式创新的重要性
　　（一）能够为企业的发展提供保障。在我国经济体系不断完善的过程中，国内企业数量及规模在不断增加，在企业的运营发展过程中，所存有的档案数量也在不断增加，因此企业档案管理工作的压力也在持续增长。而企业的基础管理、信息资源以及无形资产等无不体现在档案之中，在新形势下，企业档案管理工作直接作用于企业的运营管理效果，因此，信息化环境下企业档案管理与服务模式创新能够为企业的运营发展提供良好的保障。
　　（二）有利于促进企业文化建设工作的开展。企业文化是现代企业发展的内在动力，也是企业核心竞争力的重要体现。而档案则是企业文化保存和延续的重要载体，在信息技术的融合下，企业档案管理工作成效得到了明显提升，而且信息化环境下企业档案管理与服务模式创新，能够使企业优秀文化得到保存，并不断作用于企业的长期发展，所以，信息化环境下企业档案管理与服务模式创新有着重要的意义。
　　二、企业档案管理与服务模式创新策略探讨
　　（一）加强档案管理制度的建设。在信息化环境下，为了实现企业档案管理与服务的创新，企业必须利用严格的管理制度来促进企业档案管理各个环节的工作严格执行。为此，针对档案管理工作的开展，企业应该根据自身实际情况制定专门的档案管理制度，在制度中针对档案管理工作的流程以及各个环节的工作进行明确，从档案信息的建立，到档案的保存，再到档案的使用，都应该以制度的形式予以明确，只有这样，才能够确保档案管理工作的规范化。而且，在所建立的档案管理制度中，应该融入监督制度以及惩处制度，通过科学的监督，确保每一环节的工作都能够按照规定有序开展，尤其针对重要档案信息的使用，必须进行严密的监督，而针对在档案管理中出现失误的人员，则要进行必要的责任追究，通过这种方式，对相关人员的行为进行有效约束，进而有效推动档案管理工作的开展。
　　（二）建立起档案管理信息系统。信息化技术在现代社会中的应用范围及深度不断增加，为了更好地适应现代社会的变化，有必要加强企业档案管理的信息化建设，通过这种方式，对传统的档案管理模式进行适当的改进，以提升档案管理工作效果。为此，针对档案管理工作的开展，企业必须建立相应的信息化管理系统，针对传统档案纸质化资料，以数据信息的形式进行保存。当然，在保存过程中，需要管理人员和技术人员做好相应的信息分类，然后再存入数据库。所建立的信息化管理系统，必须严格进行权限设置，因为并不是所有人员都能够随便访问档案信息系统，受企业实际工作的需求，部分人员在访问档案信息时，需要特定的账号和密码，而且系统针对任何人的任何一次访问都应该全面记录，而且在未经允许的情况下，不得使用私人硬盘对档案信息进行拷贝。另外，企业要安排技术人员对档案信息化管理系统进行定期检查维护，确保系统的正常运行，而且需要根据机构的实际需求对系统进行必要的升级，从而为档案管理工作的开展提供强有力的支持。
　　（三）对档案管理机制进行适当的创新。在现代企业的运营管理实践中，档案信息中往往会记录企业内不同部门的运作情况，入特定部门的业务变换、新型人才的引进及变动，在所记录的档案信息中，很多都具有非常重要的参考价值。根据传统的企业管理习惯，档案管理工作往往由特殊设定的档案管理部门参与，而企业内的其它部门很少参与，而在信息化环境下，可以建立起相应的档案信息资源共享机制，引导企业内部各个部门都参与到档案管理工作中，增加档案工作与各个部门的联系程度，以此来实现企业档案管理及服务工作的创新。在这一模式下，能够使企业内部处于相对割裂状态的部门增强业务联系，进而充分发挥档案管理工作的服务与指导作用。在企业档案管理与服务中，为了更好地实现档案信息的贡献，企业管理者还应该认识到，档案信息对于自身企业而言，属于重要的资源信息，在信息技术的作用下，企业的各项管理工作都朝着智能化发展，为了帮助企业在激烈的市场竞争中占有一席之地，有必要通过档案资源信息的共享和利用，进而为企业的运营管理提供更加智能化的服务。
　　（四）加强现代化档案管理队伍的建设。档案管理人员是企业档案管理与服务工作的主体，因此，必须加强专业化档案管理队伍的建设。为此，首先要做好专业化档案管理工作人员的招聘，针对招聘工作的开展，企业应该设立完善的招聘流程，总体来看，整个招聘工作可以分两个阶段：第一阶段主要包括四个环节，具体而言，一要根据档案管理部门业务量进行人员需求分析，明确所需人员数量及专业水平。二要从网络平台、报纸以及其它渠道散布招聘信息，明确企业所需档案管理人员要求。三要做好筛选，针对所收到的简历信息进行人员筛选。四要进行现场面试，通过与面试者沟通以及现场测试，进一步筛选出企业所需档案管理人员，在筛选过程中，针对那些具有特殊技能的人员要进行格外关注。第二个阶段则是对所聘的档案管理人员进行试用，并观察其在档案工作实践中能够适应信息化環境的发展要求，通过对所聘档案工作人员的岗位工作完成情况进行全面的评估，针对那些评估合格的人员进行正式录用。为了引导所聘人员更好地参与到档案管理与服务中，企业要进一步完善对档案工作者的管理，在为所招聘的新进人员安排岗位工作后，企业应该根据员工档案管理工作量的增加，进一步增加绩效奖金或增设福利项目，通过这种方式，促使企业所聘员工能够达到一种心理平衡，并高效参与到档案管理与服务工作中。而且要合理实施正负激励。对于企业而言，不可以一味地强化负面激励，而是通过工作制度的逐步完善，减少员工在档案管理与服务工作中出现失误的几率，提升新进员工自信心，但是针对那些在档案管理与服务工作中存在明显懈怠、工作质量比较低且无法进入工作状态的人员，企业管理者有必要进行严厉批评，甚至安排其及时离岗。而针对那些刚进入企业能够很快进入工作状态并在档案管理与服务工作中崭露头角的人员，企业可以进行奖励，以激励其高效参与到岗位工作中，并更好地为企业服务，通过这种方式，为企业留住更多的人才。
　　三、总结
　　综上所述，信息化环境下企业档案管理与服务模式创新，对于企业的运营发展有着重要的影响，为此，现代企业要在认识信息化环境下档案管理与创新重要性的基础上，从多个层面入手对档案管理与服务工作予以创新，进而充分发挥档案管理与服务工作的实际作用。
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