疫情防控背景下高校财务管控流程优化研究

来源:用户上传      作者:张晨燕

　　【摘 要】 突如其来的新冠疫情几乎影响了所有的行业，高校财务部门无疑也受到了直接的冲击。新形势新情况要求高校的财务工作迅速适应“零接触”和线上办公状态的疫情防控需要。在此背景下，高校财务战略目标的实现需要高校财务管理在流程管控过程中发挥重要作用，财务流程管理模式由原来的“管控型”向“服务+管控型”转变。基于“高校财务健全突发事件应急长效机制”的思路，文章揭示了疫情对高校财务工作造成的挑战和冲击，对高校财务管控思路、报销及办事流程中存在的问题进行了分析，有针对性地提出了当前高校在财务管控流程方面应采取的优化措施。
　　【关键词】 疫情防控; 高等学校; “零接触”; 财务管控; 流程优化
　　【中图分类号】 F232  【文献标识码】 A  【文章編号】 1004-5937（2020）08-0142-03
　　一、引言
　　2020年2月4日，教育部发布在线教学组织与管理工作指导意见，以应对新冠肺炎疫情对高校带来的影响。突如其来的疫情猝不及防，高校财务部门无疑也受到了直接影响。高校财务部门聚焦于会计信息生产和使用，在会计信息的生产和使用过程中，需要大量“面对面”的线下操作和管控，包括人的交流（信息沟通）和物（凭证、票据、文档等）的交换。本次疫情在很大程度上阻断了财务管控流程中“面对面”的线下流程，迫切要求高校财务部门更多地采用新思维、新方法、新技术来应对新挑战。因此，在新冠疫情防控背景下研究高校当前和未来财务管控的流程优化与应急机制建设具有一定的理论与现实意义。
　　二、疫情防控背景下高校财务管控工作面临的挑战
　　（一）传统的财务管控思路无法满足当前疫情防控的需要
　　疫情防控背景下为有效避免直接传播、气溶胶传播和接触传播，需要实行人与人之间的“零接触”，以此来防范新冠肺炎病毒的传播。这就要求原始单据数字化采集、审批业务、收付款业务、项目评审与评价业务等活动都要实行“零接触”[1]。“零接触”对高校传统管控流程中诸多日常运行工作产生了极大影响。传统财务管控模式下，原始单据审查、复核、业务审批环节中的内部控制制度都需要进行大量的“面对面”线下签批、审核、交流与沟通。高校财务管控流程中涉及的日常经济业务又繁杂，“零接触”在很大程度上阻断了高校传统财务管控流程中“面对面”的线下管理与监督活动，在疫情防控背景下，高校财务管控的压力倍增。与此同时，因防控新冠肺炎疫情客观需要，教育部适时提出了“停课不停学”的要求。这又要求高校财务部门在疫情防控背景下还要保证和支持“停课不停学”及疫情防控相关工作的运转，确保诸如费用报销、收付款等财务工作能正常进行。传统管控制度下的业务流程要满足疫情防控“零接触”的要求，日常业务将基本停滞，只能采用“特事特办”的方式支持重要业务先行办理，其余业务均需要推迟办理，这些都是传统财务管控流程和惯性思维下所没有遇到过的。疫情防控对于当下乃至未来的高校财务管控工作产生了深刻影响[2]，可能会加剧财务管控的思维模式改变和数字化转型。
　　（二）传统的费用报销模式存在疫情传播风险
　　传统财务管控模式下财务报销流程对于疫情背景下开展财务工作将造成极大的压力。从费用报销等业务的操作层面来看，报销人员在办理费用报销业务时通常需要先填写纸质报销单或者在费用报销系统中填写报销单，准备相关支持性凭证，包括发票、审批单、报销单，交予报账员审核。审核通过之后递交给相关部门的领导签批，经过相关部门负责人的手工或者系统审批，之后需要到各高校的财务报账大厅办理报销相关手续。这些流程中涉及大量人与人之间的密切接触，此现象极不利于疫情防控。但疫情防控的实际情况又要求高校“停课不停学”，教学科研活动还得正常进行。如果因疫情而暂时推迟费用报销业务的进行，对于整个高校的日常运转和科研进展都具有一定的影响。因此，在疫情防控背景下，如果沿用传统费用报销管控流程进行日常业务处理存在着疫情传播的巨大风险。
　　（三）传统的财务管控流程制约着财务云的有效实施
　　当前部分高校出于安全考虑将财务信息系统建立在封闭的内部局域网之上，加之物理隔离等手段确保财务信息的安全。但是此种出于安全考虑的模式造成高校内各单位的信息孤岛现象，数据无法共享。随着当前信息化的趋势愈演愈烈，各高校均针对相关业务优化相应的专业化管理系统。例如，学校财务信息系统、费用报销系统、薪资管理系统、教务管理系统等，以解决高校内部信息孤岛现象问题。最后，高校各部门各自为战，以自身绩效为动力，看似方便了某项工作，但是从高校整体来看，本应当属于高校共有的信息系统，却被人为拆分和切割。许多高校为打破信息孤岛现象，又大力推动财务云建设。财务云是将财务共享管理模式与云计算、移动互联网、大数据等技术有机融合，实现财务共享服务、财务管理、资金管理三中心合一，建立集中、统一的财务云中心，支持多终端接入模式，实现“核算、报账、资金、决策”的协同应用[3]。从当前疫情防控的需要来讲，财务云正好可以发挥“零接触”的财务管控效果。但从实际运行效果来看，许多高校的财务云并没有真正发挥其应有的作用，相反受制于传统财务管控流程，财务人员不仅需要大量数据支持其线上操作，还需要内部进行各种沟通及诸多业务的线下手工处理，人为增加了沟通与交流、手工处理与线上操作等管理成本。
　　（四）传统的财务管控缺乏应对疫情防控的应急机制
　　长期以来的“面对面”管控方式，加之当前部分高校出于安全考虑将财务信息系统建立在封闭的局域网之上，直接产生信息孤岛现象。封闭的信息系统和疫情防控需要使得当前的“线上办公”变成“电话+快递+邮件”等辅助方式的办公，信息无法实现共享，还是需要进行线下一些“面对面”的沟通协调，导致在疫情防控期间极大地影响财务工作的正常开展与运行。传统财务管控流程下，高校各部门更偏向依赖于使用纸质的信息传递方式，难以实时、高效地实现数据的收集、分析和处理，财务部门也难以实现支持管理决策的职能。在没有建立起相应突发事件应急机制的情况下，如果冒然取消传统模式下“财务审核—院、校级领导审批（根据各自财务报销审批权限进行审批）—领导或集体决策审批同意后，财务付款”等必要流程以及其他方面的管控流程，又会造成监管缺位。虽然当前有些高校针对新冠疫情颁布了一些规章制度，但只是临时应急制度或办法，还称不上是一种应急机制。传统的财务管控思维将“面对面”的审批、签字、汇报与交流沟通等流程硬性设置成一个不可逾越的内控制度保证，而疫情防控的“零接触”要求直接冲击的就是“面对面”交流，这两者矛盾解决的途径就是建立和完善突发事件应急的长效机制。 　　三、疫防控情背景下高校财务管控流程的优化策略
　　（一）优化财务管控总体思路
　　解决问题的关键首先是改变传统思路。本次疫情事件在很大程度上迫切要求高校财务部门更多地从财务管控的思路进行优化和改革。对于原始单据数字化采集、审批业务、收付款业务、项目评审与评价业务等活动的传统管控思路都要进行变革。“线上与线下”相结合的工作模式应成为以后财务管控的主要思路。另外，高校要将单纯的财务管控转变成“管控+服务”的理念。例如，在此次疫情防控过程中，福建某高校为减少高校教职员工往来财务处交叉接触的机率，各部门、各学院需指定预审员专门负责本部门的报账工作。教职员工需要进行经费报销时，先通过各部门、各学院的财务综合管理信息平台发起线上报销申请，将相关原始材料的电子版本提交至预审员，由预审员统一进行网上申报财务报销流程。财务部门在收到线上报销申请后，将根据部门报销数量统筹安排审核审批时间，之后进入转账流程。转账完成之后，各部门、各学院将会在线上内部财务系统通知预审员转账结果。待疫情稳定后，再让预审员统一整理报销的原始材料單据，让财务部门进行账务处理。确保财务部门在疫情防控要求下保障各项经费正常审核支出，又做到财务报销过程的“零接触”，避免教职员工与财务人员的交叉接触。疫情结束后线下预审员制度也可继续实施，这样既可以大大节省财务人员处理一线业务的时间精力，又可方便高校全体教职工，减少他们在财务处、各科室、职能部门之间为签字盖章而奔波的辛苦，真正将财务“管控与服务”有机结合起来。
　　（二）优化费用报销流程和手续
　　高校的科研、教学、学生、行政管理等各项工作涉及面广，内容繁杂，因此费用报销系统基本无法停止。在“零接触”的防控要求下，利用智能化手段实现“零接触”的移动化费用报销不仅仅有利于防控疫情，更有利于提高财务人员、报销人员、审批人员的工作效率[4]。从报销人员的角度来看，可以将费用报销所需的各项纸质凭证通过光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）程序来智能采集并实现纸质凭证的电子化，并且OCR所实现的结构化数据可以保存至报销人员的智能手机中，以方便下次进行费用报销，以此来无缝对接高校的费用报销系统，相关纸质凭证可待高校复工开学之后进行提交。从审批人员的角度来看，利用智能化手段可以使得审批人员脱离固定工作场所的限制，随时随地都可以审批报销人员的有关报销单据。此外，智能化手段还可以设置审批要点，将需要审批的事项按轻重缓急以工作任务的方式呈现，实现高效、快速的审批。从财务人员的角度来看，利用智能化手段直接在线上进行报销凭证的审核，并与账务系统、税务系统相连接，自动生成记账凭证，并将相关增值税发票数据上传至税务系统。因此，高校可以利用OCR、异构集成等技术和智能化手段实现多个系统的连接，实现无纸化、“零接触”报销，使得财务人员和审批人员高效地完成相关工作，保证各项工作的有序进行，同时降低各种病毒的传播和交叉感染的风险。
　　（三）优化涉及财务管控的各项办事流程
　　目前，大多数高校都有内部的OA（Office Automation）系统。OA系统可以通过特定流程或特定环节与日常事务联系在一起，使公文在流转、审批、发布等方面提高效率，实现办公管理规范化和信息规范化。疫情防控要求下，许多高校财务部门主动对接学校的OA系统进行办事流程的优化、减化。某高校根据疫情防控要求，在涉及非报销业务需要财务部门会签会审的流程改为：部门OA申报支付需求（通用流程模块申报，写明支付项目原因、对方账号等具体信息）——上传附件（发票、付款通知、合同、验收单等佐证材料）——财务审核——院领导审批（根据学院现有财务报销审批权限进行审批）——领导审批同意后，财务付款。以上流程全部在网络进行，开学后相关部门、人员再补充纸质材料并请相关领导补签字。但这只是特殊时期，高校财务部门为重点保障防控疫情经费、应急性经费、重大项目经费等支出而采取的应急措施。日常性报销待开学后仍按正常程序进行，还是没有真正做到优化财务管理流程。因此，高校应结合疫情突发所带来的挑战，大力推进财务云建设。财务云可以实现财务资源的共享，减少人员及软硬件系统的重复设置，降低总体运营成本，大大简化办事流程。基于财务云工具，通过业务标准化、人员专业化，构建高校内部各部门、高校与外部相关部门之间的信息直连平台[5]，提高财务工作效率，提升财务服务质量。此次疫情中，福建某高校通过财务云建设，高校财务部门、各级行政管理人员可以与外部供应商系统进行集成互联，将可能会涉及到的固定资产采购、基建项目建设等各类业务及供应商的相关数据都通过平台运行。高校与外部供应商之间的各项经济业务，诸如发出采购单、合同签订、固定资产在途、入库验收、发票开具、售后维修等各环节，都通过云财务平台运行。另外，在疫情防控背景下，税务部门针对实际工作要求，优化了相关涉税办理事项，尽量实现“零接触”办理。从增值税管理角度来看，财务云工具可以帮助高校实现在线管理增值税发票，自动进行认证，自动分析是否符合最新税务优惠政策并进行提醒，大大提高工作效率。从税务申报角度来看，通过各项基础数据的填写，财务云工具的税务管理系统通常可以自动填写相关申报表数据并进行比对，实现税企一键申报，在提高数据准确性和工作效率的同时，也保证了在疫情防控期间实现“零接触”的要求。财务云利用OCR技术系统可以自动识别发票并将其发送至税务系统，通过相关设置实现高校的各项内部控制制度自动实施，减少人为干预，提高工作效率和准确度[6]，大大优化与财务部门相关的办事流程。总体来看，基于财务云工具，可以构建高校和税务部门信息直连平台，其作为信息系统本身，可以实现与财务系统、其他管理系统数据共享、互联，并完成税务的自动化申报，支持事后的纳税分析等功能。
　　（四）优化财务管控决策的应急机制
　　疫情防控背景下，大部分高校采取了线上办公的应急措施。线上办公是指工作人员通过互联网和计算机等现代信息技术手段，不受时间限制、地点限制处理与业务相关的任何事情。财务部门内部及各级行政管理人员在工作过程中常常需要互相配合传输数据、沟通情况、文档协同制作等各项任务，即时通讯工具为此打下了坚实的基础。即时通讯工具可以实现财务人员、各级行政管理人员远程协同办公、全体会议等各项需求。在疫情防控背景下，线上办公这种全新的办公模式，可以让办公人员摆脱时间和空间的束缚，可以随时随地通畅地进行交互流动，工作将更加轻松有效，整体运作更加协同，起到了很好的应急作用。线上办公有效地解决了正常情况下的“面对面”和疫情突发情况下的“零接触”之间的矛盾。面对财务管控流程中有些不可缺少的“面对面”的管控需要，线上办公正好能解决此类问题。将线上办公设定为应急机制重要组成部分的同时，还要对可能涉及到费用报销、合同签订、发票开具、收款管理、审批、签字等经济事项和监督流程制定相应配套的制度和规章，为线上办公所产生数据的完整性和准确性提供制度保障，为高校各级行政管理人员进行数据分析，做出管理决策提供数据、信息、影像等技术支持。疫情防控背景下，优化高校财务管控决策的应急机制不仅需要制定一些规章制度，更要实现线上办公与线下办公有机结合、日常运行机制与应急机制能随时灵活切换的长效机制的建立健全，最终做到防患于未然。
　　四、结论
　　这次抗疫过程中出现的新思维、新技术、新产品和新模式及其对会计行业的冲击和影响是深远的，疫情防控的客观需要给高校内部财务管控流程带来挑战的同时也带来了优化和提升的机遇。各高校要充分认识到，疫情防控背景下采取的一些措施不仅仅是权宜之计;相反，高校要借此机会实现财务管控思路、报销及办事流程等的一体化、数字化和智能化，推动高校财务管控流程的不断优化与变革[7]。●
　　【参考文献】
　　[1] 汪家常.“零接触”：改造行政事业单位会计业务流程，助力防控新冠肺炎疫情[EB/OL].管理会计研究，2020-02-26.
　　[2] 朱宇坤.信息化：提升高校财务管理水平的快车道[J].会计之友，2014（5）：123-124.
　　[3] 尹学东，梁勇，杨蕊，等.高校财务网上报销系统实践与探索[J].会计之友，2019（17）：111-113.
　　[4] 程平，孙瑜.基于财务云平台的单位层面内部控制优化研究——以重庆海事局为例[J].会计之友，2018（9）：123-125.
　　[5] 蔡雪辉.大智移云时代高校财务工作的挑战与创新[J].会计之友，2018（24）：65-68.
　　[6] 姚瑶.“大数据+云平台”环境下的高校全面预算管理构建——以D大学为例[J].会计之友，2020（1）：119-124.
　　[7] 张鹏凯.大数据背景下高校提升财务管理能力的实施路径[J].财务与会计，2016（17）：52-53.
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