ERP系统环境下的企业内部控制研究

来源:用户上传      作者:

　　摘 要 ERP是一种先进的管理理念，借助电脑来达成企业的管理目标，因此大型企业集团纷纷开始开发适合自己的ERP系统。本文研究ERP系统环境下实施内部控制的优势及弊端。只有发现ERP系统环境下实施内部控制的弊端，并找出解决的办法，才能使所开发的ERP系统更好地发挥其应有的作用。目前存在的问题有：盲目上马ERP系统开发工作;对大型集团企业来说，在一级集团公司还未考虑开发ERP系统的时候，二级集团公司就开发使用了自己的ERP系统;ERP系统开发成功后，操作者不知道自己在内部控制过程中到底应该起什么监督管控的作用。对此，建议应该首先由第一级集团来考虑开发整个集团的ERP系统;然后，在ERP系统开发初期提需求时，就要融入内部控制理念，在系统开发时，紧紧围绕内部控制制度需要关注的各环节;在ERP系统开发完成后的全员培训阶段，应向全员灌输企业的内部控制制度相关内容。此外，本文还针对作者所在企业的ERP系统的发票借单功能与应收账款的关系及对策，提出自己的意见。
　　关键词 ERP系统 内部控制 应收账款 对策
　　一、ERP系统与内部控制概述
　　（一）ERP系统的定义及内容
　　ERP是Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称，是企业实现资源最优配置的一种管理理念，特别是应用在企业内部控制方面具有很大的优势。通过对ERP系统的应用，企业可以对所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门的业务流程，围绕市场导向开展业务活动，以提高企业的核心竞争力，从而取得更好的经济效益。ERP是一种先进的管理思想，借助电脑来达成企业的管理目标。ERP系统具有非常强大的综合性，最大的特色便是整个企业信息系统的整合，比传统单一的系统更具功能性。ERP系统采用模块化的设计方式，可以根据企业需要，设计所需要的若干模块来支持并整合企业的业务需求，提升企业的应变能力。其将原本分散在企业各角落的数据整合起来，使数据具有一致性，并提升了数据的精确性。在整合的环境下，企业内部所产生的信息，通过ERP系统可在企业任何一个地方取得并得到运用。ERP管理的关键是“现实工作信息化”，即把现实中的工作内容与工作方式，用信息化的手段表现出来。因为人的精力和能力是有限的，现实事务达到一定的繁杂程度后，人就会在所难免地出错。而将工作内容与工作方式信息化，就能形成ERP管理的信息化体系，拥有可靠的信息化管理工具。
　　（二）内部控制的定义及内容
　　内部控制是指一个企业为了实现经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保企业战略的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在企业内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称。
　　（三）企业ERP系统与内部控制的关系
　　企业的内部控制制度是ERP系统开发、建设的基础。ERP系统是内部控制的具体表现形式，将内控制度、业务流程以图形界面的形式展现出来，使得内部控制的实际操作性更强。ERP系统以内部控制管理为主线，很好地将企业基层业务单位、职能部门、生产经营活动组成一个有机整体，这些都必须严格按照该系统的要求来操作。
　　ERP系统将企业的生产经营活动分解为若干管理功能模块，同时将各功能模块的具体操作过程细化为不同的业务流程，通过对业务流程关键控制点的授权，实现了不相容职务相分离等内部控制的关键控制点。
　　因此，在开发ERP系统之前，一定要完善企业的内部控制制度。要梳理企业所有的业务流程，指出所有流程的关键控制点及控制措施，形成一套严密并行之有效的内部控制制度。这样才能使ERP系统拥有一个良好的开发及建设的基础，才能开发出一个具有强大内部控制能力的ERP系统。否则如果企业的内部控制制度不完善，那么以其为基础开发出来的ERP系统也将漏洞百出，不能充分发挥出ERP系统的管理优势。
　　二、ERP系统环境下实施内部控制的优势及弊端
　　（一）ERP系统环境下实施内部控制的优势
　　内部控制往往就是人对事进行的控制，通过人与人之间的相互制约来防止舞弊，避免企业的经济及信誉遭受损失。因此需要不相容职务相分离等一系列内部控制制度来为企业的健康发展保駕护航。但是对大型企业来说，光有制度还不行，因为人的精力和能力是有限的，当现实事务繁杂到一定程度后，光靠人力可能就没有那么多的时间来处理这些繁杂的事务，因此就会有所疏忽，除非增加更多的人力来应对日益繁杂的事务，但是这样又会增加企业的人工成本。而开发ERP系统就能很好地解决这一问题，一些烦琐的工作可以借助电脑来完成。ERP系统将工作内容与工作方式信息化，形成ERP管理的信息化体系，是可靠的信息化管理工具。而且ERP系统本身就具有严格的内部控制功能。因此，在ERP系统环境下实施内部控制，可以提高效率，使内部控制得到更严密、更有效的执行。
　　（二）ERP系统环境下实施内部控制的弊端
　　1.盲目决定开发ERP系统
　　ERP系统是先进的管理工具，因此大型企业都开始开发自己的ERP系统，但是往往缺少充分的前期调研工作，盲目开展ERP系统开发工作。当集团公司决定开展ERP系统开发工作后，为了追求实效性，计入当年业绩，要求自决定作出之日起，在很短的时间内就开始上马运行ERP系统，使得执行者根本没有时间去做充分的前期调研工作，没有时间去比较各个ERP系统开发公司开发产品的优缺点，没有充分了解各ERP开发公司所开发产品的特点、哪个更适合本企业，就因为时间原因，仅仅考虑哪家ERP系统开发公司的报价低、哪家ERP系统开发公司的名气高，或者兄弟公司选择了哪家进行ERP系统开发，就盲目地选择一家ERP系统开发公司来为自己开发ERP系统。
　　另外，对大型集团企业来说，往往存在好几级的集团公司。比如第一级的集团公司下，有若干二级集团公司;某些二级集团公司下，又有两个三级集团公司;三级集团公司下有若干分公司和子公司。从一开始，第一级的集团公司并没有计划开发一个ERP系统来应用于自身及所有下属各级公司，然后某一个或某几个二级公司，开发了适用于自己企业的ERP系统，并应用了一段时间，获得了一定的经验。但是之后，第一级的集团公司决定开发一个新的ERP系统，应用于各级所有集团公司及分、子公司，并且选用的ERP系统开发公司是另外一家公司。那么最终的结果就是，之前已经开发了适用于自己的ERP系统的公司，不得不放弃自己的ERP系统，开始参与新的ERP系统的开发，适应新系统的应用，重新开展全员培训工作。 　　2. ERP系统使用者对内控制度的理解不深刻
　　ERP系统开发成功后，使用者对内部控制的理解不深刻，甚至根本不了解内部控制环节，不了解需要内部控制的点，不了解内部控制的灵魂，不知道自己在内部控制过程中到底应该付什么样的责任、起什么监督管控的作用，导致虽然在系统开发中为每一个需要控制的点设置了相应的操作人及权限，但是操作人对内控制度理解不深刻甚至不了解，此操作人与上一个操作人来进行操作并无差异，上一个操作人要求下一个操作人做什么操作，下一个操作人只是顺意点击，并没有考虑是否应该同意或者拒绝。最终的结果是，一个流程下来，虽然按照内部控制的原则在ERP系统中设置了由3个人依次操作完成，但是第二个人和第三个人只是因为流程到了自己那里，所以机械地同意处理，与全程由一个人来操作无异。
　　以笔者所在单位为例，作为设计企业，经常需要设计人先借出发票给甲方，然后甲方再付款过来，因此在ERP系统中加入了借发票的系统功能，该功能有发起、审批、借发票记录和回款记录、发送市场部统计4个环节。发起是根据企业各部门员工的具体职责范围，由负责某个合同设计的设计人或者市场部业务人员发起。审批是根据借发票的金额，一定金额以下由本部门中层人员审批，一定金额以上先由本部门中层人员审批，再由主管副总审批。然后发票借单经过审批后，发送到财务部开发票人员处，财务部开发票人员负责开具发票，并在ERP系统中记录开发票的时间。到该发票借单回款时，财务部员工在ERP系统中记录回款时间及金额，并将回款的发票借单发送给市场部统计人员。市场部统计人员统计后，结束流程。当月没有回款的发票借单，需要计入应收账款。
　　问题往往出现在发起和审批环节。在实际工作中发现，往往存在发起人对何时该借发票缺少严格把关的情况。有時甲方很随意，要求先取得一定金额的发票，然后发起人并没有严格依照合同进度额度来审查甲方的要求是否合理。或者虽然按照进度额度借取了发票，但是没有问清甲方到底什么时候付款。然后审批人没有严格审核发起人是否具备借发票的条件，就进行了审批。最终导致财务账上存在一些不必要的应收账款，甚至是不必要的长期应收账款。
　　三、ERP系统环境下完善企业内部控制的对策建议
　　（一）由第一级集团公司首先考虑整个集团的ERP系统开发，并且不能盲目上马
　　为了最大限度地避免人力、财力、物力浪费，避免ERP系统的重复开发，应该首先由第一级集团来考虑整个集团的ERP系统开发。
　　集团企业在决定开发ERP系统后，不能盲目开展ERP系统开发工作，要留出足够的时间。首先应该充分地调研考察，了解各ERP系统开发公司的产品特点，充分研究各ERP系统开发公司过去开发的系统案例，综合考虑ERP系统开发公司的实力、特点、价格等，选择最适合本集团的ERP系统开发公司。
　　如果第一级集团公司决定不开发ERP系统，那么二级集团公司在开发自己的ERP系统时，应尽量选择实力比较强、市场占有率比较高的ERP系统开发公司。这样的话，如果日后第一级集团公司决定开发适用整个集团的ERP系统，选择实力比较强、市场占有率比较高的ERP系统开发公司，那么很可能是同一家公司。这样，二级集团公司就不用费时费力地重新适应新的ERP系统，只需要根据以往经验来使用新的ERP系统即可。
　　（二）在系统开发后的培训阶段为全员注入内部控制理念
　　要梳理本单位的各个业务环节，指出所有需要重点关注的内部控制点，形成本单位的内部控制制度。然后，在ERP系统开发初期提需求时，就要注入内部控制理念，在系统开发时紧紧围绕内部控制制度需要关注的各环节。
　　在ERP系统开发完成后的全员培训阶段，应向全员灌输企业的内部控制制度。在为ERP系统的操作步骤制作电子版的操作手册时，应为每个操作员的权限加上注解，使每个操作员了解其拥有的权限反映了哪些内控原则、应担负的责任、应该在经过哪些系统外的严格把关后才能在系统里进行“同意”或者“拒绝”的操作。
　　笔者所在单位属于设计企业，需要在ERP系统中加入借发票的功能。应该在发票借单开发时，把备注栏作为其中一个必要的要素。并且要充分利用好这个备注栏，不能使其成为一个摆设。要在ERP系统使用前的全员培训阶段，就向员工注入一个理念，即借发票发起人在发起发票借单时必须填写备注，说明该发票借单具有哪些借发票的充分条件，然后发票借单审批人必须在审批前先看发票借单的备注，再决定审批通过与否。这样的话，审批人如果有什么疑问，也能通过备注得到解答，不用每次都打电话询问发起人。除非审批人看完备注后仍然有疑问，才需要通过电话和发起人进一步沟通。如此一来，只要充分利用好备注栏功能，就能起到很好的内部控制作用，减少不必要的应收账款，减少不必要的呆账坏账。办公效率也不会受到影响，审批人不用每次都打电话询问发起人。
　　四、结语
　　ERP系统是先进的管理工具，因此大型企业都开始开发自己的ERP系统。但是不能盲目开展ERP系统开发工作，要留出足够的时间，进行充分的调研考察。最好由第一级集团公司首先考虑整个集团的ERP系统开发。另外，在ERP系统开发初期提需求时，就要注入内部控制理念，在系统开发时紧紧围绕内部控制制度需要关注的各环节。在ERP系统开发完成后的全员培训阶段，应向全员灌输企业的内部控制制度，使操作员了解其拥有的权限及该权限反映了哪些内控原则、应担负的责任、应该在经过哪些系统外的严格把关后才能在系统里进行相应的操作。
　　参考文献
　　[1] 李富强. ERP视域下企业内部控制研讨[J].黑龙江科学，2020，11（01）：116-117.
　　[2] 林叔勋.浅谈ERP环境下邮政企业内部控制建设[J].现代经济信息，2019（24）：75+78.
　　[3] 孔祥文，姚莹. ERP环境下民营企业内部控制问题研究[J].中国商论，2019（22）：113-114.
　　[4] 冯玉洁. ERP系统环境下企业内部控制研究[J].现代商业，2019（33）：144-145.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15154504.htm