基于ERP系统环境的制造企业内部控制研究

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　　[摘  要]自改革开放以来，制造企业在市场经济体制下地位越来越重要，随着现代化企业的发展，对制造企业的管理提出了更高的要求，制造企业要实现更高的效益，就要控制好成本，提高赢利水平，那么就要有一套现代化的内控管理制度。而ERP系统就可实现企业内外资源优化配置，为企业整个过程化管控提供了完整实时的信息，如何建立在ERP系统下与之相适应的内部控制度，是企业必须考虑的问题。本文将从企业的内控系统与ERP系统的有机结合角度来为企业提出一些见解，针对存在的风险提出解决对策，为企业应用ERP提供决策参考，使制造企业保持长远且健康的发展。
　　[关键词]内部控制;ERP系统;影响;风险防范对策
　　[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2019.08
　　1  内部控制与ERP系统概述
　　内部控制是企业为了实现其设立的经营目标，保护企业资产的安全性，保证会计信息的正确性，确保经营方针的可靠执行，保证在整个经营活动的经济性、效率性、效果性而在企业内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的整套方案、手段与措施的总称。也就是为实现企业经营管理目标、组织内部经营活动而建立的各部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施的过程。是一个动态的管理过程，是一个全民参与过程，内控的实质是控制风险。在信息时代，制定和执行内部控制制度必须和企业内部使用的ERP信息系统二者能有效结合。
　　ERP系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning ）的简称，是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。ERP已逐渐成为企业提高运行效率，增强企业在整个行业中竞争能力的有效手段，同时也成为现代大型企业管理中必不可少的有力工具。
　　因此，有效地运用ERP系统来梳理和完善企业内部控制制度，对实施过程所带来的财务风险实时监控，用效率和效果说话，最终将企业运用ERP达到内控的管理的最高境界：管理只对绩效负责。
　　2  ERP系统环境下制造企业内部控制现状
　　2.1  市场销售部门的报价，采用EXCEL表的手工进行产品报价
　　因无科学理论的基础数据支撑指导产品报价，导致无法快速灵活的响应市场报价;客户信息多家公司存在重复维护，信息冗余，且存在信息不一致导致业务问题的风险。多基于经验值判断，没有及时更新物料的最终新采购单价，手工处理，邮件沟通，信息不共享，历史信息参考难;
　　2.2  计划中心生产进度跟踪表依赖系统外的人工报表，信息滞后且不准确
　　因通过外部EXCEL表进行信息传递，排产计划基本按月，遇到客户需求变理频繁时，计划部门通过市场下达的需求变更通知单的外部信息来进行信息的人工调整，计划部的交期评估基于产能和物料齐套性，这一变动，后面的交期确认也是不准确，如预测变更比较频繁，导致一系列的生产计划变更，生产物料缺料，影响生产进度和客户交付率;导致供应商比较被动计划员基本变为跟单员，商务采购变成了催货员或因交期已到而物料齐套，存货闲置，而占用资金。
　　2.3  没有精细化成本核算体系，成本核算很粗犷，KPI考核无数据
　　分公司、子公司数量多，成本核算方法不统一;成本核算无标准、无目标、无考核、无分析、无责任;库存数据不及时准确，各库位不能将库存参库存积压与物料短缺同时存在;没有按订单归集销售收入和成本分析明细表
　　2.4  预算与实际数据对比达成没有用ERP及时汇总更新数据
　　例如固定资产采购预算都是Excel管理，手工核算，无法与系统中的采购业务关联;部门费用预算与实际没有集成到ERP系统;没有分解企业的经营目标，将其作为各分子公司、各部门可实际执行的工作计划
　　2.5  企业没有实现财务集中管控、统一化管理，在财务管控上的存在风险
　　集团组织架构庞大复杂，随着集团公司业务、规模的不断扩大，业务越来越复杂，集团内部的子公司和孫公司众多，且控股关系错综复杂，而且涉及到的业务面也越来越广。合并规则发生变化时，对合并规则的处理需要一定的时间来调整，且合并业务的数据庞大，人工采集、核对非常困难，内部各子分公司中存在相同业务，核算的方法各异，口径难以统一，还存在各个公司相同的业务记入的会计科目都不同，对于相同业务因记账结果不同，造成了难以用ERP系统自动合并，而用手工合并，增加不必要的工作。
　　3  ERP系统环境下制造企业内部控制实施建议
　　3.1  市场销售部门的报价，运用ERP系统实现精、准、速给到客户
　　通过系统及业务流程的规范，高效的协调各个部门的资源和信息，形成市场报价的统一管控;通过建立统一的主数据管理平台，统一源头，统一编码，策略采购及时导入与供应商商谈的最新价格，并将旧价格锁定旧日期标准化一体化的进行资源共享。
　　3.2  计划中心通过ERP达到稳定有序的内部管理资源协调
　　通过ERP系统建立一系列科学规范的内控管事体系，规范的年度经营计划流程，建立规范的销售预测和合同评审流程，加强产、销协调，建立各业务部门的KPI，如销售预测准确率、采购交付及时率、库存周转率、生产成达率等，建立规范的工程变更管理体系，集成研发、生产、采购业务，提高及时性，替代料管理，降低质量风险和存货风险，建立集团计划统一平台，合理优化和利用资源，发挥集团公司下的最大协同效益;规范的多级计划体系;制定灵活且符合企业优化运作的计划体系;。
　　3.3  精细化成本核算体系更是需要与ERP系统的紧密联合
　　成本管理只局限于记账、报表和核算，缺少了成本的事前、事中控制、事后分析监控，将供应链系统与财务系统紧密结合，采购成本实时监控。在成本核算方法的使用上严谨和准确，产品成本按订单分析收入和成本，供应链系统与财务系统集成后财务管理的效果和效率会极大提高，实现财务对业务的全程监控，而不必等到业务结束后财务才形开始入账。统一集团内的成本核算体系，明确费用认定标准，实时报工、确定费用分摊方法，材料成本计算方式。从MRP入手，再结合准确的库存数据、需求数据去解决库存积压与物料短缺同时存在的问题。采购金额，未开票金额，未付款金额等数据在报表上一目了然，实现实时监控，按单核算收入成本，供应链业务严格按照销售订单区分，实际生产过程中共用料太多，实现共摊入各订单成本。 　　3.4  ERP系统可将预算与实际数据实时过程跟踪
　　首先实现企业年度全面总预算机制，其次锁定KPI考核的指标，最后制定出考核结果的制度。建议有条件的企业实现全面预算，如企业不具备全面预算条件，年度预算至少做到销售收入预算、部门费用预算、固定资产采购预算、资金预算等关键性的报表预算。
　　年初将预算数据导入ERP系统，预算收入及毛利报表的数据可按不同的维度（客户、产品名称、毛利高低等）进行统计，ERP每天出货后自行归集在实际列的数据中，系统每天会自动统计达标情况，及时提醒业务部门的销售实况。针对部门费用预算表，实际费用超过预算费用的，系统自动停止部门的费用报销，如因项目新增费用，需释放权限，在ERP系统增加预算，方能予以再次报销。
　　会计期间结束后，直接将报表名称录入后，并可生成实际与预算的对比明细表，如有异常，并可根据明细进行分析，同时能快速地提供KPI考核指标。此报表数据在系统中直接生成，不宜丢失，还可为明年的预算作参考。运用ERP对资金预算作用更具有优势，系统根据客户的出货、结算账期、客户的固定回款日期等字段自动计算资金的收入，根据供应商的入库，归集采购业务的发生月份，供应商的赎期，计算出付款月份，固定的每月付款的费用开支年初录入资金开支预算报表，还款的开支取自贷款报表的数据。如有变动，月初进行修正。当月初录入每月变动的开支（税金、水电费、工资等），费用报销单的数据来自于费用报销平台，每月2日前，当月的资金计划及未来三个月的资金计划都可准时从ERP系统导出来，这样较每月手工统计资金计划严谨准确，管理者可随时随地掌控企业的资金动向，每笔开支一目了然，做到信息公开化，平台及时化，决微快速化。
　　3.5  企业实现财务集中管控、统一化管理，避免财务管控上的风险
　　统一集团财务管理模式及核算规则，推行统一的财务管理制度及考核标准，统一信息管理平台，从集团层规范物料主数据、供应商、客户、会计科目等主数据，物流、资金流、财务流高度集成，业务财务一体化，跨公司业务无缝衔接，借助信息化实施，强化财务集中管控职能，降低企业运营风险，建立统一、集成的信息平台，把整个集团的业务纳入统一的平台，对销售业务、采购业务进行全面规划，定位好母公司及分子公司的业务范围、交易方式及交易规则，规范基础信息，统一管理需求和公司间交易信息，提高工作效率。充分利用企业已有的信息化平台（如内部OA、生产用的MES、ERP系统等），充分运用现代化的报表合并管理系统、再将企业整个经营活动过程中的资金流、信息流有效地归集并优化。加强企业集团的统一管理职能，增强集团对各子公司的財务监控力度，保证会计信息的真实性、完整性和及时性，最终达到提高集团企业的核心竞争力，使用ERP工具，进行数据收集，内部往来抵消，销售抵消，未实现内部销售抵消，固定资产交易抵消，投资收益抵消，投资合并，最终由ERP系统直接生成集团公司的合并财务的报表，适合本集团的内部管理报表，对于异常数据，根据系统的报警，及时跟进问题，分析异常原因，对症下药。例如在生产过程的报工工时，如较标准工时超支，及时跟踪生产过程的异常在哪个环节，什么原因造成用工超支，正常转线、来料异常、设备维修等等，这样所有的工序都保证在正常的轨道上运行。从报表的数据可以及时诊断病因，有效快速控制成本，使公司产品更具竞争力。
　　4  结  论
　　将ERP系统成功引入企业，首先使企业摆脱了运用大量的人力统计繁锁的数据的困惑，其次可以有效、快速地提取对管理者有效的信息，最后达到了管理的最终目标：绩效考核。因现代管理的要求需要大量数据，且只有合理运用ERP系统才能在实施过程中有效地控制的风险，在对现代化管理要求日益精密的环境下，只有制定出符合本企业特点的内控制度，才能更加充分地发挥ERP的强大功能，为企业发展创造更高的空间。
　　参考文献：
　　[1]王玲.ERP视角下制造企业内部控制中存在的问题及对策[J].财会学习，2018（23）：242，244.
　　[2]曾冬香.浅析制造企业财务内部控制存在的问题[J].现代经济信息，2018（6）：208，210.
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