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基于财务信息化的制药企业内部控制研究

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  摘要:当前在企业内部控制中,财务信息化已经成为一种主流趋势,通过财务信息化的应用有利于提升企业的财务管理效率和水平,防止人为错误的产生,保证财务信息的真实性。同时财务信息化的实施也对企业的内部控制提出更高的要求。本文主要以制药企业的内部控制为例,对财务信息化下的制药企业内部控制情况和对策进行分析。
  关键词:财务信息化;制药企业;内部控制
  医药行业在我国国民经济组成中占有非常大的份额,据统计我国制药行业在2013 年至2016 年期间,保持着9.99%的年均复合增长率[1]。近几年在经济的迅速发展下以及医药体制的改革下,医药企业内外部环境也发生着巨大的变化,为了有效应对国内外各种环境变化,医药企业需要不断加强企业的财务信息系统管理,建立健全与行业特性和监管体系配套的内部控制制度。随着国际化发展,医药企业面临的市场竞争越来越激烈,通过财务信息系统的不断完善和内控制度的有效实施,将有助于提升医药企业的综合实力。同时医药企业为了保证财务信息的准确性,完整性,可追溯性,提高财务报表的质量,从而提升企业自身的竞争力和社会形象,也需要结合行业背景,将信息化建设和内控制制度的推行贯穿于行业发展战略中。
  一、制药企业的自身特点对财务信息化建设及内部控制的挑战
  (一)数据完整性要求对企业内部信息系统建立提出更高要求
  对于制药行业来说,数据的完整性尤为重要,是信息化建设的重中之重。不管是中国的GMP规定、欧盟GMP标准、还是美国的FDA指南,都对于数据完整性要求颇高,在这里数据完整性是指数据的准确性,完整性,可获得性和可追溯性。财务信息系统作为内部控制环境的重要因素,是制药企业内部控制管理的基础。与其它行业相比,制药行业应该建立起更为严格的信息化系统。因为在该行业里,信息数据的采集环节包括供应商的选择和审计、原材料的采购和流转、工艺流程的注册和变更、生产记录日志、质量体系运行报告、设备运转和保养、能源设施的状况及耗用统计、EHS的实施等等,可以说制药行业的信息系统从启动的那一刻起就接受着行业和内部控制系统的双重管控。任何一个环节都要求将数据纳于内控体系之内,由相应的负责人承担起责任,明确清晰地划分权责,并确定相应的系统审批权限。
  (二)制药企业的承担着更多社会责任,所以需要更强的风险管理意识
  与其它行业相比,制药企业承担着更多的社会责任。这主要体现在两个方面。第一个方面:制药企业的产品是为广大患者提供有效的治疗方案和产品,在保证产品质量和疗效的同时,也要保证合理的价格,所以企业要坚持质量优先,同时成本控制和可持续性发展并重的方针,为社会上广大患者提供价格可接受的产品。第二个方面:由于制药企业的生产一般会伴随着相应的污染物排放,如果没有有效的治理措施,就会给环境造成损害。所以对于制药企业而言,需要勇于承担社会责任,不断强化风险管理意识,将内部控制与行业风险相结合制定风险措施。对于风险管理要做到防范为主,采取预防性措施。对于重大风险,采取风险规避措施。目前很多企业都存在风险意识不足的情况,一些企业甚至认为只要按部就班的生产、经营就能够保证企业的健康发展,缺乏对风险识别和管理的概念。所以在医药企业内部加强监督和防范机制,按照《企业内部控制应用指引》建立起内部控制制度就显得尤为重要。其中财务管理的规范性对于建立健全内部控制具有非常重要的作用,同时也是对企业内部控制管理工作中薄弱环节的发现和治理过程,促进企业内部控制体系不断的完善[2]。
  (三)企业财务管理人员需要结合行业特点,做到“业财融合”,才能做好财务管理
  对于制药企业的财务管理人员来说,将业务知识与财务知识的融合对于企业财务管理起着关键性作用。制药企业的生产有着鲜明的行业特点,主要体现在产品生产前需要进行质量方法学研究,生产工艺验证,同时生产期间要求每年至少进行一次培养基模拟灌装,生产后还需要进行长期稳定性留样研究。从整个制药的生产周期来看,涉及的成本控制环节多种多样。企业财务管理人员需要根据行业特性来研究成本动因,从而掌握成本控制的有效方法。从目前大多数制药企业财务管理人员的情况来看,知识结构各不相同,水平参差不齐,需要对财务管理人员进行行业的基本知识培训,才能使其将财务管理的专业知识运用到具体的生产经营中。此外财务人员还应主动学习和了解制药行业相关法律法规和GMP相关规定,保证企业的生产经验符合行业规定,应时刻保持严谨的工作态度,要根据行业规章制度执行内部管理和控制,做到将内部控制的手段运用到企业经营的各个环节,同时配合内控部门做好内部监督。
  二、财务信息化環境下制药企业内部控制的对策
  (一)加强对企业内部环境的建设
  财务信息化背景下,制药企业必须要根据信息化的发展要求和变化建设合理的内部控制环境,加强对财务组织框架以及内容体系等方面的完善。在企业的组织架构方面,将财务管理的工作和职能进行细化。包括业务、财务、信息、风险管理以及财务稽核等部门。其中需要对财务部门以及信息部门的职能进行明确。财务部门不仅要做好日常的财务管理工作,同时还需要根据财务信息化环境做好对财务报表的审核和核对录入工作,并合理设置财务信息系统设置权限,防止财务信息发生泄露。信息管理部门需要对财务信息系统的软硬件设施进行完善和管理,并保证财务管理信息系统的安全性和可靠性。此外,制药企业还需要做好对内部控制范围的营造,在各部门的墙壁张贴关于内部控制的宣传标语和宣传图。比如S制药企业将内控制度以及在企业实施的意义利用漫画的方式表现出来,并张贴在企业的宣传栏中,通过这种形象、具体的方式加深员工们对内部控制的印象,使企业的内部控制氛围更浓厚。
  (二)提升企业成本风险控制意识
  为了促进现代制药企业获得更好的发展,必须要具有良好的成本控制和管理意识。在企业的成本控制和管理意识中首先注重对采购成本的管理,在企业的内控体系中建立一个产品成本分析库,通过对采购成本的控制实现对制药企业成本的节约。企业管理人员在企业的初级发展中需要有意识的做好成本的控制工作,并将成本意识融入到企业文化中,使所有员工都能够自觉的执行成本控制意识。同时加强对企业员工风险意识的培养,制药企业中销售部门为了提升业绩,完成销售指标,没有做好购买方的信用调查直接采用赊销的方式进行销售,导致企业的应收账款数量增加。而且销售部门在完成销售工作后就认为已经完成本职工作,将销售中的应收账款收取工作转移到财务等其他部门。这种错误的意识必然会导致制药企业经营中存在巨大的风险,造成资金链的断裂。因此制药企业必须要提升企业内部的成本风险控制意识。
  (三)注重企业的内部监督管理
  企业内部监督管理工作中,首先需要注重对企业自我评估体系的完善,包括企业的内部和外部审计监督体系。同时将企业内部审计作为企业财务管理的重要监督手段。制药企业需要在内部构建独立的审计机构,并在审计制度实施的过程中根据企业的实际业务量和业务范围等,加强对内部审计工作深度和广度的拓展,加强对制药企业各种财务资料和信息系统的完善和监督,提升内部审计水平,使制药企业的财务会计信息都能够在合法合规的情况下进行。通过内部审计工作的实施,有利于及时发现制药企业财务活动中存在的问题以及财务管理中的薄弱环节,并对根据审计工作的结果做出及时的调整,防止问题的扩大,提升制药企业内部管理效率和质量。
  三、结语
  综上所述,财务信息化背景下,对制药企业的内部控制管理能力也提出了更高的要求,企业需要根据财务信息化的要求以及企业的实际发展情况,加强对企业内部控制环境的优化,成本风险意识的提升,内部监督管理的强化以及财务人员的培养,提升内部控制体系的信息化和科学化水平,为制药企业的发展奠定基础。
  参考文献:
  [1]《2017年中国医药行业市场概况分析》.中国产业信息网.2017-10-26.
  [2]李思.企业内部控制制度优化研究——基于A企业的案例研究[D].湖南科技大学,2015.
  [3]《高级会计实务》2018年度全国会计专业技术资格考试辅导教材,财政部会计资格评价中心编.
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