刍议医院人事档案管理工作创新思路
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【摘要】社會经济的发展带动了医疗事业的进步，医疗机构正不断深入改革，如，用人方面的改革。此项改革使医院的正常运行以及日常工作发生了翻天覆地的改变，尤其是人事档案管理，这项工作在医院属于重要的人力资源管理内容，同时，还关系着医院人才调动、人才升迁、人才培养和人才配置等。文章分析了医院人事管理存在的问题，并提出创新方法，供各医院做参考。
【关键词】医院管理;人事档案;管理方法
医院应该重视人事档案管理工作，一份清晰以及完整的人事档案，可以促进人力资源活动有条不紊地进行。所以，医院在对人事档案进行管理的时候，必须秉承“以档为根”及“以人为本”的管理理念，提升档案管理工作者的综合素质，促使档案管理制度越来越完善。在实际的档案管理过程中，依旧有些问题存在，这些问题对档案管理工作的实施造成一定影响。所以，探究如何运用创新的方法对医院人事档案进行管理极其重要，对此，笔者在下面进行探讨。
一、医院人事档案管理问题
（一）保管档案的硬件条件较差。通常情况下，医院人事档案都有很多份，随着时间的推移，每年都有很多新入职的员工，在职档案每年都在增加，同时，死亡人员以及退休人员也需要存档保存，所以，医院人事档案数量只会越来越多。存放档案的密集架已经趋向于饱和的状态，而且档案室有着有限的空间，根本无法新增密集架。除此之外，人事档案都是纸质材料，如果长时间放置会出现虫蛀以及发霉等现象，而且一般的档案室没有较好的通风条件以及采光条件，也没有除尘设备以及除湿设备，不能有效地保护档案材料，有可能会影响使用者以及管理者的健康。
（二）信息化使用程度不高。第一，档案中的纸张材料并不相同，那些纸张比较薄的档案，经过一次又一次的取阅，极容易发生污损或是破损，对档案后续使用造成严重影响。第二，本院在收集以及使用人事档案时未能合理运用信息化手段，这样在对人事档案进行收集时，通常把纸质材料存放在档案盒中，然后把档案盒放到密集架上面。在取阅的时候，也必须进入档案室，由人工在密集架上对档案盒进行寻找，当档案盒找到以后，还需要从中找寻需要的材料，使用完后再将档案盒放回到密集架上，此种做法不但需要花费人力和时间，而且效率也非常低，有姓名相同的员工时，还会出现弄错的情况。第三，在对纸质材料进行使用或者外借的时候，假如因为疏忽引发丢失的情况，那么不但会泄露个人隐私，还会使档案变得不再完整。
（三）档案管理人员不具备较强的素质。档案学专业性非常强，需要管理者熟练运用文献编研学、档案管理学、档案保护学和档案法规学等知识内容，同时管理者还应该具有较强的时间操作能力以及较高的思想素质。因为医院的工作环境非常局限和特殊，很难聘请到档案学专业毕业的学生，所以，医院通常都会指派人事部工作人员对人事档案进行管理。而人事部门的工作者大部分都来自药剂学、护理学、临床学、管理学等专业，根本没有专门学习过档案学知识，在档案保护、档案编研、档案分类、档案检索以及档案编目等方面经验欠缺。所以，只有在日常工作当中不断对管理方法进行摸索，或是通过各种培训掌握一点理论知识。此外，因为档案管理是由人事部门兼职完成的，人事部工作人员需要利用大部分时间对人事工作进行管理，很少有时间专门管理人事档案。因为这些不利因素的存在，人事档案的管理极有可能出现无序化现象，人事档案的价值将无法体现。
二、创新人事档案管理的新思路
（一）对保存档案的环境进行优化。医院平日里一定要对存放人事档案的地方进行维护。定期对档案室进行整理，将卫生死角清扫干净，确保档案室清洁以及干净;安保部门需要定期走进档案室，查看其门窗是否完好，档案室属于消防部门重点保护的地方，需要定期对防火安全隐患进行排查，如果发现消防灭火用具存在问题，必须及时更换，同时，还要组织培训，向档案管理人员讲授消防知识。清理一切与档案有联系的资料，安置一个专门存放档案的房间，使保险柜以及密集室等专门存放档案，不允许随意摆放档案。此外，医院还需要购进恒温设备以及除湿设备，安装到档案室当中，保证档案室温度以及湿度保持在恒定值，防止出现档案材料霉变的情况，后勤部门还需要采购防虫药物，并定期在档案室中投放，防止发生鼠害以及虫蛀的情况。
（二）使用信息化对档案材料进行管理。医院需要了解人事档案管理的实际情况，然后再运用数字化平台以及信息化手段对人事档案进行管理。构建专门管理人事档案的装订器、打印机、计算机和扫描仪等，以及保存有变动的人事档案材料，并将这些材料以数字化的形式存储起来。同时，还要邀请专业的人员对档案使用系统进行设计，构建一个健全的档案信息数据库，这样日常的使用以及管理将会变得更加方便，此过程中，还需严格地对管理者的权限以及密码进行设置，防止数据库信息外泄。假如有必要，存放人事档案的数据库还可以和医院的HIS系统、医院的OA系统进行连接，对查找以及借阅人事档案的流程进行简化，能够通过网络实现人事档案材料的读取与调阅，尽可能少翻取纸质材料，使人事档案尽可能地保持完整，防止人事档案资料损坏以及丢失。此外，需要定期对系统进行维护，并做好数据备份工作，保证人事档案信息的准确性。
（三）督促管理人员学习档案管理知识。医院应该安排专门人员对人事档案进行管理。档案管理者需要主动学习档案学知识，主动参加各种类型以及层次的学术交流会、培训班以及学习班等，更新自己的专业知识、业务水平和管理理念等，能够熟练编制档案目录、书写档案文书等。与此同时，医院还应该对档案管理者进行技术指导，促使每名档案管理者都能够对装订机、计算机和扫描仪等技术设备进行维护以及使用，使档案管理效率不断提升。除此之外，医院还需要对档案管理者进行思想政治教育，促使档案管理者具备较高的原则性以及政治素养，并使档案管理者可以时刻牢记自己需要承担的义务以及责任，提升自身的保密意识，对个人隐私进行保护，防止将档案信息泄露出去，进而使档案信息得到应有的保护。
三、结束语
综上所述，在医药卫生体制不断深入改革的过程中，医院的每项工作都面临着改革，人事制度也不例外，人事档案管理这项工作虽然不大，可在人事工作当中却非常重要，我们需要不断对经验教训进行总结，并不断革新自身的管理理念，提升人事档案管理的质量以及水平，保证档案管理工作和其他工作一同发展。笔者认为，医院在进行人事档案管理时存在保管档案的硬件条件较差、信息化使用程度不高、管理档案的工作人员不具备较强的素质等问题，对此，可以通过对保存档案的环境进行优化、使用信息化对档案材料进行管理、督促管理人员学习档案管理知识等方法加强档案管理，进而使医院档案信息变得更加完善。
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