如何加强疾控档案规范化管理服务水平
来源:用户上传
作者:
【摘要】疾控档案记录着疫情监测与疾病防控的信息，反映着全民健康状况，疾控中心档案管理规范化对全市疾控工作发展具有重大意义，关系着全民健康水平，研究疾控档案管理现状，提升服务水平，成为促进疾控事业发展的关键环节。本文通过分析疾控中心档案管理现状，发现疾控档案管理中的问题，并对加强档案规范化管理对策提出建议，为提升疾控中心服务水平、推动疾控事业稳定快速发展奠定了基础。
【关键词】疾控档案;规范化管理
疾控机构肩负重大的社会责任，是防控疾病的公益性单位，疾控档案是防止疾病传播流行的科学活动中长期积累的资料，对保障公共卫生安全具有重要意义。近年来，大规模传染病引起人们对卫生健康问题的关注，非典等传染病疫情时有发生，疾病防控中心档案管理面临巨大考验，患者数量骤增，高精尖检测仪器的使用使得疾控系统开展疾病防控检测，试验记录等工作形成大量新的档案资料。随着科技的进步，传统管理模式无法满足疾控档案管理工作需求，应充分认识到疾控档案的重要性，加大硬件投入，提升档案管理人员素质，更好地为人民群众健康服务。
一、疾控档案管理概述
国家行业标准《档案工作基本术语》定义档案为国家机构及社会组织形成有价值的历史记录，档案管理是对档案信息进行管理提供服务的工作。档案管理是档案的收集、保管、统计与利用的活动，由于现代档案管理工作成为复杂系统，有多层次划分方法。疾控档案是疾控机构在改革建设与疾病防控、公共卫生监测等活动中形成的具有保存价值的历史记录载体，记录疾控机构主要职能活动，是疾控机构长期发展的重要信息资源。
疾控中心业务档案形成于日常业务活动中，应本着总体性的原则对档案进行划分，其范围包括艾滋病、寄生虫病、结核病防治、职业卫生等。疾控档案是医疗卫生档案的部分，与医疗卫生档案有一定的区别，具体表现为科研价值高，具有动态性。
疾控档案科研价值要高于一般医疗档案，是认识新传染病不可缺少的宝贵材料，疾控中心主要業务工作以传染病预防控制技术服务为主，疾控重点是突发公共卫生事件的应急处置。疾控档案内容不同于一般医疗部门形成的档案，疾控档案具有广泛的社会性，使得疾控档案形成过程较长，内容收集整理需要较长时间。疾控工作是长期性任务，工作中形成同类档案，动态性的特点决定疾控档案时间连续性强，对疾控档案的分类整理办法不同。
二、疾控档案管理中的问题
疾控中心档案管理随着疾控事业的发展取得了长足的进展，疾控档案管理制度更加规范，档案管理水平更加专业化，同时由于多方面原因，疾控中心档案管理中仍存在许多问题，阻碍了疾控档案管理工作的持续快速发展。当前疾控中心档案管理工作中的问题主要表现为管理手段落后、硬件设施不达标、档案重藏轻用。
随着疾控事业的深入发展，组织活动时音视频档案增加，但音视频档案管理效果不佳，档案管理人员有很多是兼职档案员，没有进行过正规的档案培训。档案管理不规范，对音视频档案归档重视不足，往往不能做到及时收集归档，造成编目不清。
档案管理信息系统软件使用不熟练，档案管理停留在单机管理水平，档案管理软件升级改为网络版，但仅限于内部局部网，具有很强的局限性，实现远程检索是档案网络化建设的最佳方式，我国一些单位档案管理实现了与Internet连接，实现档案管理网络化成为档案管理的主流。不充分利用档案则档案管理没有意义。目前档案管理存在重藏轻用现象，档案利用仅限于编写卫生健康年鉴，服务对象为内部人员，未发挥对社会大众防病保健的作用。
造成疾控档案管理问题的原因主要是管理意识薄弱，档案管理经费制约。档案管理意识不强，未成立专门的档案管理部门，档案利用率不高，领导重视度不足，使得档案管理制度、模式等方面存在诸多问题。认为档案工作是文件材料收集整理，文件材料非单位主要工作，缺乏严谨的工作态度。档案管理人员多为非专业人员，大部分兼职人员专业素质偏低，流动性大，从事档案管理工作没有相关经验，档案管理工作人员大部分为非医学专业人员，难以满足疾控档案管理工作的要求，大部分档案管理人员未参加过专业知识培训，对档案的重要性、材料收集整理等业务不知晓，影响了档案管理质量。
疾控中心是财政全额拨款事业单位，经费不足是由于档案发挥价值具有滞后性特征，档案工作效益难以短期内见效，得不到应有重视，随着信息化的不断推进，档案工作面临如何应对急剧增多的档案与实现档案工作网络化的挑战，解决问题需要大量资金支持，如果不能认清当前发展形势推动档案工作规范开展，会影响档案工作效果与疾控中心发展。
三、疾控档案规范化管理措施
疾控中心档案管理工作是疾控工作开展的记录与发展决策依据，对疾控工作可持续发展具有重要意义，当前疾控档案管理虽取得了一定成效，但同时存在不少问题，一定程度上制约了疾控事业的发展，针对当前疾控档案管理工作现状，必须加强档案规范化管理，提高档案的利用率，提升疾控中心服务水平。
（一）要健全疾控档案管理体系。建立与疾控中心工作适应的综合档案管理机构，接受上级档案行政部门的监督指导，贯彻国家有关法律法规，根据《档案法》制定切合疾控中心实际的档案分类大纲。将档案工作列入领导议事日程，领导要重视档案工作，帮助解决硬件档案设施设备不齐全、收集整理按时移交档案等工作，档案工作纳入各部门责任制考核。培养档案工作人员忠于职守，有强烈的责任心，切实担负维护档案完整和安全的职责，确保档案安全，组织相关人员参加档案业务培训。
（二）强化档案保障措施。建立文件材料形成归档工作制度，结合年度立卷目，实施预立卷制度，使文件材料的形成整理列入岗位责任制，纳入部门年度工作考核。档案工作列入单位工作计划，每年档案工作要达到的水平制定可行的计划，保证档案工作有序开展，结合单位实际可制定中长期规划，做到科学管理。档案管理部门要严把归档文件质量关，对各科室行文办公情况做好摸底，严格指导检查有关科室年度立卷质量，要做好参与单位相关重大事项，如设计项目及产品评定会等工作，跟踪材料在使用中的去向及效果。
（三）夯实疾控档案业务建设基础。案卷质量达到国家标准，每个环节都直接间接决定档案管理质量，向档案室移交必须有主管负责人签字。疾控档案的接收、统计等制度，将疾控中心档案按二三级类目明确归档内容，如疾控档案二级类目慢疾等类目细化，使业务部门立卷归档有依据性。采用现代科学手段管理档案，档案必须与现代管理同步发展，将传统手工管理变为电子信息化，有利于纸质档案永久保存，保持其原始完整性，有利于档案信息便捷利用。信息化程度决定管理工作效率，需要配备使用计算机管理档案，选用专业档案管理软件，采用复制拍照技术管理。
（四）强化规范化管理。档案是历史的真实记录，没有档案的有效管理无法保障疾控工作的高效开展。强化档案规范化管理十分必要。首先，要通过各种会议，灌输归纳规范化档案管理的重要性，使各级工作人员及时了解政府在不同时期的工作重点。其次，加强培训，促进档案工作顺利开展。专职档案员参加档案局组织的业务培训，根据中心工作为档案员传授档案知识，做好资料移交工作，提高档案队伍素质。再次，加强档案室建设。在各级领导重视下拨出专款，配置空调、档案箱等，配备专职档案员，广泛收集疾控中心形成的文件材料等，进行整理编目等归档工作，使之达到科学化管理水平。
【参考文献】
[1]岳中美.当前疾控中心档案管理工作的现状及对策[J].中国卫生产业，2019，16（17）：27-28.
[2]张智娟，赵川.疾控中心档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2019（S1）：183-184.
[3]谢珊.质控档案的规范化管理与控制[J].中国卫生产业，2019，16（14）：37-39.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15245161.htm
