大数据时代文书档案管理及信息化应用途径研究
来源:用户上传
作者:
【摘要】在如今大数据时代，对于各个院校来说，如何科学合理地利用信息技术进行文书档案管理工作，已经成为院校今后工作的重要方向。本文先对信息化管理文书档案的优点以及目前信息化管理文书档案信息现状进行简单概述，再对如何在大数据背景下实施文书档案的信息化管理进行探究。
【关键词】信息化;文书;档案管理;大数据
在各个院校中，所有文书档案都是对一些数据及历史资料进行细致且全面的记录，同时也反映了院校的整体发展状况。现如今，随着我国科技的不断进步，信息化技术应用越来越广泛。在大数据时代，如果可以将信息技术合理运用到院校的文书档案管理中，将会有效提升工作效率。虽然我国很多院校逐渐运用了信息化技术，但是在实际应用过程中依然存在不同程度的问题。为此，需要采取有效措施针对性解决问题。
一、信息化管理文书档案的优势
（一）提高档案管理的整体工作效率。院校的文书档案管理工作主要是将数据信息以及院校的历史发展资料进行全方面的归纳与整理。随着社会的不断发展，很多院校在不断扩招，如果依然延续使用传统的管理模式，势必会对管理的效果有所影响。在信息化时代，如果可以将信息化技术合理应用于档案管理的优化中，能够显著提高院校文书档案管理的工作效率。
（二）信息化发展的必然趋势。现如今，信息化不断发展，多媒体技术日渐发达，各行各业都开始顺应时代的发展趋势，将内部管理技术以及手段逐渐结合信息化技术进行创新和优化。由此可见，院校将文书档案管理工作进行优化是一种必然趋势。
（三）有利于文档长期稳定保存。与纸质版文书档案相比，电子文档的寿命会长的多。传统对纸质版文书档案进行管理时，由于容易受多种外界因素影响，导致其很容易受到各种损坏，而电子档则不会受保存不当问题的困扰。随着电子技术的飞速发展，在大数据社会背景下，我们可以不限时间、不限地点利用身边设备对电子文件进行获取和传递。这些介质都具有不易损坏、携带方便、使用便捷的优点，由于不容易受外界因素的干扰，电子文件能够保存更长的时间。
二、目前信息化管理文书档案信息现状
（一）文书档案管理模式及设备落后。目前来说，依然有很多院校是以传统的记录方式进行文书档案管理工作。这种传统的档案管理模式比较落后，且对于院校的整体运营有非常大的影响。现如今是一个信息技术飞速发展的大数据时代，因此传统的管理模式已经无法顺应当今社会对信息管理的需求。
（二）对文书档案管理工作不够重视。现如今，受传统文书档案管理观念的影响，很多档案管理人员并不十分重视文书档案管理工作，甚至有些工作人员认为只是单纯地对资料进行汇总和堆砌，是一项可有可无的工作。这种意识不仅会对档案管理人员的工作效率有非常大的影响，而且也会大大抑制工作人员后期工作的积极性。除此之外，如果院校的管理层不重视文书档案管理工作，那么在该工作方面的物力、财力、人力等投入会出现严重不足，从而无法有效提高工作效率。
（三）对于档案内容无法及时更新。目前大多数院校无法实时对文书档案信息进行更新，导致许多文书档案内容比较陈旧，文书档案管理的信息化建设出现问题，无法满足现代工作的需求。由于有些院校的文书档案甚至关系个人信息，因此与个人利益有直接的关系，这就出现了有些院校虽然已经引入信息化技术，但却没有标准应用流程的情况。
三、如何在大数据背景下实施文书档案信息化管理
（一）引进先进的管理手段，加强资金的投入。保障档案管理工作得以顺利展开的有效手段之一就是加大资金的投入，而资金的投入是优化各种管理设备及技术的重要基础条件之一。首先，想要顺利开展文书档案管理工作，需要更新相关设备。现如今，我国计算机技术飞速发展，将计算机具有的兼容性、可延伸性以及适用性等优势合理地与文书档案管理工作相结合，使工作人员通过计算机使档案管理工作的电子化以及高效化得以实现。其次，需要将多种管理手段进行综合运用，比如可以考虑建立起一个电子文档，同时做好电子文档的封存工作，如果涉及的重要文档可以采取手写或电子等方式进行备份。最后，需要在有效完成档案管理工作的基础上，逐渐对档案管理的信息资源进行有效开发，通过计算机网络技术，以档案管理工作为主要核心，在工作过程中不断总结经验，确保档案信息的真实及准确性。
（二）加强对文书档案管理的重视程度。想要有效对文书档案管理工作进行优化，首先需要具有重视文书档案管理工作的意识。针对这一问题，可以专门建立一个文书档案管理领导小组，定期对文书档案管理制度进行检查，并实时监督档案管理人员的工作，除此之外，可以将考核制度进行进一步完善。对于院校的领导层来说，需要对文书档案管理加大宣传力度，以此來提高工作人员的重视程度，增加工作人员的工作积极性，从根本上有效展开文书档案管理工作。
（三）构建信息化平台推广。院校之所以需要大力推广文书档案管理信息化建设，根本目的是为文书档案的使用者提供更加方便快捷的服务。因此在院校的信息管理系统中建立文书档案管理系统，使其成为一个一体化系统是非常有必要的，通过资源的共享，可以使文书档案管理系统获得综合效益。将信息化技术应用于文书档案管理系统中，可以使其具有强大的检索功能，这样可以将计算机网络所具有的优势充分发挥出来。值得注意的是，建设信息化平台时，一定要选用标准的信息化设备，最好选用一些主流产品，以免由于升级换代等原因而增加重新开发的成本。设置设备时需要尽量合理化，要将网络的响应时间、吞吐能力以及传递速度等因素综合进行考虑。
（四）提高员工综合素质，加强内部培训。可以通过定期组织员工进行培训、学习共享以及深造等提高人员的综合素质，同时逐渐加强人员的服务意识。院校文书档案管理的信息化建设并非一朝一夕就能够实现的，由于其涉及的问题比较广泛，因此可能会对院校的各部分工作产生不同程度的影响，属于一项比较系统的工作，需要加大对员工进行相关培训的力度。对于新员工要做好岗前培训工作，有助于其对工作流程及内容尽快了解，对于老员工则需要结合工作中存在的不足，进行有针对性的培训，提升其专业素质水平。
（五）对信息化管理设备进行全面优化。要想构建一个性能较好且较为稳定的信息化系统，首先需要在资金上能够支持配置一些性能较好的软硬件设备。其次需要建立一个纸质化的常态机制，以保障这些设备不只是一种摆设。进行档案信息化建设时，档案的信息资源是一个最为重要的前提和基础，同时也是保护档案原件的重要方式之一。要想实现档案的数字化，需要通过先进的信息手段将其转变为数字化信息，再建立院校专属的档案目录以及档案全文数据库，这样就可以使档案的管理及查阅更加方便快捷。
四、结语
结合以上观点，作为档案信息管理的必然趋势，将院校的档案管理进行信息化建设不仅有利于院校的发展，同时也是院校转变旧思想、创新档案管理模式、与时俱进的一个重要手段。如今已是大数据时代，对于实现政务公开、提高档案管理水平、促进良性发展来说，档案管理的信息化建设具有非常重要的意义。各院校可以通过引进先进的管理手段，加强资金的投入、加强对文书档案管理的重视程度、构建信息化平台推广、提高员工综合素质、加强内部培训以及对信息化管理设备进行全面优化等方式使院校文书档案管理更加信息化。
【参考文献】
[1]张照峰.大数据下文书档案管理及其信息化应用[J].商品与质量，2019（15）：50-51.
[2]曾丹.大数据下文书档案管理工作存在的问题及策略[J].魅力中国，2019（12）：323-324.
[3]魏盈.大数据下文书档案管理及其信息化应用初探[J].人文之友，2019（11）：59-60.
[4]李峰.医院管理员如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2019（15）：121-122.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15246081.htm
