大数据时代高校档案管理信息化的价值与措施

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　　摘  要：大数据时代高校档案管理信息化不仅有助于提升管理品质和效率，也有利于实现档案作为珍贵信息资源的价值再创造。做好档案管理信息化既要从源头着手、建立健全管理机制，又要加强信息化平台构建、消除信息壁垒，还要强化风险管理、做好安全防護。
　　关键词：大数据时代;高校;档案管理;信息化;价值;措施
　　大数据时代背景下，信息化管理已经成为企事业单位实现管理现代化、科学化最重要的理念和手段之一。高校作为培养高等教育人才最主要的平台，随着持续多年扩招，档案数量与日俱增，加强信息化管理更成为提升档案管理品质最核心的举措。
　　一、大数据时代高校档案管理信息化的价值
　　（一）提升管理品质和效率
　　信息化对于高校档案管理最显著的促进价值当属提升管理品质和效率。相较于传统人工处理模式，基于平台化、电子化、数据化的信息化管理将大幅减少管理人员的劳动强度，使管理者从简单重复的机械化操作中摆脱出来，转而将更多时间和精力投入到分析整理电子档案信息环节。这必然能够发挥出管理者和档案应有的巨大价值。
　　不仅如此，人工操作模式不仅烦琐劳累，而且无法完全避免错漏等失误。尤其随着高校扩招持续进行，越来越多的原始档案在一次次借阅、浏览、归档等操作中难免出现人为损伤甚至损毁，这不仅是档案管理工作的失误，也是档案作为珍贵文献、史实等价值的不可逆损失。
　　而在信息化管理状态下，只需要对原始档案进行一次数字档案的转换，系统就能实现无数次浏览、查询、使用而不必担心出现遗失或错漏。这不仅是对原始档案最好的保护，也是以便捷高效的方式实现档案管理与利用的最佳途径。
　　（二）实现档案作为珍贵信息资源的价值再创造
　　有了信息化管理作为支撑，高校档案可不再受到时间、空间、使用人数等限制。只要有充分的安全保障，档案就可以超越时空实现远距离传输，为任何有需要者使用。这不仅在更大程度上拓展了高校档案应用的广度和深度，而且能够更加便利地实现档案作为珍贵信息资源的价值再创造。
　　二、大数据时代高校档案管理信息化的措施
　　（一）从源头着手、建立健全管理机制
　　信息化是依托于网络与信息技术而形成的平台化、数字化管理模式，具有一定的专业性和技术性。实现高校档案管理信息化较传统人工操作有一定的技术和平台“门槛”，因此要从源头着手、建立健全管理机制。
　　比如，高校应结合《档案法》和院校自己的管理规章推出适用于信息化管理的制度、条例，包括交接制度、归档制度、原始档案保管制度、数字档案存贮和应用制度等。又如，时代的发展、教育格局的创新等外部因素会使高校档案出现阶段性变化，这就要求高校档案管理信息化保持一定动态机制，结合环境条件随时补充或更新。这也应当体现在宏观管理机制建设过程中。
　　管理机制的建立健全不仅是便于具体管理操作时有章可循，更重要的是在院校内形成更加良好和浓厚的档案管理信息化文化，使包括师生、教职员工在内的全员都对档案管理、信息化充分认识、足够重视。
　　（二）加强信息化平台构建、消除信息壁垒
　　信息化管理必须借助网络平台，平台建设水平直接影响数字档案管理品质和效率。因此，加强信息化平台构建、消除信息壁垒至关重要。
　　比如，高校需建立完善、统一的数字档案管理标准。无论是文字档案、声音档案或图像档案，将其转换成数字化前都需要建立起规范化、统一化的标准制度。如此才能实现确保未来的信息化管理足够系统化、可操作。为使档案管理能够与高校管理全局形成兼容，档案管理平台需要与学校管理平台完成端口对接，使彼此能够实现互联互通。如此才能避免档案管理出现信息孤岛问题，这对实现全校信息化管理都有至关重要的意义。时下一些高校的档案管理信息化还停留在文件档案、案卷档案的目录编制层面，只建成了条目类数据库，对全文数据库和多媒体数据库的建设相对滞后。这是需要加快改进和建设的一大重点环节。
　　此外，由于部分高校对档案管理缺乏足够重视，导致档案管理未能实现集中化、规模化管理。一些院、系的档案长期在本院、系内分散化管理，或是学生档案被放于人事部门与干部人事档案混为一谈等。这极易导致档案信息碎片化分布，也连带造成了数字档案孤岛、信息壁垒问题的出现。因此，高校需要尽快采取集中管理方式，设置相对独立的档案管理中心或机构，并将学生档案、干部人事档案、综合档案等分门别类进行清理。这对后续的信息化管理具有至关重要的决定性影响。
　　（三）强化风险管理、做好安全防护
　　基于网络与信息技术的信息化管理对于安全的关注非比寻常。近年来越来越多网络攻击事件的出现要求高校档案管理信息化建设需要时刻保持警惕，不仅要安排专职档案管理人员从事信息化管理工作，而且要不断加强从业者的网络与信息技术专业学习。
　　为了不断提高安全防护等级，高校档案管理信息化还要在现有的防火墙设置、定期安装补丁等常规操作基础上，综合运用诸如密码密钥、指纹密钥、面部识别等多种安防措施。同时，要加强对重要档案、保密档案等的权限管理。可以按照高、中、低三个基本层次设置权限管理等级。越是高等级的管理权限越需要对应严格的资格审核手续。此外，定期做好主要、重点档案的本地备份工作亦同样重要。备份档案的存在价值在于其“兜底”作用，这是校方和管理方需要格外引起关注的一点。
　　总之，高校档案是国家档案的有机组成，也是记录高等教育发展历程与实践活动的重要平台与载体。大数据时代高校档案管理信息化不仅是实现档案信息价值再创造的科学途径，也是高校管理工作全局实现现代化与科学化的重点与热点之一。校方需尽快改变忽视档案管理工作的陈旧观念，充分认识档案对于改进高等教育模式的促进意义。这不仅是实现档案管理信息化的核心，也是高校管理工作整体转型升级的关键环节。
　　参考文献：
　　[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地（下半月版），2017.（5）：145.
　　[2]孙桂秀.信息时代档案管理面临的挑战及对策[J].科技信息，2017.（35）：261.
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