合同审核和管理的关键
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作者: 董雪峰
摘 要：合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源，因而企业合同管理是企业管理的重要内容，堵塞合同管理漏洞，依法治企的关键是运用法律手段来管理好企业。
关键词：合同 合同审核 合同管理
中图分类号：D923.6 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2012）01-092-01
现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，所以，合同管理作为现代企业法律顾问制度的重要内容之一，能否实施有效管理把好合同关，是现化企业经营管理成败的一个重要因素。合同审核是企业签订合同之前的必经程序。通过对合同进行法律把关，可以发现合同中的某些问题，减少和避免在履行合同的过程中产生不必要的分歧和争议，提高合同履约率。
一、合同的审核
合同的审核大体主要包括四个方面的内容：合同主体是否合法、合同形式是否合法、合同内容是否合法、合同订立程序是否合法。
1.审核合同主体是否合法。合同的主体是依据合同享有权利承担义务的合同当事人。审核当事人是否具备相应的民事权利能力和民事行为能力。（1）对法人的资格审查。判断一个经济组织是否具有法人资格，主要是看其是否有国家工商行政管理机关颁发的企业法人营业执照。（2）对非法人单位的资格审查。对这类组织，主要审核其所从属的法人单位的资格及其授权。（3）对自然人的资格审查。对自然人的资格审查主要是对自然人的自然状况的了解，确定其是否具有相应的民事行为能力。如果该自然人是代理人身份，应主要审核代理人的代理身份和代理资格，其是否有被代理人签发的授权委托书。（4）对于特殊行业的当事人资格审查。从事一些特殊商品的生产和经营，应当取得生产许可证、经营许可证或相应的资质。比如：矿用乳化炸药及雷管必须有相关权威机关颁发的民爆器材的生产企业证照。
2.审查合同形式是否合法。当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式，合同的形式应当符合要求。（1）不要式合同。不要式合同，是指当事人订立的合同依法并不需要采取特定的形式，当事人可以采取口头方式，也可以采取书面方式。不要式合同采取不特定的形式不影响合同的成立和生效。买卖合同、赠与合同、承揽合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同都属于不要式合同。（2）要式合同。法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。《合同法》规定：融资租赁合同、建设工程合同、技术开发合同和技术转让合同及借款合同（自然人借款另有约定的除外）保证合同、抵押合同、质押合同等，应以书面形式约定。如果当事人约定采用书面形式订立合同，也应当采用书面形式。
对于企业来说，合同一般都是比较重大、复杂的，一般也不是即时清结的，所以尽量采用书面形式。
3.审核合同内容是否合法。企业签订合同，总是为了达到一定的经济目的。但是，只有合法的合同才能受到法律的保护，才能依法实现自己的目的。如果合同违法，就可能被认定为无效，不但不能达到签订合同的预期目的，还可能受到法律的制裁。因此，合同内容是否合法，是企业合同审查中最重要的内容。进行合同内容合法性审查应当重点审查合同内容是否损害国家、集体或第三人的利益；是否有以合法形式掩盖非法目的的情况，是否损害社会公共利益，是否违反法律法规的规定。这几种情况是《合同法》明确规定合同无效的情况，也是企业签订合同中经常会发生的情况。
4.审核合同订立程序是否合法；（1）审查合同项目是否需要经过上级批准或列入资金计划；（2）重大采购和基本建设合同是否经过招投标程序；（3）审核合同双方当事人是否在合同上签字或盖章；签名或印章上的企业名称是否和当事人姓名或者名称一致；签字人是否是企业法定代表人或其授权代表。
二、合同的管理
由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及了大量的法律专业问题。
1.设立企业法律顾问机构，归口管理合同。合同应由企业法律顾问部门管理。在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，企业通过合同所确立的民事关系，是一种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理。
2.建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
3.合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。
4.重大合同审查和管理。把合同分类，将重大合同审查和管理作为重点。一般地说，企业的重大合同主要有：合作协议、企业购并合同、涉及担保的合同、金额巨大的买卖合同等，由于这些合同涉及到企业的重要经济利益，对企业的发展有着至关重要的影响，因此，在签订合同过程中，一定要把这些合同挑出来，作为合同的重点审核和管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都应有法律顾问部门的主要人员的参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
5.履行监督管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以；企业法律顾．问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律顾问部门同财务部门密切配合；把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。
综上所述，合同审核和管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将对企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。
参考文献:
1.全国企业法律顾问执业资格考试用书编委会.企业法律顾问实务分册.北京：经济科学出版社,2006
2.洪彬，李少璧.常用合同法律风险分析与防范.暨南大学出版社,2004
3.赵旭东.论合同的法律约束力与效力及合同的成立与生效.中国法学，2000（1）
（作者单位：山西晋城煤业集团法律事务部 山西晋城 048006）
（责编：若佳）
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