浅谈事业单位固定资产管理中存在的问题及对策
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作者: 韩玉兰
摘 要:事业单位的固定资产是事业单位开展业务及其他活动的重要物质条件,加强管理有利于充分发挥其效益,促进资产的保值增值,有利于提高财政资金的使用效益。但综观事业单位固定资产的管理工作,存在着管理意识淡薄、管理粗放、管理不到位现象,这些情况不利于事业单位的发展,并影响着国有资产的保值增值。文章结合工作实际,从固定资产管理中存在的问题着手,提出了解决问题的对策。
关键词:事业单位 固定资产管理 问题 对策
中图分类号:F233文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)03-161-02
根据《事业单位财务规则》第二十八条规定“固定资产是指一般设备单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产管理。”事业单位的固定资产是事业单位开展业务及其他活动的重要物质条件,加强管理有利于充分发挥其效益,促进资产的保值增值;有利于提高财政资金的使用效益。但在现行的管理实际中,事业单位固定资产管理存在管理意识淡薄、管理粗放、管理不到位等现象,影响了其效益的发挥。本文拟就存在的问题及解决办法作初步的探讨。
一、事业单位固定资产管理中存在的主要问题
1.管理意识淡薄,重购买,轻管理。事业单位的固定资产主要由财政拨款投入形成,按现行会计制度规定不计提折旧,购入时直接计入当期的支出。管理层受现行评价指标的约束,往往只看重本单位固定资产的总量,过分强调规模及档次。经费一旦落实变成实物之后就退出关注的视线,不再关注其使用是否有效、管理是否到位,核算反映是否真实。
2.分类标准不统一,造成管理困难。按《事业单位财务规则》第二十八条规定,固定资产一般分为六类:房屋和建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产。各单位一般也是按照这六类进行科目设置和账务处理。而在2007年开展的以2006年12月31日为清查基准日的全国行政事业单位资产清查工作中,将固定资产分为土地房屋及构筑物、通用设备、专用设备、交通运输设备、电气设备、电子产品及通讯设备、仪器仪表计量标准器具及量具衡器、文艺体育设备、图书文物及陈列品、家具用具及其他等十大类。两类标准没有相互对应或转换的说明,在单位按其中一种分类标准来管理的情况下,若上级管理部门有不同的要求,单位就得从头做起或干脆在管理中执行两类标准,由此导致既不能提高管理的成效,还造成管理效率低下。
3.管理手段落后,管理效率低下。
(1)没有统一的管理软件,管理手段参差不齐。由于上级部门没有统一规定管理软件,各单位是根据自身工作需要自行使用一些简单或盗版的管理软件。单位规模小、资产少的甚至就用EXCEL管理。这样的管理方式有时连统计数字都有困难,就更别说动态的全过程管理了。
(2)静态管理、价值管理为主,忽视了过程管理及实物管理。由于事业单位固定资产核算的局限性,相当一部分事业单位只重视两头,即资产的购进和报废。在购进后记录固定资产的购置时间、日期、规格型号以及资产价值等基础信息,报废后按程序进行核销。但对中间使用过程诸如维修保养、部门间调配、使用状态等信息基本不予关注,也不进行记录。由此导致一些贵重物品被私人长期无偿占有,更糟糕的是决策部门不能及时掌握资产的动态信息及使用状态,削弱了决策的正确性、有效性和及时性,造成资产重复购置、资源浪费、效率低下。
4.机构设置不健全,管理人员缺少专业知识。事业单位大多没有设立专门的资产管理部门,而是由后勤部门、财务部门等职能部门兼管。多头管理,责权利不明确、不对等的结果必然是不能对各职能部门的资产管理实行有效的控制、协调、检查和监督,必然是各职能部门各施其政、各行其是,遇到复杂问题相互扯皮推诿,谁也不承担责任,甚至在管理环节上出现真空。如资产管理人员不了解单位账面资产数,财务人员又仅限于对资产的价值管理,对资产使用、毁损情况也不甚了解,管理相互脱节,资产存量不实,账实不符。此外,固定资产管理人员也不是专职人员,一方面不熟悉资产管理相关的法律法规,另一方面对设备的性能、技术参数等专业知识就更是门外汉了。对资产是否全部到位,性能指标是否达标,是否能满足工作需要等无从提出意见供领导决策。
5.内控制度不完善,执行落实不彻底,浮于表面。大部分单位没有制定行之有效的固定资产管理制度,或对制度的执行大打折扣,主要有以下表现:
(1)固定资产的购进决策、执行、验收等不相容岗位没有做到有效分离,容易形成账外资产等舞弊事件。
(2)资产使用部门及人员发生变动后,不按规定办理移交手续。固定资产购入后管理人员按最初分配方案确定了使用部门及使用人并记录在案。使用过程中由于各种原因需要在部门间调剂,经常是凭领导一句话资产就从A部门到了B部门,但资产管理人员不知情,所记录的资产保管部门及人员没有做更改,长时间下来就会造成管理混乱,资产流失。有类似情况的还有资产使用人员退休、调动后不办理资产移交,或只做实物的交接但未到资产管理部门办移交手续。
(3)按发票验收,没有亲自见实物。资产购进后,资产管理人员应会同有关责任人逐一将实物对照合同验收,需要安装调试的还要进行试运转实验。但实际工作中经常是采购部门拿合同、发票等纸质材料找资产管理人员验收,管理人员也仅凭这些资料就填写验收记录,不对实物进行现场勘验。对资产是什么样,放置地点等都不清楚。往往到资产清查时就会发现资产实物与记录不符甚至盘亏的现象。
(4)待报废、闲置资产随意堆放,不办理相应手续。资产使用部门只关心有无设备使用,对待报废或闲置资产,不上报资产管理部门作报废或调剂,随意丢弃,造成资产账面价值虚增、资产闲置等不利于充分发挥资产使用效率的“浪费行径”。
二、存在问题的解决对策
1.加强管理层对固定资产管理重要性的认识。事业单位的固定资产是开展各项活动的物质基础,各单位对固定资产的投入日益增大,管理工作的重要性日益显现。加强固定资产管理不仅仅只是日常管理活动的需要,更是防止国有资产流失,保证资产保值、增值,安全完整的重要措施。管理层必须进一步提高对固定资产管理的重要性认识。
2.上级管理部门要统一并细化事业单位资产管理的要求。首先,应统一固定资产的分类标准。资产管理的目的是为了充分发挥资产的使用效益,管理的手段要科学、可行、有效,不同的分类标准最终会对管理造成混乱。其次,事业单位的各项管理制度都比较粗放,不像企业有一整套从购进到报废的细化操作办法,对大多数单位来说财政部第36号令《事业单位国有资产管理暂行办法》就是管理的依据了。但该办法过于原则性和粗线条,只具有指导意义而无可操作性。因此,建议各有关归口管理部门能统一固定资产分类标准,并细化资产管理办法。
3.构建信息平台,建立全过程的动态的监管系统。针对事业单位固定资产管理手段落后,管理水平低下的现状,要充分发挥信息化手段的作用,不断提高管理效率,加大监管力度。建立从资产购置申请到资产处置,涵盖审批、购置、验收、使用、调剂、维修等过程的信息平台,实现固定资产存量和变量的事前、事中、事后的动态管理,以满足不同层次的管理需要。
4.成立专门的固定资产管理部门,逐级管理分级负责。事业单位应成立专门的固定资产管理机构,配备具有一定专业技术知识和业务能力专职人员进行管理,主要负责贯彻落实上级有关固定资产管理政策、制定单位相应的规章制度并检查落实、指导部门固定资产管理员开展工作。各职能部门相应配备固定资产管理员,业务上接受单位固定资产管理员的管理和指导,负责本部门资产台账的建立及资产的动态管理。
5.建立健全规章制度,强化日常动态管理。固定资产管理是一项复杂而重要的工作,必须建立起一套完整的规章制度,实现对固定资产从投资形成、使用、管理到最后处置各个环节的有效管理。固定资产管理部门在日常管理中,首先,要不折不扣地落实制度,规范行为,要加大管理力度,重视内部管理,按规定建账设卡,定期进行清理盘点。其次,管理工作不应仅局限于资产购置后的验收,而且应在设备购置事前、事中、事后都应介入其中。第三,应加强固定资产动态变化过程中的信息沟通,保证资产的实物管理与价值管理同步和一致。对购进、转让、调配、毁损、报废固定资产,经办部门必须及时通知财务部门并履行相应的手续。
6.强化责任意识,奖惩分明。对涉及固定资产管理的资产管理部门、财务部门、资产使用部门要明确职责权限,确保固定资产管理权责明晰、责任到人。加强责任意识,明确资产管理部门负责固定资产的实物账和卡片账,定期组织盘点,做到账实相符。财务部门负责资产的总账和明细账、做到账账相符,账实相符。使用部门负责设备的安全完好及有效使用。单位要建立资产管理成效与个人业绩考核相结合的考核制度,奖惩分明,责任明确,真正实现固定资产的有效管理。
参考文献:
1.财政部事业单位财务规则讲座编写组编.事业单位财务规则讲座.测绘出版社,1996
2.财政部行政事业单位资产清查办公室编.全国行政事业单位资产清查工作手册(2),资产清查相关文件及资料
3.李腾飞.资产清查工作后高校固定资产管理信息系统的构建.经济师,2009(11)
4.楼燕芬.高校国有资产管理存在的问题与解决对策.浙江工商大学学报,2006(6)
(作者单位:昆明铁路机械学校计划财务科 云南昆明 650208)
(责编:若佳)
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