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作者: 宗 菊
收款难题
作为衡量企业财务健康的重要标准,运营资本的管理特别是应收账款管理正在变得越来越重要。企业往往由于缺乏集成的系统而导致应收账款管理效率较低,这一点在规模庞大、结构复杂的跨国公司中表现得尤为突出。
以总部设在杜塞尔多夫的汉高公司为例。作为德国最具国际化的跨国集团之一,汉高在全世界共有员工50,000多名,其核心业务涉及家庭护理、个人护理和粘合剂、密封剂及表面处理等三大战略领域。
由于境内境外分支机构众多,管理模式存在差异,汉高越来越发现自己很难按需了解到公司的重要信息,进而难以围绕整个“订单到现金”周期开展现金预测和风险分析。以汉高美国公司为例,其在北美地区拥有超过30000家客户,并在辛辛那提州和菲律宾马尼拉分别设立了共享服务中心。公司一直采用分散式的收款管理模式,信用管理业务信息存储在15个独立的系统中,而且业务流程和信息沟通主要通过人工完成,其团队人数超过70人。
在采用自动化解决方案之前,汉高在应收账款的管理中遇到了较多的难题:由于信息分布在15个各自为政的系统中,造成信用和催收人员对数据和客户的认识并不全面,交易处理与结算的效率和准确率都偏低;由于信用和催收流程完全依靠人工进行,造成发生人为失误的概率较高,公司常常为此付出高昂的代价;此外,人工处理数据不仅枯燥单调,而且需要众多员工专心处理,而这些宝贵时间完全可以用于开展更为重要的活动,帮助公司实现目标、提高收益。
受到以上诸多因素的影响,汉高不得不增派人手来处理日益增加的交易量,否则就不能有效地促进公司业务增长。而报表则是另一个亟须改进的领域,由于汉高员工无法详细、实时地查看所需信息,也就无法做出最佳决策并根据需要进行精确预测。
类似的问题也曾困扰着汉高中国公司。自1988年进入中国以来,汉高在中国大陆获得了迅猛的发展,其办公地点与工厂已经遍布于上海、北京和西安等10余个城市,并在上海总部设立了共享服务中心,为全国乃至整个亚太地区的业务发展提供财务支持。对于曾经面临的难题,汉高中国的财务总监徐荣梅坦言,由于原有系统的分散性与员工的流动性,给公司应收账款管理在运作的衔接上造成了一定的困难,常常是一个员工离岗后,后面的员工不知道工作进行到了哪一个步骤,于是一切工作不得不又一次从头做起,从而产生了大量人员、时间等资源的浪费。
从订单到现金
当应收账款管理的战略意义越发凸显,汉高开始积极寻找自动化解决方案。SunGard 提供的完全集成的、基于网络的从订单到现金的综合管理解决方案(AvantGard Receivables)成为了汉高的首选。
AvantGard Receivables 帮助汉高加强了控制能力,以自动化方式管理应收账款,并且在一个集中式存储库中存储和处理数据。最终使汉高通过自动化和工作流程整合提高了工作效率;提高了整个“订单到现金”流程的数据透明度;实现了集中化存储与管理数据;可以通过升级来处理更大的交易量以及通过工作流程控制实现明确分工。
“采用了AvantGard Receivables 解决方案之后,汉高在应收账款管理方面比以前有了很大的改进。由于加强了对信用和催收数据的了解和控制,员工的工作效率有了很大程度的提升,原来每个员工一天最多打20个电话,现在可以在系统的支持下打出去60个电话。同时受益于AvantGard Receivables系统的多语言支持方案,打跨境电话对汉高的员工来讲也容易了许多。”徐荣梅表示,由于原先依靠人工完成的业务流程已经转变为自动化处理,而整个企业的协作程度也得以提高,使得公司内部不同部门之间的沟通变得更加顺畅,员工也拥有了更明确的职责分工和更清晰的大局观,相当一部分人力资源被解放了出来,关注更宏观的运营事务。
资源的有效利用和成本的节约在汉高美国公司表现得同样明显。采用了AvantGard Receivables解决方案后,汉高美国在两个月内取得了投资回报,逾期应收账款减少了20%,全职员工人数减少了45%。
2008年12月,汉高因其出色的运营资本管理在英国获得亚历山大•汉密尔顿奖。汉高美国公司订单到现金流程财务副总裁Scott M.Miller 表示:“自动化技术的运用提高了整个‘订单到现金’流程的效率,并且提供了重要的跟踪和报表功能,使汉高能够更有效地预测并监控财务趋势。”
高效的应收账款管理不但能降低风险还能优化流动性,最终对企业的运营资本产生切实的影响。
司库的角色演变
企业全球化进程的推进,既依赖司库在资金管理领域所提供的支持,更需要他们对传统的管理与支持模式不断创新,特别是在科技手段日新月异的时代。相比于发达国家跨国公司完善的资金运作与管理体系,刚刚开启全球化进程的中国企业,急需一场变革的洗礼。
后金融危机时代,随着大量富有活力的中国企业奔赴海外寻找开拓机会,司库们被要求更多地关注提升企业的资金管理水平,以满足企业在这个不同寻常、充满机遇的时代不断扩张的夙愿。然而,欧洲金融与SunGard近期发布的一份调查报告表明,情况似乎不慎乐观。2009年3月,来自英国经济学人旗下的欧洲金融研究部与SunGard联合开展了一项关于中国公司司库职能和资金管理现状的调查,通过对100多名来自国有企业、私营企业和外资企业的司库及其他高级财务主管的访问,发现中国公司在扩张的雄心和支持其扩张所需要的资金管理能力之间仍然存在着不小的差距:大部分企业尚无一套资金管理系统来充分发挥集中化管理的益处;过分依赖电子表格和手工处理的方式,导致信息处理的缓慢和错漏增加;现金流清晰度不够以及信息较难获得⋯⋯正如一位司库所言:“我们在超过30个国家拥有业务,但是我们对每一个国家的政策变化、执行和结果等方面并不是很了解。”―这就是中国企业资金管理现状的真实写照,也是司库们无法回避的挑战。
由于缺乏标准化流程、信息化手段以及稳定的监管政策,中国公司的资金管理一度被外媒评价为“一项即兴发挥的艺术”,对此,SunGard中国区副总裁陈宏峻表示:“众多中国企业将在新一年内积极推动财资管理现代化,不断提高管理集中度,实现国内外运营的连通性,建立现金和风险管理的最佳实践。”
变革的时代来临了,现在正是中国企业升级资金管理系统的好时机。随着全球资产价格的下跌,具有强劲现金流、高度灵活性及稳固的银行支持的中国企业,无疑具有更多的竞争优势。只是,如果司库们力图支持企业的扩张计划,就必须马上行动起来,开发和建设更好的资金管理体系。
对于未来三年的工作重点,大部分接受调查的司库都将整合资金部的资源作为主要应对方案。目前,诸多企业已经开始将部分资金管理流程集中化,比如应收应付账款的管理,充分显示出国内企业和亚洲的其他企业一样,开始沿着集中化的趋势前进。当然,提升资金管理水平也需要有所投入,不过从实际经验来看,资金管理精细化给企业发展所带来的推动将超过所需付出的成本和努力。
当中国的企业开始实施全球化和战略性的资金管理时,虽然面临的挑战不尽相同,但在应对这些挑战的过程中,有一点是共同的,那就是:对于司库而言,只要行动起来,就一定是只赢不输的。
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