基于降低物料库存的采购管理改进实证分析
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作者: 邓文博
【摘要】 文章分析了PS公司物料采购管理存在的问题。针对其物料库存成本过高、占用资金量过大的主要问题,在满足生产需要的前提下,以降低物料库存、减少资金占用为目标,运用ABC分类法,根据物料的特点,提出了分类采购的解决方案。该解决方案对生产系列产品的制造企业有一定的借鉴意义。
【关键词】 物料库存;采购管理;问题;解决方案
一、PS公司基本情况
PS公司前身是广东某电子有限公司的通讯部。 2005年底与国外某公司合资成立PS公司。合资后的PS公司主要生产传真机、打印机等高科技通讯网络终端产品。产品出口北美和欧洲的多个国家。其中传真机的品种有80多个。PS公司的特点是单位产品价值大、产品批量小、品种多、生产工序集中、生产周期较长等。
传真机的零部件很多,一部传真机大概由300~500种物料组成。其中机板上的200种左右的物料基本上是通用物料,成品车间的物料有些是通用料,大部分是非通用物料。这样,80多个品种的传真机物料和半成品大概有近2 000种物料。
二、 物资采购现状及其存在的问题
PS公司现在使用的是金蝶K3 ERP系统。并且已经建立与采购管理相关的数据文件:物料编码、物料清单(BOM)、库存信息等。但是PS公司采购管理还存在较多问题。
(一)资料不完善
PS公司对基础信息资料管理不完善,导致信息分散、缺乏部分基础数据。采购计划的制订和执行过程中,需要大量信息,如库存信息、供应商信息、以及其他生产资料信息等,但PS公司却没有实现信息的共享和资源的优化配置,大大影响了采购管理决策的科学性。
(二)盲目制订采购计划
由于传真机物料种类繁多,采购需要的信息资料又不完善。采购部简单地将物料分为常用物料和非常用物料,对于常用物料采用定期大批量采购的方法。一般在每个月的月初就定下了下个月预测的生产量所需要的常用物料。对于非常用物料则根据生产需要安排采购。这样常用物料定期大批量采购导致有大量的物料积压,但是生产中可能因为缺少部分非常用物料而停产。
(三)物料库存过大
由于采购部门采用简便的方法来管理物料需求,而没有科学的计算成本,使库存量很大。从表1可以看出,PS公司的物料库存在2 500万元左右。使库存成本大大提高,运营资金大量积压在原材料上。如果有些物料更改,或国家出了标准而更改某些产品的设计,那么需要报废很多库存的物料。
PS公司物料库存价值相当于PS公司两个月的产品价值。(本资料根据PS公司2007年3月底的仓库报表整理而成)
三、PS公司采购管理改进方案
针对PS公司采购管理存在的问题,其采购管理应该在满足生产需要的前提下,以降低物料库存、减少资金占用为目标,具体来说应做好以下几方面的工作。
(一)完善采购管理的基本信息
1.完善供应商信息资料
供应商信息资料主要包括供应商编号、名称、采购周期、供应商供货能力、最低批量、定量倍数、订货成本、供应商的评估等级等。其中,采购周期决定了什么时候应该下单,供应商的供货能力也是一个重要的参考资料。如果供应商平均每日可供货的量大于平均每日生产消耗量,一般不需要特别关注;反之,需要提前通知供应商以便其提前生产。如果每天有固定需要消耗的物料需求则要求供应商加大供货能力,或寻找新的供应商。最少定量和定量的倍数都是物料需求计划需要考虑的因数。表2是部分供应商的信息。
2.库存费用资料
PS公司的库存物料的信息已经全部输入K3系统,各部门可以很容易地查到库存信息,但是没有物料库存成本的信息。库存成本是计算经济生产批量和经济定购批量的主要依据之一。表3是2006年财务部门计算全年仓库的开支。
库存成本主要是资金占用成本和仓库成本。其中资金占用成本采用一年期的贷款利率。2007年的一年期贷款利率5.4315% 。这样可以核定库存成本大约为存货价值的6%。
(二)物料需求计划的分类管理
一台传真机由几百种相关物料组成,其中大概有200多种物料是通用物料,这些物料会用在大部分品种的传真机上。另外,有1 000多种物料使用在不同型号的传真机上,不同物料采购周期不同,生产提前期不同,需用日期也不同。因此,要使各种物料能在需用日期配套备齐,满足装配或交货期的要求,又要在不需要的时期不要过量占用库存,靠手工管理是不可能进行如此大量数据运算的。就算全部使用K3系统进行相关运算,计划员按照每次运算结果的需求量去采购,其工作量还是很大的,而且采用的订货批量是系统计算的批量,可能并不是经济的批量。所以需要根据实际情况对物料进行分类管理。
1.物料的分类
根据传真机零部件的通用性、价值,结合ABC分类法的规则将其物料分为三大类。
(1)贵重通用物料:主要是单价在1元以上的通用物料,包括集成块、TPH、CIS、扫描组件、马达、PCB等。该类物料的特征是,通用于大部分型号的传真机,同时单价比较高,导致物料库存成本增加和库存资金积压。
(2)一般通用物料:主要是单价在1元以下的通用物料,主要包括各类板上的贴片零件、电阻、电容、二级管和螺丝、齿轮、贴纸等。该类物料的特征是,通用于大部分型号的传真机,同时单价比较低,大量库存对物料库存成本和资金积压不明显。
(3)非通用物料:指所有的专用物料,包括各种机型的外壳件和包装材料。该类物料的特征是,只能用于某种或几种传真机,每月需求量不大,并根据主生产计划中生产不同的型号而变化。
表4是三类物料的比较。
由表4可以看出,采购周期大于15天的物料基本上都是贵重通用物料。主要原因是一般通用物料属于低价的物料,供应商都会有一定量的库存。非通用物料则是由于PS公司为了适应中小批量的短期要求,采用了本地的供应商,能较快地根据PS公司的需求提供相关物料。
2.贵重通用物料的需求计划
贵重的通用物料,其需求量比较大,需求率也比较均匀。除了部分物料有最低采购量的要求外,基本上符合定量定购系统的前提条件。对于这种物料需求计划管理比较理想的解决方案是找到一个经济订货批量,使订货成本和库存成本在最佳订货批量上达到平衡,最终使总成本最低。也就是采用定量订货法。
采用定量订货法,需要事先确定好两个参数:每次订货量Q和再定货点R。每次订货点需要参考经济定购批量EOQ和供应商的最小订货批量。经济订货模型是使库存成本和订货成本最低的订货批量。其计算工式为:
EOQ =(2 DC3/C1)1/2 (1)
式中:EOQ――经济定购批量
D――需求量
C1 ――库存费用
C3 ――订货成本
再订货点R的计算公式为:
R=d ×(L+Ls)(2)
式中:R―― 在订货点
d ――日平均需求量(常数)
L ――采购提前期(天)
Ls――需要安全库存量的天数
经济定购批量可以采用式(1)计算,计算出来的经济定购批量需要和最低采购批量、定量倍数平衡,经济定购批量低于最低采购批量的,应该采用最低采购批量。有定量倍数规定的需要采用最接近经济定购批量的倍数采购批量。再定购点的确定可以根据式(2)计算。为了应付市场的波动和供应商供货的不可靠性,还需要设置一定的安全库存。安全库存可以采用统计分析的方法得到,但是计算起来比较复杂。可以采用紧急订货的采购周期的需求数量作为安全库存量。表5是部分贵重通用料的经济定购批量和再定购点的计算。
将表5算出来的数据输入K3系统,通过K3系统每天监测这类物料的库存变化,当库存水平降到在订货点R时,就按照确定好的采购批量Q进行订货。注意需要监测的库存水平包括在库库存和在途库存水平。
3.一般通用物料的需求计划
一般通用物料是单价比较低的通用物料,这种物料的需求量比较大,需求率也比较均匀,而且这类物料的体积一般很小。例如在传真机中大量使用SMD贴片零件和螺丝等。大量存有这种物料并不会导致物料库存费用和资金占用的明显增加。由于这类物料长期持续的需要,过于精细地计算每次的需求量显然没有必要。而且对于这类价值比较小的物料,供应商一般也不太愿意接受批量较小的订货需求。因此这种物料最好采用定期定货系统。采用这种模型的好处是:第一,不必随时监控库存情况,节省计划员的工作量;第二,像螺丝、电子零件这些价值低又小件的通用零件大,多来自相同的供应商。这样计划员可以定期将多个种类的物料订单组合起来。组合订单不仅可以获得价格优惠还可能减少运输成本。
对于定期订货系统,需要事先确定的两个主要参数是监测间隔期P和目标库存量T。如果间隔期P太短,往往导致订货量过小,计划员工作量过大;相反,如果间隔期太长,容易导致订货量比较大,在库库存水平也比较大。所以需要一个合适的订货间隔。在这类物料中很多物料都是以10 000个或20 000个作为最小订货批量,而以1 000或5 000为订货倍数。贴片零件就是5 000个一卷的,其定量倍数也是以5 000为单位的。结合PS公司通用物料的需求率和供应商的最小订货批量要求,合适的订货间隔期为两周――12个工作日。定期订货系统的目标库存量T的计算公式为:
T=d ×(P+L+Ls) (3)
式中:T ――目标库存量
d ――日平均需求量(常数)
P ――监测间隔期
L ――采购提前期(天)
Ls――需要安全库存量的天数
部分物料的目标库存量见表6。
将上面的数据输入K3系统,按规定的期限监测后,自动计算订货量,就是让库存水平达到目标库存量。
运算公式为:
订货量=目标库存量T-在库库存-在途库存。
4.非通用物料的需求计划
非通用物料是各型号专用的物料,只在生产与之相关的产品型号时才会产生对这种物料的需求,有时大量耗用,有时则用得很少或甚至根本不用。这种需求特性属于典型的相关需求,这种需求只要在生产使用这种物料之前拥有相应的库存量就可以了。可以通过K3系统根据主生产计划的生产型号、数量和时间来回答该类物料需求计划的3个问题: 需要什么物料,需要多少,什么时候需要?由于这种需求的用量是可预知的,同时需求是断续的,因此没有必要持有安全库存。进行MRP运算前需要先输入MPS生产计划、分层的物料清单和库存数据。进行MRP处理的关键是找出上层零部件和下层零部件的联系,逐层处理每个项目,计算出每个项目的毛需求量,结合库存数量和预计到货量后,计算出净需要量,并保持物料供应计划和物料需求时间的一致性。
运算公式如下:
净需要量=毛需求量-预计到货量-现有库存量。
四、结束语
多品种小批量的电子制造企业的物料采购管理都会面临共同的难题。如果全部物料采用ERP计算法,每次输出需要采购的物料太多,工作量非常大,而且有些采购周期长的通用物料没能及时下采购订单。所以很多这类企业的采购部门都会采用定期大量订购常用物料来减少工作量。但是这样一来就使物料库存量增加,占用了大量流动资金。PS公司采购管理的解决方案,试图将物料分成三类有针对性的管理,对于通用的贵重物料,这类物料价值高和采购周期长,进行重点管理,既要保证满足生产,又通过经济订购批量来控制库存和采购费用;对于专用物料,这类物料具有专用性和采购周期短的特点,进行次重点管理,严格控制库存量;而对于在电子制造企业中种类最为繁多的低价值通用物料,则采用定期大量采购的方式解决。这样既能实现降低库存价值,又能很大程度上减少采购工作量。文中阐述的解决方案对众多生产系列产品的电子制造企业有借鉴意义。●
【参考文献】
[1] 黄中鼎. 现代物流管理[M].上海:复旦大学出版社,2005.
[2] 徐时建,胡丹停.我国制造企业的采购与供应管理策略分析[J].浙江工程学院学报,2004(3).
[3] 邓文博,方艳.MTS环境下多品种小批量制造企业的生产计划管理[J].科技广场,2009(2).
[4] 刘丽文.生产与运作管理(第二版)[M].北京:清华大学出版社,2002.
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