存货管理的问题及对策

来源:用户上传      作者: 任生明

　　【摘要】存货是企业的重要资源，存货管理水平的高低是对一个企业内部控制效果的评价标尺。它是满足企业生产经营需要的重要财产物资，它能够为企业带来经济效益。因此，加强对存货的管理显得非常重要。本文以理论与案例相结合的方法，研究了企业在存货管理中存在的问题及其解决办法。研究表明，本文所选择的某水泥生产企业在采购、存储和发出三个环节存在严重的问题，这些问题的存在会阻碍企业长远的发展。所以本文叉根据不同阶段针对性地提出了对策。
　　【关键词】企业；存货管理；对策
　　
　　对企业存货管理的研究是企业发展的一个热点话题。一个企业拥有存货量的多少，反映了资本营运的效率。一般来讲，存货占总资产的20％左右，占流动资产总额的40％-60％，甚至达到60％-80％。这一指标能反映出企业管理水平的高低，它直接关系到企业的生存与发展。企业的存货管理主要涉及三个阶段：采购――存储――发出，现在就从这三个方面结合案例分析企业存货管理存在的主要问题。此外，本文以某水泥企业为研究对象，研究该企业存货在采购、存储和发出三个方面存在的问题，并针对每个阶段相应的提出对策。
　　
　　一、企业简介
　　
　　水泥厂创建于1973年，1974年建成投产，仅有0.956米磨机3台，水泥生产以笨重的体力劳动为主，年生产能力2 000余吨。1982年开始，该水泥厂投资200余万元先后改造了原料系统、生料系统、熟料煅烧系统、水泥制成及包装系统，到1987年底改造工程全部完工，实现了机械化生产。到1990年水泥产量已达到3.3万吨，同时325#、425#矿渣水泥被评为“省优质产品”。进入九十年代后，计算机配料、预加水成球、立窑偏火控制系统等先进技术在2.2×7米磨机和3.5×11米机立窑上得到充分的应用。使水泥产量逐年增长。到2003年水泥产量达到12万吨。跨八新世纪后，该厂积极响应国家“加快发展、淘汰落后”的产业政策，日产2000吨水泥熟料生产线技改项目于2003年获得省经贸委核准，同年底破土动工，2005年9月进入全线调试生产。项目总投资3亿元，占地100亩。该生产线采用五级旋风窑外分解技术，由38×10米生料磨机、3.5×50米回转窑和3.8x 13米水泥磨机组成的整条生产线全部采用自动控制系统，现已达到年产40万吨水泥的生产能力。注册资本达3000万元。
　　
　　二、该水泥厂存货管理中存在的若干问题
　　
　　(一)存货的采购环节
　　1内部控制制度不完善，职权划分不清楚，经常出现越权、越位的现象，“三重一大”制度执行不力
　　(1)采购价格由采购人员与供应商进行协商然后报请厂长批准，领导凭感觉决策，经常被属下和供应商蒙骗、瞒哄、挟持、威胁，企业没有专门人员对价格做市场调研，没有成立价格联审委员会，没有形成价格管理机制。单纯的凭供应商开具的发票入账、报销，这就容易出现有关人员与供应商之间进行勾结，赚取“回扣”。这是采购成本高的主要原因。
　　(2)仓库主管人员在物资管理方面的知识较为一般，对设备的质量指标知之甚少。在大宗材料、设备验收这个环节上，只是单纯从数量上进行验收，对于质量方面是否符合要求也只能从表面上观察，只有在材料、设备投产后发现质量问题时才向上级反映，要求跟供应商退货，这在很大程度上阻碍了水泥生产的正常进行，影响经济效益的提高。
　　(3)机构设置、管理流程不完善。批准采购与验收设备的权限经常由一人说了算。使用部门由于特殊的话语权，经常与供应商私下勾结控制着物资采购的全过程。这就缺乏了权限的相互制约，容易使有关人员可能会利用存货获取个人利益造成不必要的损失。
　　
　　2　长期与固定的供应商合作导致采购成本高
　　(1)长期跟几个供应商合作，缺乏选择性。长期与某个供应商合作，从近期来看，不必经常调动人员做市场调查，在一定程度上可以节省人力成本，然而从长远的角度看，不关注市场的动态，这就会失去在供应商之间进行比较，选择高质量、低价格的供应商的机会。
　　(2)由于生产任务、维修计划没有详细的安排，造成了采购的无计划性。往往总是临时发出采购需求，这样处理的结果除了运输成本高之外，分批采购、小批量采购，没办法得到大批量采购能享受折让和折扣的优惠。同时与供应商定货，没有定立详细的合同，没有规定具体的条件与责任。如果发现货物不符合要求或在途有意外状况发生时，要想划清责任就比较难，并且可能因此停产，最终受损的是企业。
　　(3)在计价成本方面：部分材料、设备计划价格的制定往往是一年，当市场价格出现剧烈的波动时，市场价格与计划价格出现巨大的偏差，导致计划价格远远偏离实际，内部控制、考核制度形同虚设，达不到控制和降低成本的目的。
　　
　　(二)存货的存储环节
　　1存货管理不科学，保管环境差，造成设备毁损
　　购买设备和相关维修备件摆放紊乱，混淆在一起，甚至有时直接存放在使用部门，导致设备、备件的存取、清查难度大大提高，效率低下。同时，不注意设备保管仓库环境的改善，在潮湿的天气时不注意室内除湿。或不经常清理仓库，致使一些设备容易变质和毁损。
　　2验收的环节混乱，经常由生产部门代替，无法取得真正的盘点表
　　对材料、设备的验收流于形式。往往由使用部门代替，形不成监督机制。同时，没有安排专门的人员与时间对仓库里的原材料、设备、维修备件、低值易耗品进行定期盘点，检查账实是否相符，对发生质量问题的设备不能做出及时的处理。致使出现了大量的闲置物资。占用了资金，增加了坏账的机率。对于数量不符的情况，不能有效的追究责任。
　　
　　(三)存货的发出环节
　　1根据上级有关规定
　　存货的计价方法确定后不得擅自改动，这样有利于“比较”。但是长期固定选用先进先出的计价方法，加重了企业的税收负。长期使用先进先出法，由于先进先出法下发出存货的计价成本是以最先购入的材料、设备的价格为依据的，在如今价格持续上涨的环境下，持续采用先进先出法，会导致虚增利润，多缴纳税金。
　　2维修用备品备件、低值易耗品按采购计划领取，不与实际使用情况相结合，备件的实物管理很混乱；原材料的出库按微机数量+水分数量办理出库，无消耗定额管理机制
　　在存货管理过程中，各部门按各自所需(采购计划)提取货物，没有经过实际需求办理，也没有规定消耗定额。各部门每期允许提取存货的数量，往往只是批准的采购计划。虽然有设置仓库主管的职务，但由于各级领导随意领料，难以管理到位，同时，员工可以经常随意进出仓库，导致细小元件的经常丢失，而却无法追究责任，给企业造成了不必要的损失。
　　
　　三、针对以上情况提出的建议与对策
　　
　　(一)进一步完善内部控制制度，划清

职责权限
　　首先应该划分原材料、设备、备品备件、低值易耗品的审批权、采购权、验收权和保管权，分别授权于不同的管理人员、不同部门，明确各部门之间的职责权限，形成各部门之间的相互制约。建立健全价格联审制度，定期的组织开展厂务公开活动，定期地进行市场调查。其次，人员的素质高低，直接影响企业的运行，这就要求企业定期对员工进行培训，包括采购员如何跟供应商讨价还价、验收员如何识别材料物资的质量高低，保管员如何对存货进行管理等。建立健全轮岗制度，通过定期与不定期的轮岗发现管理中的漏洞。最后是定期安排人员对市场进行调查，了解存货的市场价格，完善价格联审制度。如果需要采购设备的数量比较大，则可以通过竞标的方式，提出所需设备的规格与数量，吸引供应商，通过供应商之间的竞争。比值比价。对于大宗材料的采购，可以采用代储式采购方式。努力降低储备资金的占用。
　　
　　(二)根据实际情况。制定适合于本企业的采购方式
　　存货过多会占用资金，降低资金使用效率；存货过少会影响水泥生产的工艺要求、周转要求，都会给企业造成不必要的损失。根据企业本身的情况，采用适当的定货方法。在条件许可的情况下，通过利用经济批量法计算出最恰当的采购数量。再以此为依据，进一步改善储存环境，降低储存成本与定货成本。同时，在保质保量的前提下，选择价格最优且运输最便利的厂家进行采购定货，从而降低采购成本。
　　
　　(三)实施科学合理的保管方式
　　1验收要及时
　　及时验收，以便发现所购的材料物资是否存在质量问题，及时解决问题，避免发生不必要的经济损失。在验收物资的过程中，必须对应采购合同、供应商的产品质量保证书与运输部门的运输单进行核对，并查看采购物资是否相符，再填写入库单，以便以后发出时相互核对，负责验收工作的人员必须具备高度的责任心。
　　2做好原材料、设备等物资的保管工作
　　原材料的保管必须存放在指定的堆棚内，防止雨淋、潮湿，保持原料的干燥。
　　设备、备件的保管方法有很多种，但必须以合理存放和科学保养为前提，以保证在合理摆放的条件下，设备的质量不会因为自然环境的变化(机械因潮湿锈化)。如温度、湿度、空气等而使钢铁设备变质。
　　
　　(四)密切关注市场动态，及时调整原材料、设备、备件、低值易耗品的计划价格，以便有效地分析采购成本的变化情况，从而达到控制的目的。
　　当市场价格出现剧烈的波动时，市场价格与计划价格出现巨大的偏差，需要财务人员及时根据主要设备的实际价格。对主要购买设备的计划价格按月或按半年调整一次，以便比较准确地分析设备实际成本与计划成本发生差异的原因，从而采用有效的对策来控制采购成本。

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