完善集团企业会计信息系统的构思

来源:用户上传      作者: 卢范经

　　【摘要】笔者根据集团企业会计信息系统存在问题的现状，提出完善集团企业会计信息系统的构想，并要在实践中不断探索和创新。
　　
　　一、集团企业会计信息系统现状分析
　　
　　(一)现状分析
　　会计电算化已经普及，但应用不深。在集团公司成立之前，各个成员单位基本上已经脱离了手工处理会计业务的方式，只有极少数的单位由于各种原因还在手工处理会计业务。但是尽管各个成员单位已经普及电算化，但是只是解决了手工处理会计业务的问题，只是解决了基本核算的问题，并没有继续对会计信息系统的利用进行完善，使其能在财务管理和决策支持方面为企业提供强有力的支持。会计信息系统各自独立，信息沟通不畅。由于各个产业单位使用的会计信息系统不同，有的单位使用的是浪潮ERP、有的单位使用的是用友的、有的使用的是金蝶的，由于各个产业单位使用了这些不同厂家的软件系统，造成各个产业单位之间以及产业单位和集团公司间的会计信息的沟通不畅，无法为集团决策层进行决策支持提供及时、准确的数据支撑。
　　内外资源调配不力，生产效率低下。传统企业财务管理体制、资金运作方式、监管手段等方面的弊端，导致集团公司内部多级法人资金分散占用，子公司多头开户，投资随意性大，资金失控，使用效率低下。同时，出现了会计核算不准，报表不真实，信息滞后、管理失控却感到无从下手等突出问题。另一方面传统财务管理由于各个部门之间缺乏交流，有的业务甚至存在重复，财务管理往往是事后的、静态的。现代企业已经进入了一个信息化的时代，从过去的信息匮乏到当前的信息爆炸，财务管理需要在准确的时间里拥有准确的信息，以便做出正确的决策。可是当今大部分集团公司决策仍处于被动状态，公司许多竞争决策受到影响。WTO的加入，意味着集团公司将有更多的机会走向国际，其财务管理应从国际化的角度来审视自己。比如，筹资和投资的国际化。另外，进入WTO意味着市场竞争的加剧，经营风险的加大。这些必然要对财务管理水平提出更高的要求，集团公司运用多种财务手段达到降低各项成本，包括资金成本的目的。会计电算化管理在集团公司管理中的作用尚未充分发挥，地位也尚未真正确立，缺乏健全、有效的财务管理手段，解决的都是会计核算问题。并都侧重于事后核算，很少考虑如何进一步利用会计核算信息。且都不具备财务管理所需要的事先预测、事中控制、事后考核并为管理者提供决策信息的功能，而且财会人员忙于做账，无暇顾及监控企业财务运营状况。
　　(二)存在的问题
　　一是管理模式与管理工具的不匹配，集团公司要对集团下属各个产业单位进行有效的管理，现有的信息系统由于信息系统的不统一，无法贯彻集团公司的会计核算标准和财务管理制度；二是由于各个单位使用独立的财务系统，在纵向和横向上存在多个信息孤岛，集团公司无法及时准确地了解各个产业单位的财务状况，无法及时获取真实的财务数据；三是目前多数集团公司的报表管理系统是通过报表格式的下发，月末数据上报进行汇总来了解整个公司的财务状况，在这个过程中很难保证数据的真实性、格式的一致性和实时性，不能为公司进行战略调整提供准确实时的数据：四是无法满足集团公司对下属各个产业单位的监管要求，由于财务信息系统是分布在各下属单位的，集团公司没有有效的手段对其加强监督和控制，这不符合现代集团企业集中式管理的趋势；五是目前多数集团企业财务信息系统的应用仅限于基本会计核算，加强财务管理职能的财务预算、分析、预警等系统没有应用；现有财务信息系统无法贯彻执行集团全面预算管理，无法实现有效的预算管理控制；六是现有分散模式的会计信息系统，不能在集团层面统一资金管理，无法对集团各产业单位的资金进行统一信息化管理，以达到节约资金使用成本，加快资金流动速度的目的。基于以上原因。笔者认为，目前对于集团会计信息系统的构建显得尤为重要，同时在集团会计信息系统构建之后的应用，及逐步完善也成为集团会计信息系统最后成功与否的关键问题。
　　
　　二、完善集团企业会计信息系统的构思
　　
　　(一)构建集团企业会计信息系统的原则
　　1．建立集中式集团会计信息系统。主要包括了三个方面的集中：
　　(1)数据集中。集团下属各个产业单位的业务数据统一存放在总部，便于系统管理员进行统一管理，便于集中进行数据备份。
　　(2)核算集中、管理集中。整个集团公司建立一套账，下属各产业单位都在一个账套中进行核算。通过对各单位操作员职责和权限的统一分配，既满足各核算单位日常的账务处理要求。又满足集团总部对标准数据、标准流程、职责、权限的统一设置和管理。以及集团总部对所有核算单位的实时查询分析的要求；真正实现集中核算、统一管理、实时查询分析。
　　(3)决策集中。由于信息系统的良好支持，集团公司决策层就可以实时地获取各产业单位真实的业务数据，有了这些数据的支撑，集团公司决策层就可以及时地对市场变化做出决策，就可以在整个公司层面进行企业战略规划，进行集中决策。
　　2．建立支持多会计主体、多行业的财务信息系统
　　集团企业的跨地域、跨行业特性决定了其下属各产业单位分属不同行业，各行业由于使用的会计制度不尽相同，其核算特点也存在或多或少的差异，必须要建立一个可以进行多会计主体、多行业核算的财务信息系统。才能使整个集团公司的资金流、信息流得以通畅运行。
　　3．建立整个集团公司统一的财务核算标准数据及流程
　　在统一的管理体系下，使得数据维护更加方便，也为数据的统一授权控制提供了前提条件。尤其对于公司往来单位的管理，如果在一个应用中进行管理，就可以解决编码不统一的问题。在整个集团公司实现对往来单位的信用监控和管理，有效地降低信用风险。
　　由于数据的集中及管理的集中，集团公司就可以对各产业单位的各种业务流程进行重组，理顺各业务流程的关系，通过功能权限和数据权限来对操作人员进行授权，通过工作流的定义对标准流程进行固化，达到理顺流程的目的。如果将来流程不能适应企业发展了，可以通过修改相应的功能权限和数据权限及工作流定义，可以快速地对新的业务流程进行调整，使业务流程可以和企业的发展相适应。
　　4．建立集团企业的实时内部交易处理体系
　　在集团公司内部各个产业单位之间必定会有内部业务往来。因此必须建立起内部交易实时处理体系，对于内部交易在内部单位边行凭证处理时就进行内部往来的对账，并且记录详细的核对信息，可以在整个集团公司随时查询内部往来信息，避免内部应收款和应付款的不匹配。
　　(二)建立强大灵活的报表管理系统，轻松实现汇总、合并报表
　　1．构建及时准确的报表合并体系
　　通过报表汇总获得的是整个集团公司各下属单位的汇总数据，由于内部交易的存在，该汇总数据并不能反映整个集团真实的财务状况。要了解总公司拥有或控制的所有资产和负债的真实财务状况，需要抵消内部交易数据，进行报表合并。

　　由于内部交易得到了实时处理，同时生成了抵消会计凭证。将抵消数据汇总后利用结果修改汇总报表的结果就得到了本级合并报表，并且对于合并的过程要提供详细的合并底稿便于审计机构进行审计。
　　2．增强总公司报表的控制能力和查询分析能力
　　集团公司为保证下级各单位报送的报表与各单位自己的账务系统一致，可以将报表的取数公式加锁，这样，下级单位只能按主管单位设置的报表公式和格式提取数据，以保证数据的真实性和一致性。
　　报表系统应该具备强大的报表查询、溯源分析功能，可以对多方位财务核算数据进行分析控制。通过使用报表系统，整个公司中各单位除了可以管理自己的下级单位外，还可以由总公司通过表账联查查询到各单位最底层的数据(某一个单位的原始单据信息)。上级单位可以按照需要自定义各种条件，分行业、分类型进行报表汇总和多种形式的分析。
　　3．完善集团企业的预算管理体系，强化集团预算管理功能
　　预算管理是财务管理的重要部分，是集团公司进行财务监控的核心之一。预算管理体系包括两个层次，即总公司预算管理体系和基层单位预算管理体系。总公司预算管理体系主要从宏观上对公司总体以及各下级单位运营状况进行控制和协调；各单位预算管理体系则是在总公司总体预算计划下对本单位的资金、成本、收入等进行预算控制。
　　预算要支持多版本预算管理，支持两种预算的编制方式，既可以在总公司战略规划的指导下，由总公司总预算分解形成下级各单位的预算，也可以由下级各单位的预算汇总形成总公司总预算，应提供多种预算分析和预算控制。
　　4．建立集团集中管理控制流程，加强集团监管力度
　　通过建立标准核算流程和统一的标准数据体系，对各个下级单位的核算流程以及核算标准进行管理。可以建立规范的内部交易流程、费用审批流程、预算审批流程等标准流程．提供对科目、往来单位等标准化数据的管理，在整个公司建立了标准的流程和标准数据，总公司才可以加大对下级单位的监控力度。
　　(1)建立全面、灵活、实用的财务分析体系
　　财务分析是决策支持的基础，财务分析包括报表分析、指标分析、预算分析等基本部分，报表分析主要是对基本报表如资产负债表、损益表以及各种自定义报表进行结构分析、比较分析、趋势分析等；指标分析则对企业经营者关心的各类财务指标以及综合财务指标体系进行比较分析。预算分析包括对各种项目、资金、成本费用预算分析等方面。
　　(2)构建友好、智能的决策支持体系
　　运用先进、智能化决策支持工具，可将经过分析集成的、内容丰富的决策信息以简洁的形式提供给决策者，使决策层对总公司财务信息有更深层和更全局性的把握，在此基础上进行战略决策和规划。
　　
　　(3)建立集团完善的业务预警管理体系
　　在整个集团公司内部建立起完善的业务预警体系，该预警分析体系覆盖整个集团公司的财务信息系统，可以对财务指标、现金流量、费用预算、收入、支出等进行相关指标进行预警，可以通过发送邮件、消息等方式进行预警。对于产业集团在经营中的主要指标和业务数据进行实时监控。
　　(三)构建集团企业会计信息系统的目标
　　1．避免信息孤岛存在
　　由于集团站在全局的角度来看待信息化，所以整体规划的重要性更加突出。整体规划首要解决的就是信息孤岛问题。不同单位选择信息系统不同会造成信息孤岛；在集团公司内部不同的信息系统之间如果不能进行有效的数据共享和交互就会造成信息孤岛。
　　集团企业会计信息系统应该在支持多国和国际会计准则、支持多语言、多币种的情况下提供具有国际可比的会计信息。满足企业参与国际竞争的需要。
　　2．实现财务业务一体化
　　集团企业会计信息系统应该可以实现财务和经营业务协同，物流、资金流、信息流与票据流有效整合，应最大限度地做到各种数据信息的共享，并且不再局限于财务信息，而必须扩展到业务信息，做到财务与业务协同。
　　3．方便进行组织结构的柔性化调整
　　集团企业根据企业的发展战略，会不断地调整自己的经营方针，根据管理及经营的需要会对组织机构、核算层次进行调整，集团企业会计信息系统必须全面支持这种持续不断的改进以减少重组风险。因此，系统的应用模式应该支持组织结构的柔性化调整，支持组织的分立、合并，支持核算层次的调整。在系统中各单位保持各自独立核算的性质，可扩充，可缩减。在集团内每个单位都可以根据适用的会计制度选择适合自己的账集，对应不同的科目结构，以满足其在管理和核算上的需要。
　　(四)构建集团企业会计信息系统的策略
　　1．集团企业会计信息系统的总体框架
　　根据目前集团企业的需求状况进行分析。以及考虑到集团企业的持续发展，集团企业会计信息系统的设计必须遵循先进性、实用性、安全性和持续性的原则，充分利用信息技术，实现集团企业的最终的财务管理目标。
　　基于对各下属产业单位进行有效管理的思想。可以把集团企业会计信息系统分为三个层次：
　　(1)战略管理层：根据集团公司发展远景和内外竞争因素，制定战略目标，确定战略执行途径并将目标逐层分解，落实到行动方案。从管理控制层与业务运作层的战略执行过程中获取实时反馈信息，通过商业智能分析和决策信息系统的支持，从而优化战略。
　　(2)管理控制层：通过统一的技术管理体系、统一投资体系、统一核算体系、资金管理体系、财务报告体系、统一审计体系和审批体系，以及集团统一的信息交互办公平台，将行动方案转化关键绩效指标，对绩效运作过程进行实时监控，根据分析报告，调整行动方案。
　　
　　(3)业务操作层：借助基础财务系统、进销存系统、资产管理系统，执行具体的业务操作，并产生绩效评估的实际业务信息。
　　2．集团企业会计信息系统的策略
　　对于集团企业来说，由于其下属产业单位比较多、跨行业核算比较复杂的特点，会计信息系统的建设策略原则应该遵循“整体规划、分布实施、抓住重点、逐步推广”的原则，遵循这个原则在公司远期规划的基础上，在每一个阶段有针对性地进行系统建设，成功一部分，推广一部分，逐步见效，实现最终的集团会计信息系统目标。
　　具体建设步骤建议如下：
　　第一个阶段：完成整个集团公司各产业单位基本财务核算部分的正常运行，集团集中控制、合并报表等得到实现。
　　
　　第二个阶段：在第一阶段的基础上，将理顺、优化企业业务流程，强化企业运作的计划性，并加强预算与执行的衔接；实现总公司及各单位的预算管理、资金管理、费用管理，实现集团财务管理，提高对下级单位的监控力度，提升企业运作控制能力。 第三个阶段：在第一、二阶段的基础上，下属各单位的信息化应用将深化，总公司的财务管理增加分析体系，领导层的决策支持系统在此阶段建立起来，支持领导层决策；同时，应用BI商业智能，帮助领导层实现财务与业务决策分析的支持。
　　
　　三、结论
　　
　　(一)集团企业会计信息系统应包含的功能模块

　　对应集团企业会计信息系统的总体规划，集团企业会计信息系统应该包含以下几个部分：
　　1．基础管理：这部分主要是在集团层面对会计信息系统设置核算的标准、财务管理的规范、对整个集团所属单位使用的会计信息系统进行初始设置。应该包括组织架构的设置、科目体系的设置、币种的设置、会计日历、用户和职责的设置等等。
　　2．财务核算部分：这部分内容是集团企业构筑基础会计信息系统的基本部分，这部分包括：
　　基本财务核算部分主要是集团内各个产业单位的日常财务核算，并对外提供会计信息。主要处理财务核算过程中常用的业务，包括初始建账，制单、复核、记账、出纳业务，各种查询，月末年末结转等。在集团层面可以实时查询和监控任一下级单位的业务数据。实时并账。可以实时查询合并公司的数据，提供任意下级单位的合并、罗列分析。
　　辅助管理部分主要是对部门、专项核算、产品的核算和管理，提供各种组合查询以及各种统计分析。
　　往来核算部分主要是对各个产业单位的单位往来、个人往来进行核算和管理。主要有往来核销、账龄分析、往来余额构成分析，以及提供各种查询和统计分析等。
　　报表管理部分主要完成各种财务报表的编制工作，应该提供自定义报表和导入报表等方式，可以灵活地编制报表、定义报表公式、计算、汇总、查询分析报表，并且可以提供从报表联查账页，联查凭证等功能，实现追踪溯源。
　　工资管理部分主要完成工资的录入、计算、发放等核算工作，可以以不同口径查询工资。
　　固定资产部分主要是核算固定资产的价值，其主要业务是固定资产的大修计划，资产价值的重估，变更，报废、清理，以及资产调拨、折旧计提、跌价准备计提．生成凭证等功能。
　　3．财务管理部分 资金管理是对整个集团资金的集中统一管理，提高资金的周转率，减少资金占用，达到合理分配资源、降低运营成本的目的。包括了内部资金和外部资金的结算管理、收支两条线管理、贷款管理。
　　全面预算管理，实现事前预测、事中控制、事后分析，提供了基于整个集团公司的全面预算管理，彻底解决了集团企业对下属单位预算的实时监控、分析的问题，企业能够随时掌握整个集团预算的执行情况。
　　费用管理在源头堵漏，通过对各种费用的及时采集，与费用预算进行对比和分析．加强费用的管理和控制，实现节支成本，提高利润。
　　4．决策支持部分
　　财务分析是对整个系统的分析和监控，可以提取多项系统分析的指标，并对其预警查询。
　　管理驾驶舱通过各种常见的图表(速度表、音量柱、预警雷达、雷达球)形象标示企业运行的关键指标(KPI)，直观地监测企业运营情况，并可以对异常关键指标预警和挖掘分析。
　　
　　领导查询，提供给决策层一个方便集中的查询快捷方式，形成操作简洁、个性化的查询模块。
　　(二)构筑集团企业会计信息系统运行环境
　　构筑集团企业会计信息系统还需要有相应的硬件支持系统，由于采用集中式的会计核算系统，服务器集中存放在集团总部即可。因此不需要很多服务器，只需要三台服务器即可，如果考虑负载均衡和数据库服务器双击热备的话，需要的服务器会多一些，考虑到集团企业下属单位比较多，并且并发用户较多，建议考虑采用配置较高的服务器，建议配置如下：
　　会计信息系统应该技持多种操作统和数据库系统，具体如下：
　　操作系统：Windows系列，Linux Unix
　　数据库系统：SQL Server2000,Oracle,Sybase,DB2

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