ERP环境下会计业务流程重组初探
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作者: 李 露
会计业务流程是指财务会计部门为实现财务会计目标而进行的一系列活动所经过的全部过程。会计业务流程中的各项活动都体现为对信息的某种作用，并构成一个有序的数据处理和信息生成过程，这一过程可以分为若干部分，每一部分都有各自的处理任务，所有部分相互联系、互相配合、服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体一会计信息系统。
一、会计业务流程重组必要性分析
(一)传统会计业务流程的现状与缺陷一是传统会计业务流程的现状。传统会计业务流程是建立在劳动分工论下的一种顺序化业务流程，从其发展历程可以分为手工会计业务流程和会计电算化环境下的会计业务流程。手工会计核算方式下，会计业务流程的顺序为：经济业务发生一编制凭证或分录一登记账簿一编制试算平衡表一编制报表。这种核算方式的特点是：它所依赖的技术环境是由纸张、笔墨等所构成；其信息收集、处理、储存和传输表现为信息的“只读性”和“顺序化”特征；会计信息的产生是会计原始数据在会计信息系统中单向运动的结果；会计信息使用者得到的会计信息并不是直接的而是经过加工处理后的高度综合的信息。在会计电算化环境下，会计业务充分利用了计算机的功能，简化了手工操作的处理流程。其会计流程主要为：会计人员手工收集数据一进行分类和编制记账凭证一将记账凭证输入计算机一计算机自动登记账簿一生成会计报表。在会计电算化方式下其核算方式的特点是：计算机的高速运算速度和巨大的数据存储能力对会计人员的工作压力有一定缓解，但从它的会计流程中可以看出，现有的会计电算化信息系统并未突破手工会计核算方式的框架，没有从本质上优化会计业务流程。二是传统会计业务流程的缺陷。主要包括：(1)信息的局限性。传统的会计信息系统以货币为计量单位，而许多重要资源无法用货币计量。财务部门只是记录经济业务的资金流信息，并不采集业务活动的全部数据，同一经济业务的相关数据被分别保存在财会人员和非财会人员手中，这样忽略了大量管理信息，导致会计信息系统与其他业务系统数据有可能不一致或信息隔阂及信息重复，无法满足管理者的需要。(2)信息的封闭性。传统的会计信息是通过对原始凭证、记账凭证、明细账及总账进行“筛选”得出的，从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过程。由于过于细分的核算结构，使各个核算子系统之间彼此分割，会计人员很少涉及业务层面的流程，会计人员只负责业务发生的单据流转和记录，而不涉及业务本身，缺乏会计数据传输的一致性、系统性。这就可能在客观上导致会计信息与业务信息不一致问题，降低了会计信息的质量。(3)信息的滞后性。传统的会计信息系统将全部会计信息存放于资产负债表、利润表、现金流量表及其附表中，由于会计业务流程的顺序化特点，使得信息只能靠金字塔似的结构进行一级一级地逐步传递，不能跳跃。会计信息需求者只能在会计人员报出的月末、季末或年报的会计报表中得到一定的会计信息，使得会计信息缺乏实时性和及时性。而在现今的经济环境下，这种信息披露模式已经不能满足信息使用者的需要。
(二)ERP系统对企业业务流程的要求一是ERP功能的实现要求进行业务流程重组。ERP通过对企业的一切可以利用的资源进行规划、整合、重组，以达到“人尽其能、物尽其用、财尽其值”的目标。而为了协调运用这些资源，企业需要制定各种互相关联的计划和一整套管理方法、制度、人员和部门机构来确保资源能够获得最大限度的利用。因此，ERP系统中所蕴含的先进管理思想必然通过标准化的业务流程来实现。那么，企业在手工处理环境下或应用ERP系统前的业务流程必然存在不合理、不增值或者不符合信息化条件的环节。要想成功地应用ERP系统，应用ERP中先进管理思想和模式来提高企业竞争力，就必须先进行业务流程重组，对企业现有的业务流程进行改良，建立基于ERP系统标准流程基础上的、符合企业管理特点的新流程。二是ERP软件的应用目标要求企业实现业务流程重组。企业应用ERP的目的在于改善企业经营管理，提高经济效益。这就必然要求企业能够借助ERP在企业中的实施应用，不断地优化其业务流程，使整个经营活动更加符合科学管理的要求。三是ERP软件的设计背景要求企业进行相应的业务流程重组。ERP软件是适应市场经济状况和管理要求而设计的企业管理信息系统。我国目前仍处于从传统的计划经济体制向市场经济体制的过渡阶段，市场经济发展还很不完善，许多企业的管理方法和管理手段都很落后。这就要求企业在应用ERP之前，首先要进行业务流程的重组，按照先进的ERP软件的管理要求对现有的业务流程进行根本性的改造。会计业务流程重组是企业业务流程重组的重要组成部分，ERP环境下企业要进行业务流程重组，也就必须进行会计业务流程重组。由此可见，会计业务流程重组是促进企业成功应用ERP的一个重要因素。
二、ERP环境下会计业务流程重组策略分析
(一)建立基于网络的全方位原始数据采集系统在现行信息化环境下．经济业务发生时首先填制或取得用以证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任，并作为记账原始依据的原始凭证。这些原始凭证是纸质的，在传递上存在时延，所以会计的记账日期通常和经济业务发生时的日]胡不一样。原始凭证通常是一式几份。财务部门、业务部门重复录入数据，浪费大量人力、物力。而在运用ERP系统的环境下，由于网络技术的发达，企业交易过程是在网上进行的，因而这些经济业务发生的依据是各种电子单据．它们通过网络可以无时延地传到企业．同时，通过企业内部局域网，会计部门可查看其他部门正在发生的经济业务。为管理和决策提供有用的信息。数据只需一次录入，其他部门都可共享。可见，在ERP环境下．原始单据的形式发生了变化，搜集的方法发生了变化．传递的时效上也发生了变化，因此建立基于网络的全方位原始数据采集系统是解决传统信息采集、传递存在时间差的根本措施。
(二)建立基于网络的会计实时信息处理系统现行会计业务流程由于受制于技术和成本因素，信息的披露主要以季度、年度为主的定期报告方式进行披露，然而随着网络技术的发展，这种制约因素得到有效克服．使会计实时信息处理成为现实。现代网络技术的广泛应用，打破了传统信息交换的时间和空间概念，改变了人们收集信息、处理信息和利用信息的方式，实现信息的共享。因此，要实现财务业务一体化信息处理流程需要充分利用网络技术，以计算机网络为平台，将实时信息处理流程嵌入业务处理过程中，将财会人员工作嵌入经营活动过程中，使财会人员的工作空间拓展到生产经营的各个业务部门，将财会工作由被动地、过滤地收集信息、整理信息和加工信息转变为主动地、全面地、实时地收集和加工会计信息。
(三)建立基于网络的会计实时信息多元化披露系统通过网络技术将财会人员工作环境，由财务部门延伸到各个业务部门．直接关注实际业务过程，有助于财会人员通过会计实时信息处理系
统准确、及时地获取信息并进行加工处理，实现处理的动态化和实时化。使信息采集、加工的实时性、完整性和有用性得以实现，同时可以应用网络技术，设计能够满足多种用途的全面反映历史信息、实时信息及未来预测信息的财务报告体系，实现会计信息披露多元化，同时充分利用网络技术、人工智能技术和数据库技术，丰富实时报告的形式和内容，实现信息披露的多样性。
三、会计业务流程重组后会计处理的特点
(一)会计数据输入形式的特点一是原始凭证的输入点在大多数情况下不在财会部门，而在产生数据的业务部门。业务部门在完成如物资采购入库、产品销售出库、销售发票开出、生产完工确认等业务的同时．ERP系统会完成相应的账务处理。这一阶段的部分会计凭证由非会计人员完成，可保证财务处理的及时性和会计数据的一致性。会计人员仅对这部分非会计人员完成的会计凭证进行审核，但审核是在系统外完成的。二是大多数记账凭证将由ERP系统自动产生。会计数据输入形式的改变将对传统会计岗位的设置、数据处理流程、会计数据资料的生成与管理带来一系列的变革。
(二)会计数据处理流程的特点一是日常的会计数据处理和信息输出由ERP系统自动进行，除非出现计算机安全问题，计算机内部数据处理一般不会出差错。即只要保证输入的正确性，也就保证了处理和输出的正确性。因此，在计算机内部没有必要模仿手工处理流程进行对账和试算平衡处理，数据处理流程可直接根据实际的数据流来设计。二是数据处理流程的起点由财会部门的凭证输入点扩展至企业的业务源头，进入系统的业务数据的准确性直接关系到系统数据处理的准确与否。
(三)会计数据处理内容的特点会计的主要目的是确定资本价值和最佳收益，信息使用者通过资产负债表、利润表等数据就可决定决策模式。传统流程下，会计数据的处理围绕会计要素展开，会计信息主要是价值信息，最后形成若干通用会计报表传递给信息使用者。这种会计方法的特点是，提供的会计信息对所有不同信息使用者都是统一的、事先确定的、综合性的、单一计量的。在ERP环境下，数据可以共享，ERP系统中存放的是企业最基本的经济活动事项的数据，而不是按会计要素进行货币计量并分类、归并和综合化的数据。因此．在ERP环境下，会计业务流程由原来的以提供日常核算资料为主，发展到对企业的各类管理人员提供信息。
(四)会计数据生成与管理的特点一是书面形式的原始凭证或不存在，或分散在企业的业务源头，再强调记账凭证与原始凭证的书面匹配，将人为增加冗余的业务流程和处理工作量。二是由于ERP系统总是以最基本的交易事项为处理单元的，因此记账凭证的数量将会十几倍地增加，再打印记账凭证将会付出较高代价。三是会计信息的查询、使用以及财务报表的发布越来越趋向于网上在线的形式，因此在ERP环境下，基于书面资料的会计数据生成与管理办法应过渡到基于电子数据的会计数据生成和管理办法。
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