大数据时代背景下户籍档案数字化管理路径分析
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作者:王静梅
摘 要：户籍档案是记录公民户籍信息的重要资料，关系到公民的切身利益。随着大数据时代的到来，户籍档案也迎来了数字化改革，不仅为户籍档案的管理提供了新的思路和技术，同时也方便民众快速、准确地查询个人户籍信息，进一步提升档案工作者的服务质量，更有利于推动中国户籍制度改革顺利开展。因此，针对户籍档案数字化管理路径的探索是非常有必要的。
关键词：大数据时代;户籍档案;数字化;管理
1 大数据时代下的户籍档案
所谓大数据，一般认为是指无法在短时间内借助软硬件工具和相关技术来获取及处理的数据集合，表现出数量巨大、模态繁多、生成速度快、密度较低、价值较大的特点。[1]大数据时代是一个全新的时代。在这个时代背景下，数据不是工具，而是一种核心资产。[2]无论是党政机构，还是企业和个人，都要树立全新的数据意识，继而学习全新的数据处理方法，以应对数据所带来的革命性变化。
对于户籍档案管理来说，同样无法回避大数据时代所带来的影响。大数据时代对户籍档案的影响最显著的特点就是户籍档案的数字化加工。与传统的户籍档案管理相比，经过数字化加工的户籍档案具有提升管理效率、查询更为便捷和高度共享等优势。
2 大数据时代户籍档案数字化管理面临的困境
中国农村人口仍然占中国总人口的绝大多数，而众多农村人口户籍档案的管理都是依靠基层公安机关，也就是当地派出所和县公安局在管理。加强公民户籍档案数字化管理并不是简单的购置相关数据软件就能够实现的，而是要在理念、技术等多个层面转变，继而能够推动户籍档案数字化管理。目前户籍档案数字化管理的困境主要体现在发展不均衡、再整理困难、人才短缺和标准不一等四方面。
2.1 区域发展不均衡问题。我国东部、中部和西部地区发展不平衡，城市和农村发展不平衡，而区域发展不平衡必然会对户籍档案数字化管理产生重要影响。
虽然改革开放的四十年来，我国经济发展速度非常快，城镇化步伐也不断加快，但区域发展差异仍然非常明显。尤其是西部一些基层地区，经济欠发达，当地整体基础设施落后，所以许多基层公安部门所建立的户籍档案仍然是以纸质档案为主，档案数字化加工程度非常低。尤其是在一些地理位置偏远地区，户籍档案的收集、整理都非常落后，而且是以手工为主，已经跟不上时代发展的步伐。正是因为区域发展的不平衡性，导致各地区户籍档案的管理水平呈现不均衡性。
2.2 档案信息再整理的难题。传统档案管理工作中因为日积月累了很多信息，所以导致现在很多档案部门形成了繁杂的数据，使得本来就十分有限的空间被进一步压缩。因此，要实现户籍档案数字化管理，则必须要对过去的档案资源进行再整理。
虽然已经有很多地区的基层公安部门已经实现了户籍档案数字化管理，但因为不再受储存空间的限制，所以工作中会遗留很多重复的數据，可能出现户籍档案信息资源在多个地方被数字化，形成大量冗余的档案信息资源，增加档案管理者的工作难度。因此，要实现对户籍档案数字化管理的科学性和有效性，则需要对相关冗余数据进行清理，而这是一个繁琐的工程，需要耗费大量的人力。
2.3 缺少综合型档案管理人才。要实现对户籍档案的数字化管理，则必须要有懂得大数据分析以及应用技术的人才。目前面临的很大一个问题就是缺少既懂得大数据技术又懂得档案管理的专业人才。[3]尤其是一些经济欠发达地区，难以吸引到这样复合型人才去工作，原有的管理人员结构和知识储备都非常落后，而且也缺少学习和培训的机会，对数字化档案管理知识也知之甚少，从而影响户籍档案的数字化管理的实现。
2.4 数字化管理标准不一的问题。随着大数据应用的范围越来越广泛，全国自上至下很多部门都已经认识到了对档案实施数字化管理的重要性，并根据单位工作需要逐步实施档案管理数字化。但对于户籍档案管理工作来说，因为全国缺少统一的标准，而且存储档案数据的管理系统也不一样，所以很多地方户籍档案数字管理都只是“各自为政”，这样既不利于沟通，也不利于协同建设。
3 大数据时代户籍档案数字化管理路径
大数据时代下的户籍档案的管理，需要的是创新的管理模式和服务体系，要使大数据技术和户籍档案资源得到最大限度的使用，最终达到提升管理效率、更好服务人民群众的目的。
3.1 构建户籍档案数字化管理平台。要优化当前户籍档案管理模式，必须先要构建户籍档案数字化管理平台。户籍档案数字化管理很重要的一个方面就是重视数字技术和存储技术，而在实际应用的时候还应该针对户籍档案管理模式所必需具备的特殊的功能做相应的划分，借助基础平台确保基层公安部门户籍档案数字化管理框架可以成形。
数字化管理平台的打造是户籍档案数字化管理模式得以构建的关键所在，其主要是通过应用服务功能来体现，从而达到展现整个户籍档案数字化模式机制系统功能的目的，并使得数字化技术能够在管理平台中充分发挥作用。
在具体构建的过程中，需要有专业的软件开发团队来具体操作，并结合户籍档案数字化管理模式的特质来设置信息服务平台;信息服务平台是构建在基础应用平台之上的，具有档案索引、分析等重要功能。构建管理平台应该结合当地的实际情况，根据地区特色与使用习惯来设计相应的模板。同时，在这个期间可以借鉴其他地区的档案管理平台的设置来对一些细节指令方面进行进一步的完善，以确保基层公安本户籍档案数字化服务平台专业性和可行性得以体现，实现“智慧服务”和“个性服务”。[4]
3.2 重视平台硬件、软件的建设和系统功能维护。构建户籍档案数字管理平台之后，要使这个平台正常运转，还必须要重视平台的软件建设和对系统功能的维护。
户籍档案资源的搜集、整理、分类、存储等都需要借助计算的软件设备和网络设施，所以基层公安部门需要根据单位的实际情况为平台添加必要的设备，比如大数据存储云、计算机终端、档案数据数字化扫描仪、数码摄像机和相机等这些设备都是档案数字化管理的必要设备。因为数字化的户籍档案信息资源量非常大，同时涉及到公民的个人信息，所以安全性要求也非常高，故而有条件的单位还可以考虑使用在线或者离线的储存设备，比如使用SAN这些基于大数据技术的存储构架海量存储设备等等。除了重视硬件建设以外，还要重视户籍档案管理系统的软件建设。户籍档案数字化管理平台的具体运作还是依靠软件，正是这些软件的存在，替代了大量的档案工作人员，并在档案信息的搜集、整理、管理、利用等方面发挥了重要的作用。 对于已经开展户籍档案数字化建设的单位来说，则要为数字档案平台匹配与之相适应的软件系统。软件系统是一个相对复杂的工程，而且涉及到标准化建设和多项业务功能的需求，使得基层派出所很难直接对其负责，所以至少需要县级及以上的公安部门的帮助，助其在数字档案管理平台设计方面的延伸，投入相应的人力和物力加以建设，发挥其作用。
户籍档案数字化管理除了重视硬件和软件的建设之外，还必须要重视对系统功能的维护。这里主要是对平台功能性质的划分和校验，对整个管理平台系统的逻辑性进行进一步的梳理，针对系统功能的维护进行重点设置。基层公安部门在数字化户籍档案模式下，每天都要承担大量的数据流量传输负担，而在人口普查或者国家颁布与农村发展相关政策时，都是数据检索的高峰期，很容易造成系统运行缓慢甚至瘫痪。这些潜在的问题可能给档案管理工作人员造成障碍，所以应该重视进一步完善系统功能模块的维护，同时利用后接口以及备用建模系统集成来监控一些异常行为，并及时制定相应的解决方案，确保户籍档案数字管理平台能够平稳运行，在使用的高峰期保证正常使用。
3.3 强化大数据意识，重视大数据人才的培养和技术创新。大数据时代的到来，对社会各个领域都产生了深远的影响。要跟上大数据时代的步伐，各个单位必须要重视大数据人才的培养和技术的创新，这样才能充分利用大数据为自己服务。基层公安部门要实现对户籍档案的数字化管理，必须培养出既懂得档案管理知识又熟悉大数据技术的复合型人才。
虽然公安部门的信息化建设早已经开始，但传统的建设理念和大数据时代下户籍档案管理理念是完全不一样的。户籍档案的数字化管理应该是一种全新的管理模式，所以需要基层公安部门都树立大数据意识，不能将其只视作一种技术工具。对于基层公安来说，不仅是户籍档案管理部门要强化大数据意识，而是其他各个部门都要强化大数据意识，要充分利用大数据的结果，使其成为进行管理决策和创新服务的重要依据。只有这样，户籍档案的管理部门才能够及时和其他部门沟通、协调，而数据无疑是发挥了中介和连接的作用。
不可否认的是，当前基层公安部门人才短缺是导致户籍档案管理效率低下的一个重要原因。户籍档案数字化需要熟悉大数据技术而又懂得档案管理的人来具体操作，而大数据的管理是一个动态的过程。因此，只有更加深入的挖掘大数据才能寻找到其中所蕴含的规律和联系。大数据只是一堆冰冷的数据，要使大数据发挥作用还必须要对这些数据进行分析和运用。但是，大数据人才紧缺是当前普遍存在的一个现象，尤其是基层公安部门，大数据人才就更少了。因此，可以采取內部重点培养、集中训练，外部引进等方式来解决这个问题。
从当前国内对大数据人才培养的情况来看，基本都是当地政府部门和一些高校、科研机构合作，采用委托培训等形式来培养人才。大数据是一个系统的概念，其中涉及到计算机、数学、统计学等多个学科，且具有学科交叉特点。户籍档案的大数据应用人才属于复合型人才，既需要上述层面的知识，还需要档案管理方面的知识。
基于这样一种认识，当地公安部门可以和当地的企业、高校建立合作模式，通过联合办学成立大数据人才培养中心，开设大数据人才培养的相关课程，对于档案管理人才还需要开设档案学相关的课程和实训项目。[5]与此同时，国家还可以鼓励大数据技术研究比较突出的高校和科研机构针对公安部门的需要实现关键技术的研发，这不仅有利于公安机关平时破案的应用，也有利于规范我国户籍档案的管理，进一步拓展大数据的应用范围。
3.4 加大对基层地区尤其是偏远地区基层公安部门的投入。与国外相比，我国档案数字化建设起步较晚、发展速度较慢，很多领域还只处于初步探索阶段，理论水平有限，技术也不够成熟。即使已经建立了数字化管理模式，也还存在一些缺陷。
大数据技术是一种新技术，户籍档案数字化管理平台的建设必须要有相应的硬件和软件，还要及时更新和升级，这些都需要大量资金支持。[6]但是，我国当前地区发展、城乡发展差异非常大，所以一些经济较落后的地区和一些偏远地区基础设施非常落后，还无法在短时期内构建户籍档案数字化管理平台，而且还缺少大数据人才，这些困难导致这些地区的户籍档案管理水平非常低下，和其他经济发达地区的管理水平差距越来越大。长此以往，很多纸质档案在这个过程中出现遗失、损坏等问题，而且无法修复，这就导致当地无法准确掌握该地区的实际人口数量，将对经济发展、社会秩序维护等多个方面产生消极影响。
因此，国家针对这些地区应该予以政策倾斜，加强对这些地区的投入，并鼓励大数据人才积极投入到这些地方去工作，早日将数字化的档案管理平台建立起来，并且可以和全国其他地方的系统连接起来。这样既有利于公安机关对户籍档案的管理，也有利于政府及时了解当地人口情况，以更加科学合理的决策推进中国农村的长远发展。
参考文献：
[1]张引，陈敏，廖小飞.大数据应用的现状与展望[J].计算机研究与发展，2013（2）.
[2]王苏醒.大数据环境下服务型公安户籍档案管理模式构建研究-以W市公安智慧档案系统为例[J].电子政务，2017（11）.
[3]兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）.
[4]王胜.乌海市公安局在全区首创智慧档案管理工作[N]内蒙古法制报，2016-06-15（09）.
[5]黄晋.关于大数据人才培养的思考与探索[J]教育教学论坛，2014（11）.
[6]陈梅.档案数字化建设中的安全问题研究[J].内江科技，2019（2）.
（作者单位：西华大学档案馆 来稿日期：2019-08-20）
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