基于智慧校园建设下的高校档案管理机制研究

来源:用户上传      作者:李淑华

　　摘  要：在分析智慧校园建设的基础上，提出从高校档案组织体系、高校档案制度体系、高校档案信息服务体系三个方面建立高校档案管理机制。认为高校应根据《高校档案管理办法》要求建立高校档案馆，切实履行其行政职能，树立“大档案观”，把高校档案馆建设成高校信息资源中心，为智慧校园建设提供智慧化的档案信息服务，并在发展过程中实现高校档案工作的质的飞跃。
　　关键词：智慧校园;高校档案;管理机制;组织制度
　　Abstract： Based on the analysis of the construction of smart campus，this paper proposes to establish an efficient Archives management mechanism from three aspects： the Archives organization system，the Archives system and the Archives information service system. It is believed that colleges and universities should set up Archives in accordance with the requirements of the Measures for the Management of Archives in Universities，fulfill their administrative functions effectively，establish the concept of "big Archives"，build Archives in universities into information resource centers，so as to provide intelligent Archives information service for the construction of smart campus，and to realize the qualitative flying of Archives work in Colleges and universities in the process of development.
　　Keywords： Intelligent campus; College Archives; Management mechanism; Organization system
　　1 引言
　　教育部2012年印发的《教育信息化十年发展规划》中提出“以数字化校园建设为基础的智慧校园建设是高等教育信息化建设核心任务之一”。2016年“智慧校园”被写进全国教育信息化工作要点，智慧校园建设已经成为一种时代潮流，众多的高校都在积极投入智慧校园的建设之中。
　　在智慧校园的建设过程中作为学校信息资源中心的高校档案馆不仅为智慧校园建设提供智力支持，更是智慧校园建设的重要组成部分，同时智慧校园的建设也丰富了档案馆的馆藏，使馆藏资源更加多样化。我们知道管理机制是指管理系统的结构及其运行机理，是决定管理功效的核心问题。在海量的信息面前，建立高校的档案管理机制势在必行。高校的档案管理机制主要包括：高校档案组织体系、高校档案制度体系、高校档案信息服务体系。
　　2 健全高校档案管理组织体系是前提
　　高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是高等学校重要的基础性工作。健全的高校档案工作组织体系主要包括档案工作组织领导、档案管理机构设置和档案队伍建设（本文主要关注兼职档案员队伍建设）等三个方面。
　　2.1 建立高校档案工作领导机构。《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第五条规定，高校档案工作由高等学校校长领导，同时指出分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。《安徽省高等学校档案管理实施办法》明确指出了高等学校应当成立由校（院）长为主任委员、分管校（院）领导和相关校（院）领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。这些规定为做好高校档案工作提供了组织保障。
　　智慧校园的建设过程中，档案工作需要投入更大的物力和人力，档案信息平台的建设，档案机构的设置，档案人员的配备，档案工作的推动，等等，档案作为高校的一项横联百业的基础性工作没有领导的大力支持和各部门的通力合作是很难实现长足发展的。
　　2.2 设置合理的高校档案管理机构。档案机构设置的合理性直接影響到档案工作的各项职责、职能、制度能否得到有效的落实。
　　现在有不少高校还是档案室，一般隶属于学校办公室，被作为教辅和业务部门，在电子环境下难以做到文件连续体过程的前端控制和全过程管理，以确保电子文件的真实性、完整性、可用性。档案机构级别的低下也限定了档案机构的人员职数，一般档案室配备两到三个专职人员。这些专职档案员既要做好档案的收集整理编目、提供利用等一系列的基础工作，又要开展档案各项规章制度制定和各归档部门的业务指导，每天忙于事务性工作，在探索档案服务方式和开发挖掘档案信息资源方面严重不足，极大地影响了档案价值的发挥，也削弱了档案机构的影响力。
　　根据《高等学校档案管理办法》暨教育部令第27号文件精神，具备条件的高等学校应当设立档案馆并独立建制，实现档案业务、经费、人员上的独立自主。为了提高档案馆的行政执行力，解决其管理职能弱化问题，建议学校加强档案馆的行政职能定位，增强对学校各部门的档案工作进行业务指导、监督和检查等管理工作力度。
　　2.3 建立专兼职档案工作队伍。部门立卷归档制度是高等学校档案管理工作的基本制度。“通过推行部门立卷归档制度，充分调动了各级各类档案管理人员的工作积极性和主观能动性，极大地提高了工作效率，科学有效地实现了能级管理。”[1] 　　要实现这个目标，必须建立全校范围内的兼职档案员工作体系和兼职档案员工作制度，确保每个职能部门、院系配备相对稳定的有责任心的兼职档案员，并加强对全校兼职档案员的业务培训，提高兼职档案员队伍素质，更好地协助学校专职档案员做好本单位档案的收集、预立卷等工作，从源头控制归档质量。
　　通过构建由档案工作委员会、档案馆和各单位兼职档案员组成的高校档案工作三级网络管理结构，能将档案管理制度、方法、要求深入到高校每一项工作当中，细化到高校文件材料形成和利用的每一个环节，使档案收集工作不留死角，实现全方位的管理格局，确保馆藏资源的丰富多样。
　　3 健全高校档案工作制度体系是保障
　　《中华人民共和国档案法》第十三条规定，各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用;配置必要的设施，确保档案的安全;采用先进技术，实现档案管理的现代化。实现档案的科学化、规范化管理，必须以完善的档案管理制度为基础，使档案工作有章可循、有法可依。
　　3.1 健全档案工作管理制度。高校应依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及各省市制定地方规章，结合本校的档案工作实际制定纲领性和综合性的规章制度体系。管理制度的制定应具有一定的指导性和约束性，起到鞭策和激励的作用，制定程序正当合法、形式规范科学，简洁明了，便于贯彻执行和档案工作的开展。
　　3.2 健全档案工作业务规范。笔者建议根据《高校档案管理办法》的11大类，结合本校实际制定每一大类的档案工作规范，便于档案馆对学校整体档案工作的把控。同时结合各职能部门和院系实际制定各部门的文件材料归档范围和保管期限表，从源头控制归档文件数量和质量，便于各单位兼职档案员的归档操作。
　　3.3 健全档案工作队伍管理制度。高校建立的档案工作委员会、档案馆和各单位兼职档案员组成的高校档案工作三级网络管理结构要充分发挥作用和影响力，每一层级必须具有明确的岗位职责。[2]
　　通过建立和三级网络岗位职责，把档案工作渗透到学校的各个方面。同时，档案馆作为学校档案工作的行政管理部门和业务部门应严格按照《高等学校档案管理办法》要求，把其职责细化到档案馆的各个科室及其具体工作人员。建立兼职档案员考核制度，采取激励措施从精神和物质上提高兼职档案员工作的积极性。
　　4 建设高校档案信息服务体系是目标
　　奈斯比特在《大趋势》中说：“我们被信息淹没，但是却渴求知识。”失控和无组织的信息不再是一种资源，却逐渐成为负担。[3]智慧校园从基础设施到信息系统建设以及到后来的综合应用，产生了各种载体各种类型的信息，如何收集、管理、利用这些信息使其成为有价值的档案信息，服务于智慧校园建设，成为摆在高校档案管理部门面前的难题。
　　4.1 把高校档案馆建设成学校信息资源中心。档案馆要积极参与智慧校园建设，树立大档案观，做好顶层设计，建设智慧化的档案信息资源平台，使高校档案管理系统能与其他各系统实现无缝对接，实时掌控各系统的原始数据。
　　将与实体档案对应的电子档案、办公系统中的公文流转流程的业务过程数据和教务系统中学生基本信息表、成绩表等数据库数据纳入档案采集范围。同时，将智慧校园中学校和各单位门户网站的全站系统和后台数据库纳入采集范围，全方位把控档案信息资源。[4]建立档案安全保障系统确保信息资源全生命周期的完整性和真实性，实现数据的云端存储与管理，把档案馆建成全校的信息资源中心。
　　4.2 拓展高校档案信息服务方式。高校档案部门在实现“存量档案数字化，增量档案电子化”的基础上，推进智慧档案馆建设，利用大数据、物联网等技术进行档案知识挖掘并服务于学校整体工作。
　　在智慧校园环境下改变传统的被动服务模式，以需求为导向提供有針对性的个性化信息服务。[5]
　　本文是淮南师范学院校级科研项目“基于智慧校园建设下的高校档案管理机制研究”（项目编号：2019XJYB34）的阶段成果。
　　参考文献：
　　[1]朱培芳.转制高校推行部门立卷归档制度的实践与体会[J].城建档案，2017（7）：100.
　　[2]安小米，宋懿，张斌.国家数字档案资源整合与服务：概念、路径和机制[J].档案学研究，2018 （3 ）：84.
　　[3]高闯.基于知识链接的科学技术档案组织模式研究[J].黑龙江档案，2018（4）：104.
　　[4]姚恒.从信息管理到知识管理的蜕变——智慧校园环境下档案知识管理研究[J].图书情报导刊，2016 ，1 （1）1：103.
　　[5]连志英.基于用户需求的个性化数字档案信息服务模式构建[J].档案学通讯，2013（5）5：50.
　　（作者单位：淮南师范学院 来稿日期：2019-11-21）
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