基于信息化条件下的办公室档案管理研究
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摘 要：信息化为办公室档案管理带来发展机遇，对提高档案管理效率，强化档案利用效率和共享，提高档案保管安全性具有重要实践价值。然而，在实现从传统纸质档案管理向信息化档案管理的过程中，面临管理制度、人员设备和网络安全诸多问题。本文从技术应用、制度建设和人员管理上探讨了解决措施。
关键词：信息化 数字化 档案管理 网络安全
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）03-00-01
随着互联网、大数据和云计算等电子信息技术的普及和应用，信息化对生产生活的影响也越来深入，已经成为社会发展的显著趋势。互联网改变通信方式和环境，大数据提升了管理成效，云计算赋予设施设备以智能，不断提高工作效率，提升用户使用体验，信息技术不可避免地向传统办公室档案管理业务提出了挑战。基于纸质媒介的传统办公室档案管理，如何应对和适应信息化带来的技术革新，成为难以规避的问题。
一、信息化在办公室档案管理工作上的实践价值
1.信息化提高档案管理工作效率
信息化条件下对档案的处理速度是按照计算机提取信息的速率进行计算，与纸质档案处理不在同一个等量级别，远超于传统档案管理工作效率。传统办公室档案管理工作内容主要是依托管理人员，对纸质媒介的档案进行立卷归档、借阅查阅等，档案管理场地和工作人员的限制，使档案的管理效率存在一定上限。而在信息化条件下，档案的保存形式体现为数字化，对数字信息的处理已经几乎可以实现全流程的自动化。通过编辑适合档案管理岗位特定需要的计算机软件，对导入管理系统的档案数字信息进行核查管理，摆脱档案管理场地和人力资源的限制，将大幅度提升档案管理效率。
2.信息化强化档案利用和资源共享
档案管理的根本目的在于利用，为组织管理提供信息依据和决策支撑。但在传统的档案管理中，很多檔案一旦进入库房就成为“死档”，常年“沉睡”，信息作用没有发挥。究其原因，一是档案管理本身的限制。为了强化档案保管的安全性和合法性，档案管理制度叠床架屋，查阅使用权限比较小，查阅借阅程序要层层签字，直接降低档案利用效率。二是纸质档案的使用限制。档案原件只有一件的档案在利用上具有排他性，在被查阅借阅的情况下别人无法使用。信息化的档案就可以完全避开这两个不足。通过管理系统的加密设置可以简化档案查阅借阅利用程序，且不会弱化管理安全性;同时，数字档案在使用上可以实现远程共享、多人共同使用，极大地提高了档案管理使用的效率。
3.信息化提升档案保管的安全性
档案管理的一个重要原则就是安全。在传统档案管理工作中，潮湿、火灾、自然风化、人为遗失等众多问题是威胁纸质档案安全的重要因素。信息化的档案只是存储于磁盘介质中的数据，安全性虽然同样受到消防因素和人为因素的影响，但其重大优势是可以通过成本极低而效率极高的“备份”设置避免损坏。“备份”的档案的效用同原件相同，“备份”与原件同时损毁的可能性很小，甚至还可以通过增加“备份”设置数量进一步降低这种可能性。
二、传统纸质档案管理和信息化档案管理的“兼容”问题
1.档案管理制度的滞后
从传统档案管理向信息化档案管理的转换亟需突破的障碍就是现行的档案管理制度。当前多数办公室或档案管理单位制定的管理制度，是基于传统纸质档案管理的角度。即使在今天档案生成方式多数转为电子或可以实现基本电子化生成的情况下，依然是为了兼顾档案管理的规章制度，将电子文档转换为纸质文档，不仅效率低下，而且造成了大量的资源浪费。面对档案管理信息化的发展趋势，很多单位没有在制度上肯定数字档案的效用，没有将数字档案逐步替代纸质档案的计划。这样，在档案管理工作中造成的一个普遍情况是，高度信息化的办公设备和智能化的办公流程，与传统僵化、高度依赖人力操作的纸质档案管理系统并行。
2.人员和设施设备不足
档案从纸质媒介向数字化存储转换的过程中，需要有相应的具备信息化能力的工作人员完成这项任务。纸质档案的管理工作内容主要是给文件编号、归纳归类、归档、查阅借阅等，程序化的手工劳动对多数档案从业人员而言并不复杂，但信息化条件下的档案管理要求工作人员熟练使用电子设备的扫描、智能识别、自动存储、权限归类、安全加密等智能化手段，还要学会远程查阅、安全监控等网络功能的搭建。这要求相关工作人员在知识储备和专业能力要兼具档案管理和网络工程双重标准。文件的生产的数据异构型也是从纸质档案转向数字档案的障碍。办公室工作当中，各类文件以不同的格式进行存储，虽然便于办公室日常工作使用，但对档案管理人员多有不便。处理这些数据，工作人员要将文件按照不同的属性以及来源、形式进行分类存储，不同格式的档案存储极大影响了工作效率，甚或迟滞档案信息化的进程。
3.网络信息安全的威胁
档案信息化的运营有互联网和局域网两种。档案信息化管理通过互联网运营的优势在于方便快捷高效，在工作场合和非工作场合具备互联网的条件下都可以进行档案管理工作，但缺点是易于遭受网络攻击，造成信息泄露或威胁档案安全。通过局域网运行的档案管理，避免了网络攻击，一般不容易造成信息泄露楼，但这种运营方式的缺点也显而易见，就是受到局域网和终端的极大限制，档案管理的效率也相应降低。鉴于这两种信息化运营的缺漏，很多单位在推动纸质档案数据化的过程中就顾虑重重。
三、在信息化条件下提升办公室档案管理的策略探讨
1.强化档案信息先进数字技术应用
信息技术的发展日新月异，旧的系统漏洞很快在技术进步中弥补。很多单位顾虑重重的档案信息化管理运营中的安全问题，已经有了良好的解决方案。受到很多政府政务网管理运营模式的启发，档案信息化管理系统可以采用同样的模式运营，通过开发的VPN软件链接互联网管理档案信息。这样一方面充分利用了互联网的便捷，摆脱了局域网的限制，随时随地可以管理档案信息;另一方面通过VPN给拥有权限的人进行了身份识别，确保了网络安全。对绝大多数档案管理单位而言，通过VPN链接互联网的方式基本上能够满足便捷管理和安全保障的需要。
2.建立档案信息化发展的制度保障
档案管理制度要实现以纸质档案，转为以数字档案管理制度为目标。这不仅是目标内容上的切换，而是工作方法、流程、理念、设备设施全方位的更新。在推进制度建设的过程中，尤为注意办公室文件、档案的生产过程，强化统一格式，为档案信息化奠定基础，消除数字文档与纸质文档实际效用差异。档案信息化不能由个别单位个别部门推进，而是要系统化的进行，档案管理部门、单位和档案馆要协同建立有效衔接的制度体系，畅通档案从产生到查阅借阅的制度流程。需要注意的是，部门重要文件在当前的法律和政策的条件下，其生成档案依然要以纸质文档为主，经处理成为数字文档后，供查阅借阅使用，但纸质文档要按照原来的规定妥善保存。
3.加强管理人员的信息化业务能力
从当前档案信息化的建设进度来看，技术障碍存在的可能性越来越低，人为阻碍则明显增多。档案管理人员在主观意愿、业务能力、知识储备、学习能力等不同层面影响档案信息化的推进。
因此，要消除推进档案信息化建设的人为阻碍，首先要培树档案管理人员的职业责任感。办公室人员无论是专职还是全职，其档案管理责任应通过制度明确，并与个人工作绩效和法律责任直接联系。其次，要挖掘办公室内部专业人才。要有目的的发现计算机、档案管理相关专业人员处理档案数据，为全面推进档案信息化建设储备专业技术人才。最后，对转岗或兼职负责档案工作的人员，要注重多渠道提升业务素养的，通过规培和第三方培训，不断夯实档案管理和信息技术业务水平。
参考文献
[1]孟晓鹏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智，2019，（28）.
[2]谈巍花.办公室档案管理优化建设之我见[J].青海教育，2019（Z2）：96.
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