浅谈如何做好高校档案管理工作

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　　摘 要：高校档案管理工作是高校管理工作的重要内容之一，切实加强高校档案管理工作，对提高高校档案管理专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要的意义。我国高校在档案管理规范化方面虽然取得了显著成绩，但也面临着许多急需解决的问题。
　　关键词：高校；档案管理工作；问题
　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）03－0112－02
　　
　　高校档案具有非常重要的作用，它真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校行政管理、教学科研、维护学校或师生员工的利益、编史修志等，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案对发展教育事业，服务与经济建设具有很高的开发和利用价值。
　　1 高校档案管理工作对高校发展的重要作用
　　首先，高校档案形成于高校的招生、教学、科研、管理等活动过程之中，高校档案管理工作对高校教育事业的发展具有重大的促进作用，它是保持高校管理、建设工作连续性的重要前提，可以为高校党政管理工作提供查考凭证，为高校教学改革和科学研究提供参考依据，为教学评估工作提供基础数据，为宣传教育提供生动素材，为编史修志提供材料资源。
　　其次，高校档案馆或档案室就是专门收集、鉴定、整理这些文件材料，使之成为有序的档案信息资源，并加以科学保管、提供利用的专门机构。通过高校档案管理工作分散的、单一的、孤立的文件材料，转化为集中的、统一的、系统的档案资料，再通过科学地编辑研究，将其蕴含的信息提取出来，组成丰富的档案信息资源体，为高校管理、建设、科研、评估等工作提供强有力的信息储备。
　　最后，高校管理工作是高校档案工作的基础，而高校档案工作又能体现高校管理工作的水平。高校管理工作中形成的文件材料质量高低、规范与否，归档是否科学，是高校档案管理工作赖以生存和发展的基础，没有这样一个基础，高校档案工作就无从做起，可以说，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校档案管理工作，高水平的高校档案管理工作能够推动高校管理工作的发展。
　　2 目前高校档案管理中存在的问题
　　2.1 对档案管理重要性认识不够
　　长期以来，我们对档案工作的认识存在误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，一些学校领导往往容易忽视档案管理工作，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。
　　2.2 档案管理手段落后，档案信息利用率不高
　　随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用，高校档案部门都配置了现代化管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。但从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，不少学校是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制。统计与检索等基础性管理上，档案数据库大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库。随着高等教育事业的不断发展，这种状况无法满足用户的多种需求。
　　2.3 归档文件收集不全，档案种类单一，进馆档案整理不规范
　　有些学校由于认识上的偏差，不能及时将应该归档的文件收集归档，如有些学校的档案，只有请示，没有批复，或者只有批复，而没有请示，不能反映某一事件的前因后果。还有一些学校只重视文书档案，而忽视了科技档案、声像档案和实物档案，而且进馆档案整理不规范。
　　3 加强高校档案管理工作的对策
　　3.1 健全制度，实现档案管理规范化
　　档案管理工作是以档案为管理对象的专业性管理工作，高校档案管理规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分，它要求学校组织机构的各层级、各部门及专兼职档案人员从档案的收集、鉴定、整理、保管到信息开发和利用服务等各个环节都按照规定的程序和标准进行，保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、检索利用便捷高效，同时对教学、科研等各项管理的规范化起推动和促进作用。根据高校档案的相关法规制度，结合各高校工作实际制订单位内部统一使用的各项档案工作制度和办法，用以规范档案工作，确保齐全完整地收集归档材料。
　　3.2 加强队伍建设，提高档案工作人员素质
　　首先，档案工作人员要有很高的政治意识、大局意识和责任意识。档案管理人员直接保管着重要机密，应具有坚定、正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，忠于党的事业和人民的利益。其次，档案工作人员要有很高的业务素质。为此，各高校应广开进人渠道，制定优惠政策，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员，逐步建立起一支数量充足，年龄、学历、职称结构合理，专业技术覆盖面广的高素质、复合型档案人才队伍。最后，档案工作人员要通过业务培训和学习全面掌握档案管理的专业知识，提高业务水平和工作能力。
　　3.3 加强宣传，提高认识，明确职责，落实责任
　　档案管理工作是一项长期性和基础性的工作，档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度，使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用，提高对档案工作的认识，按照《档案法》的规定，实行档案集中统一管理，在工作过程中自觉增强档案管理的责任意识。领导重视，把档案管理工作纳入整体发展规划之中，加强专兼职档案队伍建设。
　　3.4 注重发挥现代技术手段，实施档案信息化建设
　　现代社会已进入信息化、数字化发展时期，快速、高效是现代社会的重要特点之一，计算机和网络已广泛应用于各部门的日常管理工作中。为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，高校档案管理也要运用新的技术。
　　参考文献：
　　［1］谭巧燕.加强高校人事档案管理的思考［J］.兰台世界，2007.
　　［2］苏小妹.试论高校档案管理工作存在的问题及对策［J］.秘书之友，2007.
　　［3］秦建华.高校档案管理工作探讨［J］.机电兵船档案，2007.
　　（编辑：李敏）
　　
　　How to Do Well in the File Management of College
　　Han Xiuhong
　　Abstract: College file management is an important part of university management work. To strengthen the college file management has an important significance to improve the innovation capability and professional and technical level of university file management professional and technical personnel. Our colleges and universities has made remarkable achievements in the file management standardization, but also faced with many urgent problems.
　　Key words: college; file management; problem

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