档案馆，不再是神秘花园

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　　截至2003年底，全国3978个档案馆里，有5583万卷开放的各类档案。如何快速而有效地查找到你需要的信息？
　　最近一段日子，杭州档案馆的赵建国副局长特别忙―网上档案馆刚刚结束一期工程，就引来好几拨参观学习的人，二期工程又正在紧锣密鼓地准备中。
　　不过忙归忙，赵建国的心情可不错，忙乎了大半年的项目小试身手就受到了领导、同事和同行们的认可，开朗的他掩饰不住那份兴奋与自豪:“我们的信息化建设并不是快，很多档案馆的数字化加工进展较快，像北京档案馆就已完成1千万页的数字化加工。但是我们的网上档案馆确实有特色。”
　　把有效信息一网打尽
　　杭州市档案局馆信息化建设颇受各方重视，不仅是杭州市信息化发展规划中的重点建设单位，还在《2001－2010全国档案系统信息化规划》中承担了“数字档案馆”、“网上平台”和“市级机关电子文档归档”三个项目的试点工作。杭州市网上档案馆的建设成为国家档案局国家数字化信息基础工程目前为止建设目标最高的项目。
　　自去年年底启动该项目，围绕着怎么建的问题杭州档案馆展开了多次讨论，市府办公信息处理中心也极其关注。大家一致认可网上档案馆不仅要便于档案管理和业务管理，也要能充分利用局域网、党政网和因特网发布信息。但是传统的利用发文单位、文件字号、题名等来进行条目检索的方式，无论是查准率还是查全率都差强人意。
　　在档案馆保存的资料中，解放前的案卷级和解放后的文件级都有条目输入，但是标题不能涵盖全部内容或者有效信息。比如说市政府为保护西湖而需要查找一些史料汇编，虽然可以利用电脑检索，但是有些文件标题上并不一定有“西湖”、“保护”等字样，像政府工作报告中就不可避免地涉及西湖旅游方面的内容。
　　如何使这些原本被略过的信息量一览无遗？杭州市档案馆注意到只有通过全文检索才能使档案资源发挥最大效应。中文全文检索在建立索引时需要对文档进行语言分析，而对海量且种类繁多的档案信息资源进行科学的收集、筛选、分类、检索、及时更新和有效利用，就离不开以信息资源整合、检索、共享、协作和传递为核心的内容管理。
　　但内容管理不仅仅是技术应用，也是一种管理思想方法。自己是否真的需要内容管理？现有的信息化基础是否达到了施行内容管理的要求？数字化加工和内容管理之间的关系如何处理？鞋子是否合脚的问题摆在了杭州档案馆的面前。
　　目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，很难达到社会化程度。杭州档案馆也不例外。其馆藏档案以纸张的存储介质为主（2500万页），辅助的存储介质有磁带（录音带98盒、影像带400卷），黑白照片、彩色照片（10000张）和部分电子文档资料，主要的管理检索模式以手工进行。这样管理档案信息资源难以充分实现经济价值和社会价值，更难适应当代“数字化生存”的形势。
　　其实杭州档案馆的信息化起步并不晚。1989 年它就开始实行计算机应用档案管理，1990年开始了建设局域网，1997年又着手档案数字化项目，还连续五年获得了全省档案信息化评估的第一名。目前，档案局内部网络基本建成，并与市政府高速网络平台连接。
　　根据目前情况，非结构化数据的难以管理已成为档案馆发展的瓶颈。在数字化已有一定基础，信息化取得相关经验的基础上，内容管理也许是杭州档案馆最好的解决方案了。
　　档案馆的外包
　　为了实现这样的思路，杭州档案馆在挑选产品时显得小心翼翼;为了保证试点工作的顺利开展，必须采用成熟的产品;产品选型的集成度必须较高，所以拼合多家成熟产品的方式被排除;产品还必须要有拓展性，为了不限制以后的功能开发，希望现在选用的产品希望是相对底层的;对开放档案的访问和使用需要进行许可、控制和监督，以保护国家安全和档案拥有者的利益;由于档案馆是电子政务的终点站，多种来源的信息需要以计算机存取传输的形式获取，产品必须要有良好的兼容性和开放性。还有一点也至关重要―项目的持续性要求供应商必须不断推出新技术并能够提供客户不间断的支持。
　　通过一番比较，杭州档案局（馆）选择了IBM Content Manager系列内容管理软件产品的增值分销商信雅达。对这个共分三期的，总投入达1300万元的大型电子政务项目，双方都花了很多心思，经历了三个试用与改进阶段，前期光是把需求明确化就费了不少精力。通过三个月的调研工作，信雅达在2004年2月开始系统试用并进行再加工，5月产品定型，最终确定的目标是:涵盖全市档案工作的各环节，以建立全市档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以满足档案利用者和档案管理者需求。
　　信雅达电子政务事业部谈旭炜副总经理承认:“虽然信雅达曾做过不少CM内容管理项目，也针对专业档案馆做过一些信息化项目，但基本都是重资源利用而轻管理。接国内综合档案业务这还是第一次，更何况这次杭州档案馆还提出把资源利用和日常办公业务管理整合在一起，这是没有先例的。”
　　投入了305万元的网上档案馆一期建设在今年8月1日正式运行，其应用软件系统能够实现档案数字化综合应用平台和档案局办公和业务管理应用平台的系统功能。其中，档案数字化综合应用平台是项目的核心应用平台，包括了采集、管理、利用三个系统，并提供权限管理、角色管理、基本数据维护等应用。档案局办公和业务应用平台包括局内办公事务工作和局业务管理工作两部分，有效整合档案数字化综合应用平台这一核心应用，为用户提供统一的应用界面，实现电子文件元数据、安全性、共享性、法律效应。
　　为了保障这些功能的实现，系统采用三层架构即WEB服务器、应用服务器、数据库服务器，应用平台则采用J2EE的标准，并根据需要采用B/S或C/S模块。在一期项目中，档案数字化综合应用平台应用了四台服务器、档案局办公和业务管理平台一台服务器、一台安全服务器。系统还提供包括网上档案馆所有服务器系统以及相关用户客户端在内的完整病毒防护解决方案（包括全部软硬件）。
　　实际上，杭州档案局（馆）把自己的整个IT项目外包给了信雅达。信雅达一方面进行着网上档案馆的建设，另一方面也包揽了数字化加工的工作。杭州档案馆省心省力，只需负责最后的审查验收，而信雅达也乐得全盘接手这么一项大工程。
　　“守夜人”的形象转变
　　尽管早在1958年全国档案馆会议已决定档案馆属于国家文化事业机构，但由于各种原因，综合档案馆并没有迈出实质性的步伐，虽属事业机构但都与档案局这样一个行政主体联为一体，并没有真正像图书馆、博物馆那样成为公众受益无穷的公共场馆。
　　政府信息公开已成为法定义务的今天，一份份原来不公开的或者不知其可查阅的档案解密，是公民在行使自己的知情权，充分了解和参与政府过程。在作好为政府内部工作提供多样的资料信息服务的基础上，原来充当“守夜人”的大小档案馆必须以更开放的姿态面向公众开放。
　　可从单一的保管功能向公共服务功能拓展时，如何更好地为人民服务？资料的丰富程度不再是决定性因素，一成不变的管理机制才是硬伤。而从技术角度上来说，现代化管理手段的缺位是问题的症结所在。
　　2002年11月，国家档案局制定下发的《全国档案信息化建设实施纲要》犹如一声发令枪，如何让信息化助力档案事业的发展，成为全国档案系统热门的一个话题。
　　不少省市都将数字档案馆建设作为规划的核心，但相当数量的省市在做规划时也出现了一种把数字档案馆建设等同于档案信息化建设的倾向。
　　数字档案馆的建设当然有助于档案馆收集社会档案信息，丰富馆藏的线索和途径，从而实现由完全的实体保管模式向信息管理模式的转变，更为档案资源的社会共享提供了可能。但全国已创建的档案馆网站基本都处于展示性阶段，没有一个档案馆网站已将该馆的日常工作流程及信息传播工作完全反映在网站上，更别提能满足观众“想看什么就能看什么”的要求了。
　　目前一些档案馆开始了面向更大发展空间的探索，信息化更丰富了对未来档案馆的想象。
　　杭州市网上档案馆同样没有忽视开拓共享功能,它不仅将把二期工程500万预算的大部分用于开发完善作为政府门户网站子站的发布功能，还争取每年有一项为民做实事的项目推出。如果实现这样的规划，杭州市档案馆的信息化将展示出先天的优势，提供给公众更翔实、更准确的服务。
　　

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