高校OA系统上线初期运行与改进分析

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　　摘要：随着高校信息化程度的提升，高校OA系统应用普及率越来越高。本文基于福建商学院的实例研究，对OA系统上线初期出现的主要问题进行分析，并提出改进对策。
　　关键词：OA系统;高校;改进
　　中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2020）01-0211-02
　　0 引言
　　办公自动化简称OA（Office Automation），它基于计算机技术，通过网络，协助各单位内部员工快速便捷处理公文，有限范围内共享资源，线上进行工作流程的申请审批及各类信息的统一管理。OA无纸化、规范化和高效的特点使其在我国近二十年得以快速推广和使用。
　　1 实施OA系统的背景
　　1.1 高校信息化背景
　　《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2016-2020年）》明确提出从教育信息基础设施、优质教育资源、教育管理信息系统三方面大力推进教育信息化，把教育信息化纳入国家信息化发展整体战略。因此，加快高校信息化建设，搭建优质办公自动化平台成为了各高校提升管理能力的一项有效措施，无纸化办公也顺应了国家构建节约型社会的时代背景。
　　1.2 学校实际情况
　　福建商学院由福建商业高等专科学校和福建对外经济贸易职业技术学院于2016年3月合并后正式成立。作为一所新晋本科院校，该校不同院系和管理部门分散在三个校区，节约管理成本、规范业务流程、提高工作效率、实现多校区信息互通成为建设OA系统的主要目的，在线远程办公也能避免教职工在校区间“多跑腿”。
　　2 福建商学院OA系统建设情况
　　福建商学院OA系统自2019年1月开始正式建设，校信息技术部门和OA建设厂商成立OA系统建设团队。团队通过两个月时间进行各部门走访及各业务表格的收集，明确了此次建设的主要框架，经过近四个月的系统搭建和调试改进，该校OA系统于2019年6月开始试运行。该系统共分为了七个模块，包括公文管理、流程管理、会议管理、用户管理、日程管理、通知公告及工作沟通。
　　3 OA系统使用现状及问题分析
　　3.1 人员登录量较低
　　目前该校OA系统可通过pc端和手机端进行登录使用。Pc端通过校统一身份认证平台进行认证登录，手机端基于钉钉进行开发，用教职工手机号进行实名注册激活。通过管理员对后台的登录统计，教职工在工作日通过pc端的登录量为200人左右;手机端实名激活人数共619人，达到全校教职工总数的75%，但工作日平均登录量为300人左右。从登录人员分布来看，主要集中在学校业务管理部门和各学院行政部门，以授课为主的教师日常登录比例较低，较多教师未形成日常登录OA系统查看信息的习惯。
　　3.2 业务流程使用较少
　　目前系统中已有的业务流程模板共41条，涵盖了校办公室、财务处、人事处等7个部门的常见业务审批流程。经过统计，系统中已在审批或审批结束的业务流程共两百多条，流程量最多的是网络故障报修申请，随后依次是用车申请，校官方邮箱申请，部门网页设计及修改申请。从數据上可以看出，信息技术中心的业务流程在OA中使用最多，其次是校办公室，而人事处、资产管理处、财务处、后勤处和教务处的业务流程均未在OA系统中执行，仍然以线下审批为主。由此可见，尽管已经配置了相关业务审批流程，但大部分管理部门还是使用线下的纸质审批单进行业务流转，对线上审批并未接纳。
　　3.3 公文处理尚未规范
　　由于纸质发文改为网上电子发文，一部分发文人员对网上发文方式不够熟悉，使得公文的字体格式不规范，公文不够严谨;部分起草人对公文该分发的节点人选存在误选，影响了文件发布的时效性;由于种种原因，部分公文起草后未继续进行审批流程，也未作其它处理，导致文件滞留。
　　4 建议与对策
　　4.1 进行推广提高时效
　　在高校办公管理工作中，时效性是顺利实现上情下达的重要保障。只有提高OA系统的上线率，各部门节点处理人才能及时处理手上的待办事宜，使得流程顺利运转，避免出现流程停滞和公文滞留，提高办公管理的时效性。一方面可推广使用手机端OA，如在手机端OA推出一些“传图识字”、“会议签到”、“投票助手”小功能，帮助教职工提高工作效率，进一步提高手机端OA的下载量;另一方面可通过短信、微信等方式与教职工OA账号绑定，实现即时待办提醒，不受地域限制进行公文和流程处理，大幅提高待办处理的时效性;还可在OA中多上线与教职工切身利益相关的功能，如工资查询、考勤查询等，提高OA系统的利用率。
　　4.2 提升系统优化流程
　　持续不断地优化才能使得OA系统满足时代需要和高校需求。一方面随着高等教育的深化改革和发展，高校教学管理方式也在持续更新和改变，OA系统在满足基本办公需求的前提下，仍需要学校信息技术部门持续跟进教育管理部门的新要求，对OA系统进行提升;另一个方面随着OA系统使用人数的增多，使用频率的加大，暴露出的问题也随之增多，因此学校信息技术部门需要建立“问题收集-原因分析-解决方案”的工作流程，规范化对系统进行改进。只有不断优化系统的流程，使系统更具便捷性、可靠性和易用性，才能让OA系统对高校办公的高效运转作用最大化。
　　4.3 转变观念加强培训
　　从系统登录量和流程使用率来看，还有很大一部分教职工仍遵循纸质办公的习惯，不愿改变，甚至对使用信息化系统办公存在抵触和畏惧心理。针对此类现象，一是建议高校信息技术部门为OA系统编制详细的使用说明，尽量采用图文并茂、视频演示的方式，让使用说明更易懂，削弱教职工对使用信息化系统办公的畏难情绪;二是在各部门挑选计算机能力相对较好的教职工作为自己部门的OA部门管理员，学校统一对OA部门管理员进行技术培训，并建立沟通群组，形成逐级的技术传递，帮助教职工形成使用OA的办公习惯。
　　5 结语
　　高校OA系统作为提升高校办公管理水平的主要手段，有效地为教职工提供信息共享平台，提高了办公效率，解决了高校多校区的管理不便。随着智慧校园建设的逐渐铺开，OA系统将纳入智慧校园大平台，成为为高校管理者提供决策依据、提升高校信息化水平和教育办学能力的重要环节之一。
　　参考文献
　　[1] 张敏.浅谈高校OA系统建设初期的若干问题及对策——基于福建教育学院办公自动化实践[J].福建教育学院学报，2012（6）：117-119.
　　[2] 杜静.新形势下高校办公自动化建设改进方向初探——以南京农业大学OA系统建设为例[J].管理观察，2017（14）：143-144.
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