高校档案统计工作中存在的问题与对策

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　　高等学校的档案是学校发展的真实记录,不管是教学科研活动还是管理活动,都留下了丰富的记录。这些档案材料记录着学校发展进步的每一个足迹，记录着学校教职员工工作生活的方方面面。做好高校档案工作，对高校发展具有重要的现实意义和深远的历史意义。高校档案工作内容通常有六个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，在这六个环节中，统计是其中一个重要的环节，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。
　　一、高校档案统计工作的意义
　　高校档案统计工作是学校档案事业建设的重要基础工作。档案统计是了解和掌握学校档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的发展水平，揭示档案工作的一般规律，不仅可以提高档案的管理、服务水平，还可以准确地反映学校馆（室）藏档案的数量，利用档案情况，档案部门工作量大小，人力、物力、财力需求等，为制订高校档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。
　　二、高校档案统计工作的现状
　　搞好高校档案的统计工作，做到心中有数，可以有效地发挥档案的历史作用及参考和凭证作用，服务于高校，服务于社会，这是档案管理工作的根本所在。但长期以来，档案管理工作基本上是经验型的，只注重档案的收集、整理和利用，而忽视了统计工作。统计工作只停留在对有关档案直观数据的登记上，如进馆档案多少，提供档案数量、利用人次等，停留在填写数字，应付上报任务的阶段。目前大多数高校档案馆（室）的统计工作并不尽如人意，还有很多这样或那样的问题，笔者认为主要体现在以下几个方面：①对高校档案统计工作的重要性认识不够；②档案统计人员变化频繁、不稳定，缺乏专职的统计人员；③档案统计人员业务素质有待提高；④统计手段落后，统计数字水分比较大，不真实；⑤档案统计信息自动化水平不高。这就从根本上决定了高校档案馆（室）统计工作的落后状况。
　　三、改进高校档案统计工作的对策
　　当前高校档案馆（室）统计工作不适应档案事业迅速发展的需要，落后状况亟待改进。通过多年从事档案管理工作中的实践，笔者认为应从以下几方面着手：
　　1.要提高对高校档案馆（室）统计工作重要性的认识。众所周知，档案工作在高校并不是主流工作，如果连高校档案馆（室）的工作人员都不重视统计工作的话，那么档案馆(室)的上级领导势必不会对档案统计工作给予更多的关注。所以档案工作人员要充分认识统计工作是高校档案馆（室）基础工作的重要组成部分,是档案馆（室）实行科学管理的依据,要做好档案馆（室）各项工作，把档案馆各项业务工作不断引向深入,就必须把统计工作放在重要位置上，纳入到档案馆（室）工作的正常轨道里，以科的学态度认真地对待它，真正把档案馆(室)的统计工作抓好。最重要的是，通过高校档案馆（室）的努力，让领导真切感受到统计工作的重要性，因此更加重视统计工作，同时也可为统计工作的开展提供更多的便利条件，包括人力、物力和财力等。
　　2.要建立一支稳定的统计工作队伍，并且要提高档案统计人员的素质。高校档案馆（室）要确定专人负责统计工作，保持统计人员的相对稳定。不要频繁更换统计人员，这样容易造成统计工作的不连贯性。新人接手后，不能马上进入角色，还要有一个熟悉的过程。同时要加强档案统计人员统计业务的培训，尽快掌握专业知识适应统计工作的需要。高校档案馆（室）还要制定统计工作岗位责任制，真正做到职责明确，统计准确，可靠无误，为高校档案工作的展开发挥作用。
　　3.统计工作要规范化，而且贵在持之以恒。高校档案统计工作规范化是一项长期的任务，短时间内突击抓一下很有必要，更重要的是应常抓不懈，持之以恒。要改变目前高校档案馆（室）统计工作的现状，就必须把高校档案管理中的统计工作作为一项重要工作内容纳入到高校档案馆（室）的工作规范之中。要结合高校档案工作的实际情况制订相应的统计工作制度和统计工作考核标准，完善统计的项目内容和数据分析的具体要求，使统计工作制度化、规范化，作为指导和检查统计工作实践活动的依据。
　　4.采取科学的档案统计方法，提高档案统计质量。档案统计的生命在于真实，统计数据必须准确。档案统计工作不应是对数字简单的加减，也不能仅仅满足于统计数据的积累。统计人员要有强烈的责任心，有主动服务的意识，对统计指标的理解要透彻。在平时的工作中，要把提高统计质量当作大事来抓，采取切实有效的措施，例如将统计工作化整为零，每月或定期进行相关的统计；结合高校档案馆（室）的实际情况，统计指标要细化，要有针对性，统计出来的数据要为档案工作及学校的发展服务。这样就避免了在需要时才手忙脚乱地去翻找，既费时又费力，所得数据通常还不准确的情况发生。
　　5.把档案统计工作的重点放在档案统计数据的综合分析研究上。只有加强对档案统计数据的分析，才能充分发挥档案的最大效益，更科学、更合理的利用档案。做好档案统计工作不是最终目的，利用档案统计数据为高校、社会提供服务才是实现档案价值的关键所在。目前我国高校档案数量增长很快，利用统计数据可以清楚地了解高校档案的增长速度和趋势，进而有目的、有计划地合理安排经费的使用；通过统计数据还可以掌握高校信息开发的利用情况，以配合高校需求及时地调整人员、设备的配置，便于更好地开发档案信息资源，服务用户。
　　6.加强档案统计工作的现代化建设。档案统计工作需要大量的、浩繁的数据，其采集、整理、加工必须利用现代设备。提高档案统计的基础是相关硬件和软件的建设，这是实现档案现代化管理的基本前提。高校档案部门首先要注重加强相关硬件和软件的建设，大力推进档案信息管理现代化建设。目前我市大多数高校档案馆（室）的硬件设备基本齐全，也都依托高校自身的优势，各自开发设计了新的统计软件，以适应不断前进的高校档案工作的需要，使档案统计工作与档案信息管理现代化建设同步发展，加速了高校档案工作现代化的进程。
　　作者单位：中国民航大学

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