中央高校基本科研业务费项目管理信息系统的设计与实现
来源:用户上传
作者:
摘 要：通过调查同济大学基本科研业务费项目管理用户需求和分析项目管理业务流程，文章设计并实现了同济大学基本科研业务费项目管理信息系统，目标是解决中央高校基本科研业务费项目管理过程中存在的手工录入信息出错、信息孤岛和工作效率低的问题，从而推动学校科研管理信息化建设进程，提升科研管理服务质量，为国内科研院所和兄弟高校推进基本科研业务费项目管理信息化建设提供参考。
关键词：基本科研业务费;项目管理;信息系统
中图分类号：G644;G647 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2020）05-0057-04
一、引言
自2009年开始，为贯彻落实《国家中長期科学和技术发展规划纲要（2006-2020年）》，完善高校科研经费投入制度，提高高校的自主创新能力和高层次人才培养能力，中央财政设立中央高校基本科研业务费（简称“基本科研业务费”）专项资金。[1]基本科研业务费的使用和管理实行项目制。目前，同济大学基本科研业务费项目分六大类，包括青年人才培育类、重点项目培育类、学科交叉预研类、国际合作与交流类、智库和学术影响类、科技创新与科普类。每一大类项目由学校不同职能部门完成管理。基本科研业务费项目管理实行全过程控制，包括项目申报、项目评审、项目立项、经费拨款、过程管理、年度执行情况检查、项目结题、绩效评价等。科研管理部是学校基本科研业务费专项资金的牵头主管部门，负责会同相关职能部门进行项目管理，并每年按教育部要求报送经费使用及绩效自评报告。[2]
随着学校持续推进一流大学建设，基本科研业务费项目数量和经费持续增长，项目管理难度加大，一些问题日益突出，其中跨校区业务办理问题、手工处理与数据标准化问题和科研系统、财务系统相互独立不互通问题较为严峻，给学校科研人员和管理人员带来了很大困扰。传统的管理模式已无法满足复杂的科研管理工作需求，而随着科技的进步及计算机技术、网络技术和数据库技术的快速发展，使信息的收集、统计和交换更加简单方便。为此，我们采用Web应用前端开发技术和以MVVM为基础框架，使用Python 3.7.0和Ruby on Rails等作为开发语言及管理工具，MySQL 5.7.21和Redis 4.0.1等作为后台数据库，设计并实现了同济大学基本科研业务费项目管理信息系统。[3]
二、基本科研业务费项目管理信息系统的开发目标
本系统开发的目标是通过与学校信息中心、财务系统信息对接，为学校科研管理部门、项目业务主管部门、项目所属院系和科研人员开发方便使用的基本科研业务费项目管理信息系统，一方面使用计算机、互联网替代传统的手工或者借助Excel等办公软件对项目进行管理，解决录入和计算错误、工作效率低等问题;另一方面为广大科研人员和管理人员提供一个快捷的管理、浏览和查询信息的平台。[4]
系统用户角色和功能分为如下六个层次：①项目分管领导，负责基本科研业务费项目总体管理，对项目专职主管的业务进行审核。②项目专职主管，负责基本科研业务费项目具体工作组织协调，对项目业务主管草拟的通知、公示等项目管理文档进行审核，并在教育部项目信息报送要求方面按年度编制项目信息表。③项目业务主管，按项目一级分类分管项目的申报、评审、立项、拨款和执行监管等工作，负责草拟通知、公示等项目管理文档，并审核项目申请表、计划任务书等项目技术文档。同一大类的项目允许有多个业务主管，同一用户可以负责多个大类项目，且具有相同的处理权限。④院系科研分管领导，负责审核项目所属院系项目申请表、计划任务书等项目技术文档，可以设置院系科研秘书角色，授权其负责项目管理。⑤院系科研秘书，协助院系科研分管领导负责项目管理，院系科研秘书和院系科研分管领导具有相同审核操作权限。⑥普通用户/项目负责人，学校教职工的默认角色，可以登录系统查看通知公告、申请项目和管理个人所负责项目。
本系统主要实现如下目标：①对基本科研业务费项目进行全过程控制;②基本科研业务费项目申请表、计划任务书等项目技术文档的生成、打印、输出和审核功能;③基本科研业务费项目申报通知、立项公示等项目管理文档的草拟、审核和发布功能;④基本科研业务费项目数据汇总统计和查询功能;⑤教职工本人和项目所属院系承担基本科研业务费项目信息和经费使用情况查询;⑥支持各种主流浏览器，具有友好的用户使用界面;⑦对用户输入的数据，系统进行严格的数据校验，排除手工录入错误;⑧要求系统的数据保密性强，通过为每个用户设置使用权限来实现;⑨系统运行稳定、安全可靠。
三、基本科研业务费项目管理业务流程分析
根据同济大学中央高校基本科研业务费项目有关管理办法和从工作实际出发，在充分考虑学校内部管理体系、资源共享、信息交换等方面的复杂需求基础上，可以分析描述基本科研业务费项目申报、立项、拨款、年度执行情况检查和结题验收等的全过程管理业务流程，由于篇幅限制，本文仅对项目申报和理想管理业务流程做分析描述。
1.项目申报管理业务流程分析
项目申报管理业务流程图如图1所示，业务流程分析描述如下：项目业务主管发起草拟项目申报通知操作，项目专职主管和项目分管领导依次审核通过后，普通用户可以查看项目申报通知。普通用户填写项目申请表后报送项目所属院系审核，院系科研分管领导或院系科研秘书和项目业务主管依次审核项目申请表内容，项目业务主管在审核项目申请表后编制项目申请汇总表，并组织下一步项目评审，项目申报管理业务流程结束。
2.项目立项管理业务流程分析
项目立项管理业务流程如图2所示，该业务流程分析描述如下：项目业务主管发起草拟项目立项公示操作，项目立项公示内容分别通过项目专职主管和项目分管领导审核后公开发布，普通用户可以查看项目立项公示。待公示期满，项目业务主管发布项目批准通知给项目负责人，项目负责人根据项目批准通知意见填写项目计划任务书，并报送项目所属院系审核，院系科研分管领导或院系科研秘书和项目业务主管依次审核项目计划任务书内容，项目业务主管在审核项目计划任务书后编制项目信息表，并组织下一步申请拨款，项目立项管理业务流程结束。 四、基本科研业务费项目管理信息系统功能设计
通过用户需求調查和业务流程分析，可以建立基本科研业务费项目管理信息系统功能结构图，如图3所示。该系统功能模块包括通知公告模块、我的项目模块、我的任务模块、我的审核模块、系统设置模块、统计报表模块。各模块功能如下：①通知公告模块，普通用户可以在网上查看项目申报通知和立项公示等项目管理文档。②我的项目模块，普通用户和项目负责人可以在网上完成添加、修改、删除、生成和下载项目申请表、计划任务书等项目技术文档操作。③我的任务模块，项目业务主管可以在网上完成添加、修改、删除项目申报通知、立项公示和申请拨款等操作。④我的审核模块，院系科研分管领导、院系科研秘书、项目业务主管可以在网上完成项目申请表、计划任务书等项目技术文档审核操作。项目专职主管、项目分管领导可以在网上完成项目申报通知、立项公示等项目管理文档审核操作。⑤系统设置模块，项目专职主管等用户可以在网上完成用户角色管理、组织机构管理、项目分类管理、业务审查规则管理等操作。⑥统计报表，项目专职主管和院系科研分管领导、院系科研秘书可以在网上查询、下载项目申请汇总表和项目信息表等操作。
五、基本科研业务费项目管理信息系统主要功能介绍
1.我的项目
（1）项目申请书
该模块对项目申请表信息进行显示、添加、修改、删除、生成和下载pdf文档。用户在添加项目申请信息“基本情况”、“可行性方案”、“经费预算表”、“附件列表”后，系统会自动生成唯一的项目申请表编号。填写完成后系统自动生成pdf文档供下载。项目申请表必须在规定的填报起止时间内提交审核才是有效的。申请书填报页面如图4所示。
（2）项目计划任务书
该模块对项目计划任务书信息进行显示、添加、修改、删除、生成和下载pdf文档。项目计划任务书由项目第一申请人负责填写，系统自动填写项目申请表中的资料，减少重复提交，项目负责人只需填写“主要任务和目标”、“年度研究计划”、“考核指标”和“主要研究人员”等信息。填写完成后系统自动生成pdf文档供下载。项目计划任务书必须在规定的填报起止时间内提交审核才是有效的。
2.我的任务
（1）草拟申报通知
该模块提供草拟、编辑、删除申报通知功能，由项目业务主管按年度草拟项目申报通知，设置项目申报起止时间，并可以根据业务规则库的条件设置形式审查规则内容和规则参数，如限项要求、年龄要求、职称要求等。在填报项目申请书时，系统会对科研人员进行形式审查，不符合条件的不允许申请。
（2）草拟立项公示
该模块提供草拟、编辑、删除立项公示功能，项目评审结束后，由项目业务主管草拟立项公示，内容包括标题、公示内容、设置公示起止时间，并筛选已经通过项目评审拟立项资助的若干项目，检查无误后提交审核。
3.我的审核
（1）项目申报审核
该模块提供项目申请表查询和审核功能。项目申报审核由院系科研分管领导或院系科研秘书和项目业务主管依次进行，可以选择批量审核或者逐项审核，任何一级审核不通过则返回申请人修改或终止申请，系统自动记录各审核环节的时间、意见、审核结论和审核人等信息。
（2）项目审核
该模块提供项目计划任务书、年度执行情况报告、结题报告等项目技术文档查询和审核功能。项目年度执行情况报告审核由院系科研分管领导或院系科研秘书和项目业务主管依次进行，可以选择批量审核或者逐项审核，任何一级审核不通过则返回第一项目负责人修改或终止执行，系统自动记录各审核环节的时间、意见、审核结论和审核人等信息。
（3）申报通知审核
该模块提供项目申报通知、立项公示、年度执行情况检查通知等项目管理文档查询和审核功能。项目申报通知审核由项目业务主管和项目分管领导依次进行，任何一级审核不通过则返回项目业务主管修改或终止执行，系统自动记录各审核环节的时间、意见、审核结论和审核人等信息。
4.系统设置
本系统设置包括用户职能角色设置、组织机构设置、项目分类设置、规则库和失信人员名单设置和邮件通知模板设置。
六、结束语
同济大学中央高校基本科研业务费项目信息管理系统自2018年10月上线以来，生成各类项目文档3000余项，累计用户访问量15000余次，为科研人员提供了便捷，受到了广泛好评，用户满意度总体良好。由于基本科研业务费项目管理信息系统上线不久，用户还需时间对基本科研业务费项目管理信息系统的具体操作流程进行熟悉。另外，基本科研业务费项目管理信息系统的系统兼容性还需进一步调试和完善，系统开发团队将根据用户的反馈意见不断改善升级，以期为广大用户提供更为高效便捷的服务。一流大学离不开一流信息化保障，基本科研业务费项目管理信息系统是学校信息化建设的重要组成部分。基于Web的基本科研业务费项目管理信息系统的开发必将极大地提高项目管理的效率，兑现“让信息多跑路、让群众少跑腿”的承诺，进而提升科研管理服务质量，推动高校科研管理信息化建设的进程，实现高校科研信息管理的科学化、规范化、高效化。
参考文献：
[1]财教[2016]277号.关于印发《中央高校基本科研业务费管理办法》的通知[Z].
[2]同济大学“中央高校基本科研业务费”专项资金管理办法（同济财[2018]3号）[EB/OL].[2018-02-08]. http：//tjcwc.tongji.edu.cn/index.php？classid=9717&newsid=17487&t=show.
[3]王盾，李季.面向需求的农业科研管理信息系统的研发设计探讨——以宁夏农林科学院为例[J].农业图书情报学刊，2014（3）：31.
[4]蒋君.基于SOA的高校实验室管理系统的设计与开发[D].成都：电子科技大学，2012：11.
（编辑：王天鹏）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/9/view-15156159.htm
