软件开发促进专业知识学习探讨

作者:未知

  摘  要 对Access数据库管理系统的特点、数据处理的优势及其适用的场景进行分析,对财务管理中的总账管理问题深入分析,提出总账管理系统概念模型,并结合网络调研,说明财务管理专业学生以Access开发小型财务管理软件的可行性。
  关键词 Access;数据库管理系统;财务管理;总账管理;概念模型
  中图分类号:G642    文献标识码:B
  文章编号:1671-489X(2019)23-0128-03
  1 问题提出
  财务管理专业致力于培养能在财务管理领域胜任专业工作的人才,能够从事财务管理、会计、金融管理等工作,具有较强的信息获取以及分析和解决财务管理实际问题的能力。依据财务管理专业的培养目标,本专业学生不仅需要完成理论知识的学习,还要完成相关技能方法的实践。
  财务管理专业相关的理论知识包括企业财务管理的基本理论、企业财务管理的基本方法、会计财务的发展状况、会计理论的基本知识以及日常业务核算的基本理论和方法。另外,财务管理专业还需要掌握相关的技能方法,如财务管理专业的学生需要依据财务数据信息针对企业筹资、投资、日常运营及分配等核心问题加以分析并做出决策;财务会计需要学生掌握对企业日常经济业务的账务处理方法;管理会计需要学生掌握多种财务数据的处理和分析方法,包括变动成本法、本量利分析、预测分析、短期经营决策分析、全面预算以及责任会计等内容;财务分析需要学生利用企业财务报告等资料进行战略分析、会计分析,并以此为基础,对企业各项财务能力包括盈利能力、偿债能力、营运能力和发展能力进行分析。
  从财务管理专业的培养目标可以看出,无论是学生所学习的理论知识、技能方法及将来可能从事的工作,还是实际工作中需要解决的问题,都需要财务管理专业的毕业生拥有很强的数据获取和信息分析能力。而这种能力的培养仅靠理论知识的学习和案例情景的假设与推演是远远不够的,为了让学生对所学知识有深刻的认识,并加以内化,需要借助有效的工具将知识转化为应用,在实际应用中强化知识、培养能力。
  2 Access对软件开发的支撑
  Access关系数据库管理系统是微软把数据库引擎的图形用户界面和软件开发工具结合在一起的一个数据库管理系统,是Microsoft Office的一个成员。在处理海量数据时,大多数非计算机专业的学生以Excel作为处理工具,但是遇到复杂问题时,Excel难以胜任,如处理大量数据、表单之间关系、数据检索等。与Excel相比,无论是用户界面的设计,还是对海量数据的管理;无论是一条数据的查询,还是与外部数据的交换,Access关系数据库管理系统都具有很大的优势。
  1)支持图形用户界面,开发界面良好。图形用户界面,又称图形用户接口(Graphical User Interface,GUI),是指采用图形方式显示的计算机操作环境。友好的图形界面设计有利于用户对数据进行管理。在利用Access开发数据库管理系统时,Access充分支持良好的图形界面设计。与Access数据库的此项优势相比,Excel需要了解各个表格以及表格中数据之间的关系,然后通过表格进行数据的收集和应用。很明显,使用Excel通过操作内部大量的表格来管理大规模数据,显得较为烦琐、不实用。
  2)支持管理海量数据,数据管理高效。Access数据库之所以能有效地管理海量数据,主要在于其能够很好地支持底层数据结构的设计,这种结构不仅能够支持基本数据的保存,而且能够体现数据表之间的各种关联(即数据之间的相互关系),而Access数据库则能够很好地支持用户依据关系数据库理论规范地设计这种底层的数据结构。另外,Access数据库支持用户通过图形界面方便地收集数据资源,通过软件设置安全地加密数据资源,最终合理地规划并使用数据。
  3)便于数据查询,提升数据查询的效率。数据资源的增加、删除和修改是数据库系统必备的功能。除此之外,查询是数据资源管理的一项重要内容。通过多年的数据积累,公司财务或经营数据大量存储,此时如果需要从结构复杂、数量巨大的数据中查找某一次的经营数据,即便是在Excel文档中检索,效率也是比较低的,而在数据库中检索可能只需要几秒钟。
  4)导入、导出多种格式数据,有效地与外界交互。数据库需要录入的数据量较小时,直接通过窗口添加即可;如果需要录入的数据量较大,且已经以某种格式的文档存在,就需要利用Access的外部数据导入功能,快速地将外部数据导入数据库管理系统。通常数据库系统的数据只需要录入一次即可,所有数据信息都可以根据需要进行归类、整理、调用。比如,如果平时使用Excel管理订单数据,那么月底统计时,只需要使用数据库系统将Excel格式的订单数据导入数据库即可,所有的统计信息都可以根据需要定制完成统计报表。
  Access数据库适合于非计算机专业的人员在不使用任何代码的情况下开发出不错的软件,主要用于中小型企业、大公司内部部门级各类小型数据库管理系统的开发与应用,如财务管理、生产管理、销售管理、库存管理、人事管理、培訓等各类企业管理软件。财务管理专业性强、知识面广,财务管理类软件系统开发,开发者首先要了解财务管理。在开发财务管理相关软件的过程中,非财务管理专业相关的软件开发人员需要与用户(即财务管理人员)保持密切的联系,从而充分了解财务管理相关的业务。而财务管理专业的学生对于开发财务管理专业相关的软件有着先天的优势(即充分了解财务管理相关的业务流程),缺少的只是一个适当的工具。另外,财务管理专业的学生必须具备一定的数据处理能力,其中最重要的一项技能就是对于财务相关数据的收集和处理,而Access恰好可以提供这方面的技术支持。
  Access数据库不仅可以管理各类财务数据,而且可以用来开发财务管理软件,可以系统地将财务相关知识融合到软件中去,并实现财务管理的实际业务流程。通过财务管理相关知识在软件中的实际应用,一方面加深了学生对于专业知识和技能技法的理解;另一方面,通过系统中财务数据的统计与分析,使得发现企业发展过程中新的问题或新的机会成为可能,进一步提升学生分析问题、解决问题的能力。   3 总账管理系统
  总账管理业务  在财务管理专业知识的学习中,总账管理是整个会计核算的核心,应收账、应付账、现金管理、固定资产核算、工资核算等各模块都以其为中心,保障财务信息与业务信息的一致性,为企业决策层提供实时的财务管理信息。为了验证Access数据库管理系统对于财务管理小型软件系统开发的支撑,笔者以财务总账管理的业务流程为例,分析总账管理系统的概念模型。
  为了更好地掌握总账管理系统的操作流程,要先了解手工核算方式下总账管理的基本业务流程[1]:根据原始凭证,填制记账凭证;根据记账凭证及所附的原始凭证,逐笔登记日记账;根据记账凭证及所附的原始凭证,逐笔登记明细账;根据记账凭证,定期编制科目汇总表或汇总记账凭证;根据科目汇总表或汇总记账凭证,定期登记总分类账;定期核算总分类账、日记账、明细分类账;定期进行财产清查;根据核对无误后的总账、明细账编制会计报表。
  总账管理系统的业务流程是在手工总账管理业务的基础上抽象出来的,其主要任务是提供凭证管理(原始凭证、记账凭证)、科目管理、账簿生成(日记账、明细账和总分类账)和期末结账(总账清查、会计报表)等功能。对比计算机方式和手工方式的工作内容和流程,计算机方式的优势在于工作量较小,凭证、账簿、报表等查询分析数据的方便性和灵活性较好。
  总账管理系统的概念模型  所有软件开发人员都会面临如何满足最终用户需求的问题,在解决用户问题之前,必须了解用户的总体需求。
  1)数据的编辑功能。数据的编辑包括添加、删除和修改,这是一个数据库系统最基本的功能。在总账管理系统中需要完成凭证表(凭证编号、凭证名称、日期、摘要、会计科目、记账方向、金额、凭证字号、张数、制单人等)和科目表(科目代码、科目名称、科目类别、期初借方余额、期初贷方余额、余额方向等)[2]等基础数据的编辑功能。Access数据库系统能够提供易用的图形用户界面,完整地支持用户完成数据编辑功能。
  2)数据的查询功能。查询是数据库管理系统的主要功能之一。在总账管理系统中,需要实现总账、分类账、明细账及凭证等数据的查询。Access数据库系统提供了多种数据查询功能,包括依据单条件或多条件的查询方式,支持用户基于基礎数据完成总账、分类账及明细账的查询。
  3)数据的统计、汇总及报表打印等功能。数据库中完成数据的统计、汇总及报表的设计是比较高级的应用,在Excel中可以实现数据的统计与汇总,但对于报表的形成与打印则比较困难。在总账管理系统中,需要通过数据的统计、汇总,得到企业的期末结账、资产负债表、损益表等有价值信息。Access数据库管理系统的报表对象能够很好地支持数据的整理及报表设计工作,支持基于基础数据通过生成表查询生成损益表和资产负债表。
  依据系统的功能需求,总账管理系统中的基础数据表包括凭证表和科目表,而且科目表和凭证表之间是一对多的关系。
  通过上述分析可见,财务管理专业的学生开发小型财务管理系统,不仅能够更好地了解所学专业的业务流程,而且能够更好地认识其中的知识细节,从而既学习了书本知识,又从应用层面加以实践,进一步加深了对于知识的认识。因此,借助Access数据库管理系统能有效增强学生学习的效果。另外,在线调研发现,利用Access数据库管理系统可以开发多种小型财务管理系统,如记账系统、核算系统、会计系统及简易财务系统等,更重要的是相关系统的开发人员并非计算机专业人员[3],进一步说明非计算机专业(如财务管理专业)学生利用Access实施软件开发具有可行性。
  4 结语
  Access是一款数据库应用的开发工具软件,适合于非计算机专业学生使用。本文结合Access数据库管理系统的特点和财务管理专业的特点,通过对总账管理系统概念模型的分析,说明利用Access数据库管理系统开发小型总账管理系统是可行的。财务管理专业的学生(非计算机专业的人员)利用Access数据库管理系统将财务管理的专业知识转化为实践应用,可有效促进专业知识学习,实现专业培养目标。
  参考文献
  [1]叶桂中,冯俊萍.会计电算化应用教程[M].上海:立信会计出版社,2008.
  [2]吴水澎.会计学原理[M].北京:经济科学出版社,2011.
  [3]Access软件[DB/OL].http://www.accessoft.com.
  项目支持:中国劳动关系学院2014年教育教学改革项目(专项)“新建本科院校文科类专业实验教学现存问题及对策的研究与实践——以中国劳动关系学院为例”(项目编号:jgzx1402)。
  作者:孙杰,中国劳动关系学院数学与计算机教学部,讲师,博士,研究方向为大学生计算机教育、实验教学等(100037)。
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