从语用学角度研究商务写作
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作者: 杨超
摘 要： 本文从语用学的角度探讨商务写作的语篇特点和模式，着重分析礼貌原则在商务写作中的应用。通过分析，更准确把握商务信函的内容和措辞，以及预期的效果，等等，以协助商务交际的顺利进行，为商务写作的教学提供参考和理论依据。
关键词： 语用学角度 礼貌原则 商务写作 语篇分析
1.引言
Halliday指出不但要用很明确的形式来规范文本，而且要把这些文本放到社会文化环境中，这样的环境是非语言的（Halliday，1985）。研究者在探讨语言使用时，是把语言放入到说话人或写作者的语境当中的。他们更多地关注说话人和话语之间的关系，而不是话语的使用。也就是说，通过使用所指、预设、暗示及推论等用语的时候，语篇分析者就在描述说话人和听话人在做什么，而不是在分析句子与句子之间，命题与命题之间的关系是什么（Brown.G & Yule.G，2000：27）。所以，在讨论语篇时，学者就会提出许多有影响的理论、如合作理论、礼貌原则，会话含义等（丁言仁，2000：263―273）。本文从礼貌原则的角度对商务写作进行语篇分析，希望能帮助学习者更准确地把握不同的商务交际活动中信函的内容、措辞及其所要达到的目的等，为商务写作教学提供理论基础和参考。
2.商务写作的分类及特点
商务写作包含了实用写作的不同类别，比如文秘书信、商业通信、私人信件等，其中商业通信又分为讯盘、报盘、回盘、合同等。这些信函共有四个目的：第一是传达信息；第二是提出要求或是告知交际中的某些变动；第三是回复对方的来信；第四是提出可供选择的方式方法。写信是商务交际中最主要的方式。就词汇而言，商务信函使用的词汇大致可分为五类：（1）普通词汇；（2）惯用词汇；（3）专业词汇；（4）缩略词汇；（5）广告词汇。商务信函的句子简短，多用主动语态、现在时态和肯定句式等。同样，受其目的影响，商务信函的语篇结构形式固定，段落特征明显，衔接和连贯自然清楚。在格式上，商务信函包括基本部分和特别部分。基本部分又包括开头、日期、收信人的称呼或姓名、问候语、正文、结束语及签名等。这七个小部分是一封商务信函最重要的部分。除此之外，特殊部分是指写信人认为必须加上去的其他重要信息，比如附言、复印件、参考信息、要特别注意的事项等（王素清，1996：17－23）。
3.礼貌原则的内容
Leech提出的礼貌原则包括六个准则，每条准则包含两条次则（Leech，1983：132）。
（1）策略准则（tact maxim）：尽量少让他人受损，尽量多让他人受益；
（2）宽宏准则（generosity maxim）：尽量少让自己受益，尽量多让自己受损；
（3）赞扬准则（approbation maxim）：尽量少贬低他人，尽量多贬低自己；
（4）谦虚准则（modesty maxim）：尽量少赞扬自己，尽量多贬低自己；
（5）赞同准则（agreement maxim）：尽量少反对他人，尽量多赞同他人；
（6）同情准则（sympathy maxim）：尽量少反感他人，尽量多同情他人。
4.礼貌原则在商务写作中的运用
商务写作中使用各种礼貌原则是为了缓解威胁到面子的行为。比如，在信函的开头，恭维语作为一种礼貌言语行为，起着问候、鼓励、致谢、打开话题及缓解矛盾等作用。例如：
Dear Mr. Smith：
Thank you for your letter of September 11. It is always a pleasure to hear from our long-term customers.
（1）策略准则在商务写作中的运用。
策略原则在商务交际及写作中多体现为写信人发出的邀请、介绍、推荐等言语行为的得体程度。例如：
I am greatly honored to recommend Mr Li to work in your company.He is excellent in architecture design with 10 years of working experience.Knowing how badly you are in need of this kind of talents，I’m sure you’ll find him the very person you are looking for.
在上面的推荐信中，写信人没有强行给收信人推荐谁，而是周到地从对方的角度考虑，为其推荐公司急缺的人才，从而尽量让收信人受益。
（2）宽宏准则在商务写作中的运用。
在商务交际和写作中，为达到交际的成功而主动承担责任，体谅对方而道歉就是很好的例子。比如：
The purpose of this is to convey to you my sincere apologies for any inconvenience you may have experience last month with respect to the installation of your Internet high speed service.
（3）赞扬准则在商务写作中的运用。
赞扬是正面的，言辞越直接，赞美之意就越浓烈，话语行为越礼貌。表扬信是赞扬准则在商务写作中的最佳范例。因此，赞扬准则也需使用得当，赞扬信才能达到预期的效果。如果一味吹嘘，就会适得其反。例如：
I am writing this letter to thank you for your warm hospitality accorded to me and my delegation during our recent visit to your beautiful country. I would also like to thank you for your interesting discussion with me which I have found very informative and useful.
从例句中的措辞，如interesting discussion，informative and useful，可看出写信人充分肯定了收信人所付出的努力及其取得的成果。
（4）谦虚准则在商务写作中的运用。
在人际交往中，人们习惯贬低自己，颂扬他人。在商务交际和写作中，邀请信函中可用礼貌的语言邀请客人参加宴席、晚会等。比如：
You will receive a package in about a week.It is a humble gift I hope you will accept is as a small token of my gratitude for your timely help.
不要以为humble，trifling等词表示礼物真的有多么的微不足道，这只是写信人为了表达感激之情采用的谦虚态度。
（5）赞同准则在商务交际及写作中的运用。
赞同准则要求人们设身处地为他人着想，是解决矛盾冲突的好途径。在商务写作中，对于投诉信的回函，需要利用赞同准则平息投诉人的怒火。比如，投诉人在网上购书后，不满书中内容与介绍的不相符及货品发送时间太长。在接到此类信函时，首先要采取赞同准则，接受对方的投诉，以缓解其不满情绪：
As the manager for the on-line book service，I can understand your complaints owing to our work which is not satisfactory.Therefore，I am writing this letter for the purpose of expressing my apology.
（6）同情准则在商务交际和写作中的运用。
慰问信或者吊念信是同情准则在商务交际中的具体体现，其语言委婉适中，给收信人带去温暖和希望。比如：
①It broke my heart to see all those pictures of those whose homes have been destroyed in the tragic hurricane.I am really worried about you and your family，and all your friends there.
②I can only imagine how difficult this time must be for you，and I want to extend to you my unwavering support.
第一句话表达了对收信人的关心和同情，第二句给收信人安慰和支持，鼓舞其克服自然灾害。
礼貌原则能帮助人们在不同的商务交际活动中采取恰当的话语策略，达到交际目的。在商务写作中，写信人可以根据不同的商务场景，使用合适的表达方式及得体的措辞，达成预期的商务目标。
5.结语
用语用学原则对商务写作的语篇分析，可以得出以下结论：（1）在商务写作和教学中，语用学原则确实可以为学习者提供理论依据和参考；（2）礼貌原则让学习者了解在各种商务交际场景中使用得体的表达方式和措辞，能更好地完成商务活动。随着对商务写作研究的发展，越来越多的理论能有效帮助商务交际及写作，这对商务写作教学来说非常有意义。
参考文献：
［1］Brown，G and Yule，G. Discourse Analysis［M］.New York：Cambridge University Press，1987.
［2］Halliday，M. A. K. An introduction to functional grammar［M］.London：Edward Arnold & Co，1985.
［3］Leech，G.Principle of Pragmatics［M］.New York：Longman. 1983.
［4］丁言仁.语篇分析［M］.南京：南京师范大学出版社，2000.
［5］王素清编著.国际商务写作教程教师用书.北京：对外经济贸易大学出版社，1996.
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