信息化背景下高校档案管理的思考

来源:用户上传      作者: 李　丽　周　丹

　　摘 要: 本文从目前高校档案管理工作中存在的问题出发,对信息化背景下高校档案管理工作进行了思考,并从优化高校档案管理模式,实现档案信息数字化,进行高校档案信息化管理标准规范建设及提高高校档案信息化管理队伍素质四个方面进行了论述。
　　关键词: 信息化 高校档案管理 存在问题 思考
　　
　　档案工作是一项社会性的信息服务工作,它不是为了管理档案,而是为了开发利用档案并使其在社会生活中实现价值,这是档案工作的根本目的,也是推动档案工作发展进步的内在动力。当今世界的高等教育发展已进入一个以信息技术应用为核心的崭新阶段,在这样的信息化大背景下,高校的档案管理必须主动适应信息时代的发展需要,积极提高高校档案的信息化管理水体,从而保证高校的各项管理能够健康快速地运行。
　　
　　一、高校档案管理工作存在的问题
　　
　　1.思想观念落后。
　　高校档案工作是高校信息资源现代化的基础和重要的组成部分,因此,高校档案工作的内容与形式需要不断创新,不断发展。但有些领导对档案工作的必要性和重要性认识不够到位,还没有充分认识到档案在推进整个学校发展中的重要作用,认为档案工作是一项附带工作,做好做坏无关紧要,对学校的影响不大,因而在行动上表现出对档案工作的重视不够,没有对学校档案事业发展进行规划和总结,对档案工作的支持力度不够,没有养成利用档案开展各项工作的习惯。另外,受传统思想和体制的影响,档案部门只重视对档案的整理、编目、接待查阅等基础的档案管理工作,对如何优化馆藏、提升服务功能等方面没有具体的目标和措施。再者,档案人员素质较低,一些学校把档案管理岗位视作“照顾”岗位,安排“老、弱、病、残”及“关系”人员到档案管理岗位上从事“轻便”工作,而且不重视对档案人员的继续教育、知识更新。
　　2.工作量大,效率低下。
　　档案管理是十分繁重和琐碎的工作。由于大多数的档案都是纸质的档案,无论是分类还是校对,都要耗费大量的人力资源和时间,效率很低,而且容易遗漏、出差错。
　　3.基础设施条件差,装备现代化程度低。
　　由于资金不足,缺乏相应的信息化设备,造成我国许多高校档案管理工作仍处于手工操作的阶段,大大制约了档案工作的发展。还有一些高校虽然配备计算机来管理档案,但仍然完全或大部分使用人工进行档案管理,现代化的设备只是个摆设。再者,有的高校和有关软件公司虽已开发出了若干档案管理的计算机软件,但由于开发档案管理软件的人员有些是专门从事计算机工作的,对档案管理和分类标准不熟悉,开发出来的软件档案管理涵盖面不全,实用性比较差。
　　4.资源共享问题。
　　学校的人事档案、学生档案等分别处于不同的职能部门,往往由于分别统计和校对各自的信息,缺乏应有的信息共享,存在信息反复收集的问题。
　　5.高校合并带来的问题。
　　近年,国内许多高校经历过几所学校的合并,由此带来档案管理的一系列问题。主要有:原学校的档案流失;原有的整理标准不一致,导致重新整理归类困难;原来学校的档案管理人员转岗导致档案的交接困难等。
　　
　　二、信息化背景下实现高校档案信息化管理的几点思考
　　
　　1.高校档案管理模式的优化。
　　高校档案的管理模式,分为纳入管理模式与非纳入管理模式两种。纳入管理模式就是将高校各部门的档案划归给本校档案馆,由本校档案部门实行档案业务管理。非纳入管理模式的表现复杂多样,类别不同的各部门档案在高校中的管理模式也是有着不同差别的。例如:高校的人事档案由单位组织部门或人事部门进行管理,学生档案由学生处或教务处管理等。非纳入模式可分进行相对集中管理和按归口部门分散管理模式。
　　高校档案纳入管理模式和非纳入管理模式相比,其优点在于精简机构和人员,充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备,较容易实现各部门档案信息和其它档案信息资源共享。而采用档案纳入管理后,对于收集材料中存在的某些缺点和难点,则可以从其他相关等大类档案中查找补充,直接而又方便。档案部门工作人员在进行编研时,可以使编研的成果在纵向和横向上得到强化。但这需要在档案库房有统筹的安排,档案人员要有合理分工等条件作为保障。这样才能实现档案信息的真正增值,方便档案信息资源的互补和共享,有利于各类档案的保管和利用。
　　2.实现档案信息的数字化。
　　档案信息的数字化是实现档案信息化管理的一项重要途径,档案的特点和利用特点要求我们更新思维,采用科学的方法,促进档案信息数字化,从而更好地为高校发展服务。
　　由于档案信息数字化建设是一项庞大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此,要考虑对现有馆藏档案的鉴定,没必要也不可能对全部馆藏档案都进行数字化处理,因为馆藏档案中真正具有长期和永久保存价值、且利用率很高的档案的数量是有限的。因此,档案部门要组织力量加大对现有馆藏档案的鉴定力度,对馆藏档案中保管期限为长期或永久的、并且利用率较高的、利用能产生广泛的经济和社会效益的档案进行数字化处理,而对那些利用价值不是很广泛、利用率不高的档案暂时不予考虑,从而保证数字化档案信息资源开发利用的效益。
　　另外,在档案信息的数字化的过程中要根据高校的实际和档案利用的需要,循序渐进地进行档案信息数字化:(1)在对传统介质档案数字化上,可以分两步走,第一步先实现馆藏目录数字化,编制电子目录检索工具,实现目录级数字化管理与检索利用。第二步,有条件的档案馆可以有步骤地实现档案全文信息数字化。(2)要考虑馆藏档案的利用率,将利用率较高的档案进行数字化。(3)要考虑馆藏特色。(4)要考虑本校的需求。(5)对电子文件的接收要权衡费用与价值。
　　档案信息的数字化工作面广量大,耗时耗财,必须十分讲究数字化工作的效益。应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,这包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等。因此,在进行数字化建设的过程中,一定要把握好档案数字化处理的度,通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡,避免不必要的浪费,减少日后的管理成本。如果不进行成本、效益分析,档案数字化建设所产生的价值就等于或小于建设所需费用,档案数字化建设就没有任何意义,甚至是一种浪费。因此,在档案数字化建设中,要讲究成本观念和效益观念。
　　3.高校档案信息化管理标准规范建设。
　　所谓标准规范建设,是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范就如在信息化的高速公路上要时刻遵守的“交通规则”,这些规则对于能够保障计算机管理的档案信息内容和网络运行的安全畅通,具有非常重要的意义和作用。要实现档案管理现代化,首先要统一输入格式、统一项目、统一代码符号、统一代码转换规则。档案信息化建设的重要基础之一就是进行标准规范,是信息化建设中的必要条件。因此,在档案信息化建设过程中,制定与推行相关的标准规范尤为重要。档案信息的标准规范管理分三部分内容:(1)管理性标准规范,包括计算机使用中的安全规定制度及其标准,数字档案信息其资源是否具有合法性等。(2)业务性标准规范,这是对电子文件、档案业务处理的规范,包含电子文件、档案的术语标准及管理规范,还包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。(3)技术性标准规范,包括电子文件、档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。

　　4.提高高校档案信息化管理队伍的素质。
　　实现信息化管理的关键是加强档案管理人才队伍的建设,建设一支高素质的信息化管理队伍。我国高校档案信息化管理不仅需要懂档案业务的档案专业人才,而且需要熟悉信息技术的计算机专业人才,以及融合两者的复合型人才。高校档案信息化管理队伍的素质要求应包括以下几个方面:
　　(1)具有良好的政策水平和思想政治素质,这是档案管理者做好档案工作的重要保证。档案工作既具体又细致,档案要求完整、真实、系统、安全,因此,档案管理人员要有较强的工作责任心。档案工作是一项很具体、琐碎、平凡的工作,只有那些具有高度敬业和无私奉献精神的人,才能踏踏实实地做好档案管理的基础工作,默默无闻、无怨无悔地在纸山字海里穿梭,因此,人事档案管理人员要有正确的荣辱观和苦乐观,思想上以勤奋工作为荣,工作上以高质量、高标准、高要求、高目标要求自己,坚定信念,自觉主动地用职业行为和道德行为规范约束自己,有高度的事业心和责任感,在工作中发展自我,完善自我。
　　(2)培养信息化管理理念和团结协作的精神,这是做好高校档案管理的关键。首先,档案人员要与时俱进,树立档案管理的信息服务观念。“看摊守摊”等错误思想极大地影响了档案管理工作的发展和改革。高校档案管理者要不断强化创新意识,改变传统老化观念,牢固树立起档案信息服务思想和观念,形成“信息档案、信息服务”的管理理念。其次,档案管理人员要加强团结协作,互相配合,相互弥补技术技能上的不足,齐心协力做好档案管理工作。
　　(3)掌握现代管理技术和方法,这是高校档案管理工作进一步完善的保障。高等学校档案管理工作是一项专业性和学术性都较强的智力劳动,其运作的技术、方法有其自身的特点。要求管理工作人员不仅要熟悉业务,而且要不断学习提高,紧跟形势的变化。
　　
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