浅析房产档案馆的社会功能实现
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作者: 姚海珠
摘要:房产档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会面向公众所具有的档案服务功能。发挥房产档案馆社会功能创造社会效益是房产档案馆的生命力所在。在一般人的心目中,房产档案馆工作的现状与其他档案馆的现状相似,房产档案馆里的档案没什么大作用的。然而,随着房地产业的发展,房产档案部门是房产管理机构的重要组成部分,房产档案是房地产行政主管部门在房地产管理活动中形成的具有保存价值的历史记录,它对城市经济和房地产事业的发展具有十分重要的作用。
关键词:房产;档案馆;社会功能;实现
中图分类号:文献标识码:A 文章编号:1003-2851(2010)06-0253-02
近年来,随着房产市场的快速发展,房产档案馆以档案服务百姓、贴近百姓为宗旨,以创新档案服务为手段,不断提升房产档案管理水平,为房产事业的健康发展,保障房产权利人的合法权益,防范交易风险,推动住房制度改革和开征房地产税收,促进房地产市场繁荣,维护社会稳定做出了积极的贡献。特别是市民的购房消费观念形成以后,房产档案的作用很大。市民在购房,特别二00八年政府实行“新政”,市民在购房商品房、二手房、经济房等,经过房产档案馆查询,通过档案利用,房产档案馆其社会功能的发挥是作用越来越显现其社会价值,但还令人不满意的问题。
一、目前房产档案馆存在问题
(一)社会对房产档案馆的认知程度差 。人们对房产档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。究竟是什么原因影响了人们对房产档案馆的认知程度,阻碍了档案馆社会功能的实现,主要是房产档案馆宣传工作没有到位。近几年房产档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对房产工作自身而展开的,对房产档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外档案工作者历来崇尚“默默无闻”,房产档案馆工作人员更是如此,只满足于踏踏实实地做好本职工作,从而影响到社会对房产档案馆的认知程度。
(二)服务水平不高。房产档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到房产档案馆社会功能的发挥。目前房产档案馆的服务水平尚有待提高。主要表现在:
1、利用方式单一 。对于房产档案馆来说坐等利用者上门,采取被动服务是主要的服务方式。而结合本区域内的中心工作提供主动服务,针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然没有真正付诸实施。
2、查询方法不简便 。虽然现在可以采用电脑查询,但许多档案的文字资料仍必需查阅手工档案,不能在电脑中一目了然。许多文字资料没有扫描进电脑,查阅仍比较繁琐。
3、编研工作缺乏成效 。对档案的排序、整理等工作以及相应的编研工作不够规范化、科学化。截止目前虽有一定数量的编研产品,但大部分为应付升级达标匆匆而就,质量不高,实用性不强,利用范围狭窄,利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。
(三)房产档案馆社会功能发挥的局限
1、房产档案馆的档案涉及单位和个人的财产,有部分是涉及隐私,不能对外开放的档案,查档要提供相应的证件如本人持身份证、单位介绍信,对欲购二手房者需持购买合同和本人身份证,未签合同则不能满足需要。
2、整理进度慢、利用受限。房产档案管由于人员有限,采用手工作业,整理进度缓慢,查档会出现查档速度较慢的现象,使档案的利用受到一定的限制,查全率、查准率降低。另外由于以前使用的产权软件的系统的局限,纸质档案与电子文档有不符的现象,故查档准确率不能保证。
二、对策与措施
上述问题都在不同程度上妨碍了房产档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥房产档案社会功能,笔者认为应结合房产档案馆档案的特点在以下几方面下功夫:
(一)采取灵活多样的方式开展房产档案宣传工作 。第一、组织宣传活动。近几年档案工作开展得有声有色,面向公众而进行的宣传活动不深入。房产档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对房产档案馆的认识;第二、借助新闻媒体的力量进行宣传。电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传房产档案馆的最佳场所,是沟通房产档案馆与社会公众的一座桥梁。房产档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传房产档案馆及档案馆工作成果,介绍房产档案馆馆藏档案内容势必会收到良好的效果。
(二)做好房产档案馆各项业务工作,为充分发挥社会功能奠定基础。房产档案馆为社会提供服务使档案价值得以实现,从而发挥其社会功能,要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此,做好馆内各项业务工作是房产档案馆社会功能得以发挥的前提。
1、加强档案基础业务建设。针对房产档案馆档案多,整理速度跟不上,其主要原因缺乏专业人员。应组织专业人员,实施整理,一方面尽快消灭积存档案;另一方面对已入库档案进行规范化、标准化的清理,建立完善的房产档案信息。提高对档案日常接收、整理、保管的工作水平,提高查准率、查全率。
档案收集档案资料是业务建设的基础和关键,抓好这个环节对业务基础建设起到重要作用。因此采取各项措施加强收集工作力度:一是加强档案管理制度建设,把档案资料的收集归档列入年度目标责任制;二是平时收集与年终移交相结合,要求各部门平时按档案分类收集资料,质量符合要求后年终统一移交档案室;三是重要会议、重大投资项目、重大科技成果以及重要活动,及时收集,同步管理。四是督促与检查相结合。权属各类档案更是制定了严格的移交手续,从登记受件――审核发证――档案接收――档案整理――档案扫描――质量验收――归档入库,层层办理签字移交手续,确保权属资料的完整性。
2、档案管理的现代化
(1 )档案馆要配备高速扫描仪和档案专用服务器,通过服务器与其它计算机和设备相连,构成了房地产市场产权产籍管理系统,在档案管理模块的控制下,档案工作各环节都运用计算机进行管理。通过这个系统的运作,达到了档案收集、整理、编目、统计、查阅利用等数字化要求。可以通过内网在每台电脑查阅档案,实现了档案查阅原来从库房调纸档到如今直接在计算机上查档的飞跃,极大的提高了档案利用的效率,有效的保护了纸质档案,同时实现了与前台工作人员的信息共享。
(2)实施纸质档案数字化工作,将房地产档案逐页扫描存入数据库中,进行档案管理数字化的实践,直接运用计算机技术于档案管理工作,为现代化档案管理奠定了基础。运用产权产籍管理系统后,档案管理可实现自动检索、自动变更数据、自动编目、自动汇总和自动打印,大大提高了工效。
3、做好档案开放工作。档案开放就是在无损国家和个人利益的前提下将档案向社会公众开放以最大限度地发挥档案的价值。所以做好开放工作是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。具体措施:开展档案鉴定工作,开放档案。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案,并且随着社会的发展,一些原来不符合开放条件的档案也可考虑开放,比如房改房档案,一幢楼房属一个单位所有,且该楼所有的房屋都已卖给个人,则该幢楼房的总资料可以对该项幢楼的住户开放查询。已拆除房屋的档案,反映历史面貌的档案可开放。另外应做好开放档案的宣传工作,通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录,介绍开放档案内容,以便社会公众知晓为开放档案之利用创造条件。为老百姓购买经济适用房、购买新政房、住房货币补贴等提供档案利用服务;为旧城改造及城市建设提供信息保障;为拆迁、建设单位提供优质服务;为契税的征收、减免提供依据;为银行查阅产权证真伪,防止了虚假的房屋抵押贷款;为评估和中介公司查阅档案,准确和及时的提供房屋信息。
4、提高编研工作水平。提高编研产品质量 ,撰写出具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。提高编研产品的质量要求编研人员必须坚持实用性的原则,这一原则应贯穿编研工作的整个过程。编研工作是档案利用工作的较高形式是开发馆藏档案信息资源的重要手段其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。从目前实际工作来看档案馆编研工作水平有待提高,应做到充分发挥房产档案馆馆藏优势,选题编研。
撰写出具有较高使用价值,实用性较强易于传播的编研成品,才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用,坚持实用性原则应贯穿编研工作的整个过程。
5、运用电子计算机管理。电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点:
(1)实现计算机检索 提高工作效率 。提高计算机检索利用效率,加快档案管理软件的开发。房产档案馆虽然已采用了新的软件,加强了计算机检索的效率,但由于与原软件之间兼容性方面存在一定的问题,而新软件自身也还有一些瑕疵。应该改进软件的利用,提高多条件检索的途径,特别应建立上下手关联,从而提高利用效率,充分发挥计算机的作用。
(2)建立数字档案馆,实现现代化管理 。为了提高利用水平,做好基础工作,同时采用扫描仪,把所有纸质文字档案全部扫描进计算机,建立数字档案馆,从而提高加快检索速度,同时有效地减少原始纸质档案的磨损。
三、进一步提高房产档案馆工作人员的素质
档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点:
1、钻研业务提高工作水平。档案馆工作人员作为档案馆的主人,应本着对历史负责的态度,组织业务培训,认真钻研业务开展深层次的研究工作,发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。
2、塑造新时期档案馆工作者的新形象。新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情,档案馆工作者应不断增加自身的学识,提高自身的修养,陶冶自身的情操,以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重,从而提高档案馆的社会地位,更好地实现档案馆的社会功能 。
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