电子文件的归档与管理
来源:用户上传
作者:
摘 要：计算机改变了我们的生活，也改变了我们的工作手段。本文主要论述电子档案的归档与管理。
关键词：电子文件；电子档案；归档；管理
中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0332-01
彼得•德鲁克在《21世纪的管理挑战》中指出：“在20世纪，管理所做的最重要也是唯一的贡献，就是把生产过程中体力劳动者的生产率提高了50倍；在21世纪，管理需要做出的最重要的贡献，是使知识工作者的生产率得到同样的提高。”互联网引起了人们阅读、沟通和工作方式的巨大变革。网络和计算机已经成为档案工作的一个重要手段，而随之而来的电子档案、电子文件已经成为我们工作的重要内容。
一、电子文件与电子档案
电子文件是因家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的，能被计算机系统识别、处理，对以按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传送的数字代码序列。在十多年前我们还用磁盘装载文件，而随着时间的推移，现在我们用优盘、光盘、甚至手机装载文件。这是科技进步给我们带来的方便，但是不可预知未来新的工具的诞生，届时电子文件还将会以其他的方式存在。根据《电子公文归档管理暂行办法》，电子文件归档管理工作有了基本的框架依据。因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称“电子档案”。
电子档案具有可变性。电子文件中的信息容易变更。凡有计算机知识的人都知道，电子文件总是处于不确定状态，内含的信息非常容易被改动，只要是在相应条件里的任何人都能对其进行删改，人们很难认定电子文件产生时的原始状态，导致人们对其信赖度有限。另一方面，就目前的科技状况而言，磁盘、磁带、光盘等电子文件信息的存储载体抵抗外界不利因素的能力较差，在使用或保管中容易出现破碎、变形等损坏，导致信息丢失。如果不及时管理，造成电子文件的损失也难以弥补；电子文件不仅对计算机系统有很强的依赖性，而且电子文件在物质上还需要依附于某种介质或载体而存在；电子文件不受空间、时间的限制，其产生、传递和复制再造、存储利用都十分便捷，但也失去了其与纸质文件同样具有的珍贵和严肃性。
二、电子文档的管理
电子文件管理是档案现代化的基础。我们目前能够做的，就是利用现有的技术条件和管理手段，把电子文件纳入文件归档管理的范畴，尽可能地保存好应该归档。保存电子文档就是保存历史，城池破了尚可以重建，但是历史丢失了就很难弥补。1、首先来看看电子文档应该如何归档？对电子文件的管理还没有比较成熟的办法。其中很重要的一个原因，就是我们的档案人员的计算机专业技术水平有限，对电子文件尚不能做到自如地控制。转换载体，即把原来的电子版的信息材料印制出来，以纸质载体的文件形式立卷归档。由于这种归档方式简单、省事，是目前一种被普遍采用的归档方式。但是，在文件转换归档的过程中，其电子版的文件有的一并归了档，而大多是以为没有必要双重归档便放弃了电子版的归档；转移存储，是将电子文件信息从计算机上转移存储到光碟、硬盘、软盘等一些光介质和磁介质上，然后再将其按音像档案或档案实物进行集中存放和管理。存储电子文件、信息的软盘、光碟与一般传统的磁带、录像带管理方法相似。对于已定稿并运行的电子文件，进行鉴定并分类归档，按年度划分保管期限。归档保存时应通过计算机转移刻录到只读光碟上进行脱机保存；转编目录，将目录信息用计算机存储起来，利用网络将电子文件目录加以汇编和管理，可供利用者查询档案资源的概况。2、其次来看电子文档如何控制？前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要方法。“前端控制是指对电子文件的管理要从文件运转的全过程着眼进行通盘规划，在文件形成和维护阶段进行监督，即在电子文件的形成阶段就要鉴定其档案价值，根据需要加上归档标识，以防文件被修改或删除。这是一种旨在提高管理效率的科学理念”；建立电子文件形成过程的责任链，关注责任链信息。这里所说的责任链，是指在电子文件形成和归档过程中环环相扣的工作关系。为保证电子文件归档后形成真实、完整、有效的数字档案，应通过在各部门确定电子文件信息员的形式，对各职能部门现行业务系统实行责任管理，有效跟踪和控制电子文件的制作归档。电子文件的存档方式各不相同，各有特点，各有利弊，还需要在实践中不断总结完善。只有对电子文档形成过程进行全程管理，才能有效的保存电子文档。
三、电子文档的管理标准
电子文档的管理方法有很多种，但是各个部门不能各自为政，要按照国家的统一标准来进行管理。《电子文件归档与管理规范》。该标准规定了从电子文件形成开始便对电子文件进行登记、鉴定、归档、整理等管理方法及具体要求，以保证电子文件的真实、完整；《CAD电子文件管理》。该标准规定了CAD电子文件产生、处理的基本程序以及在此过程中的相关管理活动，包括文件编号、更改、签署、存储、归档等要求；《CAD电子文件光碟存储、归档与档案管理要求》。其中明确了机构内部CAD电子文件的组织制度，规定了对CAD电子文件登记、积累、整理、鉴定、归档等档案管理的工作方法。此外，我国现有的关于电子档案管理的法规是：《电子公文归档管理暂行办法》和《档案管理软件功能要求暂行规定》。
如何对电子文件实现永久保管还在探索中。我们每一位档案工作者都应该发挥自己的创造性，以适应突飞猛进的计算机技术和档案现代化的发展。
作者单位：黑龙江省伊春林业学校
参考文献：
[1]杨玲玲.纸质档案与电子档案共存期管理问题浅析[J].治黄科技信息,2007,(05).
转载注明来源:https://www.xzbu.com/9/view-937162.htm
