刍议电子文档的管理

来源:用户上传      作者: 杨晓兰

　　摘要： 电子文件是新时期办公自动化、网络化的产物，对其进行归档管理是档案工作者的新任务，它有其自身特点，但其管理现状不容乐观，必须加强管理，本文就如何管理电子文件提出了几点看法。
　　关键词： 电子文档 管理 现状
　　
　　随着信息技术和网络技术的日益发展，办公自动化进程进一步加快，无纸化办公已经成为办公现代化的主要内容，随之产生了大量的电子文档。如何对这些电子文档进行管理，是广大档案管理人员面临的新课题。本文从以下几个方面对此问题作了探讨。
　　
　　一、电子文档的定义及特点
　　
　　1.定义
　　所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。
　　2.特点
　　与纸质文档比较，它有以下几个特点：
　　（1）电子文档不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用，即它对计算机系统依赖性强。
　　（2）电子文档可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
　　（3）电子文档的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。
　　（4）电子文档的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、放磁性等条件的要求很高。
　　（5）电子文档的载体稳定性差，易损坏，易被修改、盗窃，甚至被销毁。
　　
　　二、电子文档管理的现状
　　
　　电子文档的管理目前存在一些问题：一方面，电子文档呈几何倍数增长，另一方面，缺乏规范管理，没有明确的
　　归档方式、归档范围、归档制度、归档时间等，比较混乱，给保存、查找带来困难。
　　
　　三、电子文件的归档工作是档案工作发展的必然趋势
　　
　　办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，各单位使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作如文件的起草、签发、催办、规定等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大的差别。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，电子文件归档是档案工作发展的必然趋势。
　　
　　四、怎么做好电子文档的管理
　　
　　电子文档的管理越来越成为档案管理者的重要工作，那么，怎么做好它的管理呢？
　　1.制定电子文档的管理标准
　　电子文档的记录格式、载体形式区别于纸质文档，不仅外形上不同，在处理方法、管理内容上也相差甚远，所以必须根据电子文档的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文档的登记、命名、归档鉴定、收集、防护、安全及专利维护等各项标准的制定，可以参照纸质档案的某些做法，但又不能照搬。如电子文档在形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文档的归档质量；生成电子文档与专用软件必须一同归档；对已经归档的电子文档的管理，应有严格的制度和有效的技术措施，以确保信息的原始性、真实性和完整性等。
　　2.确定电子文档的归档方式
　　电子文档的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上，将电子文档的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中，电子文档能提供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子稳定通过拷贝或刻录载到载体上，而档案部门移交实行脱机保管过程。该方法便于电子稳定的长期保存。
　　3.明确电子文档的归档内容
　　（1）确定电子文档的归档范围。这是保证电子档案质量的关键。电子文档的归档范围有文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。
　　（2）明确归档时间。电子文档的归档时间一般有年度归档、阶段归档等，可视具体情况而定。因涉及电子文档的技术环境条件，存储介质的质量、寿命等问题，归档时间一般以不超过2―3个月为宜。
　　（3）归档份数。一般拷贝两套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。
　　（4）归档要求。要遵从归档各阶段的规定，准确说明配套的软硬件环境。
　　（5）归档方法。将最终版本的电子文档存入磁、光载体介质上，也可压缩归档，采用数据压缩工具对电子文档进行压缩，然后刻入磁、光载体介质上。一般在局域网或其他网络上进行备份操作，就可将归档的电子文档存放在磁、光载体介质上。归档的电子文档格式尽可能使用通用标准，归档后要进行一致性的测试。
　　4.将电子文档与纸质文档同步归档
　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中著明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录备注项中著名相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
　　5.档案人员知识结构的变革迫在眉睫
　　身处在信息时代的档案工作人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好自身知识的更新、引进、消化、适应信息技术的成果。
　　电子文件管理已经成为信息时代文件档案部门面临的新任务，我们应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序。档案部门在积极参与电子文件档案管理的同时，应和电子文件形成部门、计算机信息管理部门密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。
　　
　　参考文献：
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　　［2］称黎娜.电子文件的归档管理和有效利用［J］.情报探索，2007，（6）：73.
　　［3］李春燕.电子文件对档案工作的影响及对策［J］.北京物资流通，2006，（4）：36.

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