做好高校研究生秘书二级管理工作的几点思考
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摘要:研究生秘书是高校研究生教育二级管理中不可或缺的重要组成部分。本文从研究生秘书在招生、录取、培养、学位、学籍、就业等方面的主要工作职责入手,分析了当前高校各二级学院研究生秘书普遍存在着队伍稳定性差、人员整体素质不高、工作量大、工作方法单一、缺乏创新性等方面的主要问题。建议学校和各学院应尊重研究生秘书工作,有计划地培训和交流,引入激励机制,加强对研究生秘书的管理和监督工作,从而保证研究生培养质量。
关键词:高校;研究生秘书;二级管理
作者简介:刘翠琼(1973-),女,重庆人,北京林业大学研究生院,助理研究员,理学博士,主要研究方向:研究生培养管理;贾黎明(1968-),男,山西偏关人,北京林业大学研究生院,教授,农学博士,主要研究方向:研究生学位与培养管理。(北京 100083)
近年来,随着研究生规模的不断扩大,许多高校将研究生教学、科研和管理方面的工作逐步下放到各学院。随着管理重心的下移,二级学院是一个承上启下、集研究生教学、科研和管理于一体的相对独立的单位。[1,2]在这种情况下,研究生秘书在学校、科技处、研究生院(部、处)和学院领导的指挥下,参与研究生的科研、教学和管理等工作的全过程,在研究生、导师、学院以及学校主管部门之间起到上情下达、下情上报的桥梁和纽带作用。[3]因此,如何加强高校二级学院研究生秘书的科学规范化管理,是一个非常值得探讨的问题。
一、研究生秘书的主要工作职责
研究生秘书是协助所在学院研究生主管领导开展工作,处理学位与研究生教育日常事务的教育职员,其主要职责如下:
1.做好本学院的有关研究生招生、录取工作
组织制定研究生招生计划和进行研究生的复试和录取等工作;组织导师做好招生命题和阅卷等工作。
2.做好本学院的有关培养工作
协助、督促各专业制订或修订研究生培养方案和课程教学大纲;做好调课、补课、考试、登录成绩及试卷存档等与研究生教务管理有关的各项工作;协助做好研究生的论文开题、中期考核、学科综合考试等培养环节工作;协助做好研究生的教学实践、社会实践与学术活动等工作。
3.做好本学院的有关学位工作
负责各类研究生学位论文答辩申请及学位论文通讯评阅工作;安排学位论文答辩;协助本院学位评定分委员会做好学位评定工作;协助做好导师的遴选和管理工作;协助做好学科(学位点)的规划和建设及学位授权点的申报、管理和评估等工作。
4.做好本学院的有关学籍和就业管理工作
负责每学期初研究生注册、报到工作;按学校有关规定办理研究生请假、销假、休学、复学、奖惩等手续;做好毕业研究生的就业指导和离校等工作。
5.做好本学院与研究生相关的其他工作
负责各类表格数据统计填写、报送等工作;做好与研究生工作相关的资料归档与管理工作。
二、当前研究生秘书队伍和工作方面存在的问题
1.秘书待遇低,队伍稳定性差
许多高校对研究生秘书队伍的建设普遍重视程度不够。在工资待遇、住房分配、职称评定、攻读学位等方面,管理人员普遍不如教师科研队伍,职位长时间内得不到提升;很少有机会进修、外出参观学习,个人发展空间十分受限,因此导致了研究生秘书的工作积极性不高,秘书人员流动过快,队伍稳定性差。[4]研究生秘书岗位成为各高等学校非常重要但又不太被重视的一个岗位。
2.人员专业化程度低,整体素质不高
许多研究生秘书专业严重不对口;学历层次及技术职称普遍较低,大都缺乏必要的秘书业务知识以及现代管理技能,尤其缺乏网络知识,这些都制约了研究生管理能力的提高。[5,6]
3.工作量大,工作方法单一,缺乏创新性
由于高校研究生秘书大都是兼职工作,行政上属所在学院管理,业务上接受院和研究生院(部、处)的双重领导,承担着研究生的教学、科研、日常管理工作,工作量大,范围广,内容多,承担任务十分繁杂,这使得研究生秘书常常感到身心疲惫。[7,8]往往在实际工作中,研究生秘书习惯被动地按领导“指示”来简单处理日常研究生管理中的各项事务,工作上缺乏主动性和创新性。
三、对做好研究生秘书管理的几点建议
1.尊重研究生秘书工作,努力改善研究生秘书的工作环境
高校研究生秘书工作是研究生教育管理系统中不可或缺的环节,它涉及院系研究生教育和培养工作的方方面面。因此,学校和各学院要多支持研究生秘书的工作,协助解决研究生秘书在工作中遇到的问题与困难。首先,研究生院(部、处)是在校长领导下对本单位研究生教育进行集中和有序管理的领导和协调机构,研究生院工作人员要树立为基层服务的思想。在工作中注意充分尊重研究生秘书的劳动,布置工作时,要考虑到研究生秘书的工作量和实际困难,尽可能减少不必要的工作环节。其次,改进管理工作并采用现代化管理手段,建立数字化的信息管理系统。另外,要注意听取研究生秘书的意见,并对他们工作中出现的问题,及时给予批评和指正。[9]
2.有计划地培训和交流,不断提高研究生秘书的业务水平
在研究生秘书加强自身学习和修养基础上,学校应重视研究生秘书队伍整体素质的提高。科学有序和因人而异地给每一位秘书提供培训、进修和经验交流的机会;认真学习和掌握研究生教育和学位工作的各项方针政策;掌握教育管理科学的基本理论和专门知识;加强计算机应用能力的培训,懂得计算机硬件和软件知识,熟练掌握办公自动化管理技能;要经常外出学习借鉴其他兄弟院校先进的管理理论和经验,让每一位研究生秘书都感到自己有良好的发展方向与前途,从而有效地提高研究生秘书的工作热情和整体素质。[10]
3.引入激励机制,充分调动研究生秘书的工作积极性
引入激励机制,加强竞争,实行岗位责任制、聘任制,将研究生秘书的工作水平、能力、态度和工作业绩作为个人考核的重要内容,并作为评优、晋升、提拔等的重要参考依据。对工作认真负责、管理水平高、工作成绩突出的人员给予应有的照顾,激发他们的工作积极性。与此同时,学校应对工作懒散、无责任心的管理人员坚决按章处理。[10]此外,学校应动用经济资源配置人力因素,提高研究生秘书的经济收入,使研究生秘书岗位成为一个具有吸引力的岗位。
4.完善管理制度,进行质量随机抽查,保证研究生的培养质量
研究生工作主要是以有关的规章制度为依据的,应制定出行之有效的管理工作规章制度,这样才能保证管理工作的规范化、制度化。[5]同时应充分发挥研究生院(部、处)的监督职能作用,监督各学院主管研究生的工作,加强对研究生秘书日常工作质量的检查。研究生院(部、处)也应不定期地对各学院的研究生管理工作进行抽查,并结合日常管理中存在的问题,通报检查中发现的问题,引起各学院领导的注意和重视。[9]
总之,研究生秘书工作质量的优劣是提高高校各学院研究生管理水平的关键,需要研究生秘书努力提高自身的综合素质,要积极、主动地开展工作,充分发挥研究生、导师、二级学院及学校职能部门之间的桥梁和纽带作用。同时,各级行政部门要提高对研究生秘书工作重要性的认识,应有计划、有目的地对研究生秘书进行培训和交流,加强对研究生秘书的管理和监督工作,引入激励机制,充分调动研究生秘书的工作积极性。
参考文献:
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[8]张焱焱,刘传义,栾晓峰.浅谈如何做好高等院校研究生教学工作秘书[J].中国科教创新导刊,2009,(11):102.
[9]李颖.略谈如何加强我校研究生教学秘书的培养与管理[J].广西师范大学学报,1999,(3):178-180.
[10]李争.重视教学秘书培养 提高教学管理水平[J].教育理论与实践,2005,25(12):7-8.
(责任编辑:张中)
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