对企业全面预算管理信息化系统建设的思考

作者:未知

  摘要:全面预算管理是企业管控的重要手段,是改善经营业绩、控制经营风险的重要工具,是实现企业战略目标的重要保障。当前企业面临的内外部环境瞬息万变,企业经营规模不断扩大,传统预算管理越来越显得力不从心,企业的全面预算管理存在着预算编制效率低下、预算執行和控制缺失等问题。利用先进的信息化手段来实现全面预算管理是十分有必要的,有利于提高预算编报的效率和质量。本文从全面预算管理的相关理论出发,针对全面预算存在的问题,对全面预算管理信息化系统建设的必要性进行阐述,提出了企业加强全面预算管理信息化的措施,对于提高全面预算管理的信息化水平,具有很强的针对性和操作性。
  关键词:全面预算管理 信息化 措施
  中图分类号:F279.23
  文献标识码:A
  文章编号:2096-0298(2019)02(b)-104-02
  全面预算管理是指企业在战略目标的指导下,对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划,并通过对执行过程的监控,将实际完成情况与预算目标不断对照和分析,从而及时指导经营活动的改善和调整,以帮助管理者更加有效的管理企业和最大程度地实现战略目标。
  全面预算是以企业战略规划为导向,全体员工参与,涉及到企业生产经营全部内容的预算体系。全面预算是用货币或数字对总体预算目标的一系列量化、细化的计划安排,可以说是企业经营管理和财务管理的“纲”,是实现企业战略规划的有效保证,对企业的发展壮大有着至关重要的意义。
  1 全面预算管理存在的问题
  1.1 全员参与预算管理的意识不强
  预算责任主体通常认为预算编制只是财务部门的工作,主动参与意识不强,积极性不高。全面预算作为一种全方位、全过程、全员参与编制与实施的预算管理模式,其综合功能全面贯彻于企业的战略规划。预算的编制和实施并不只是财务部门的责任,而是企业中每一个人的责任。全面预算管理的“全面”就是指全员参与、全部业务,且以业务为先导。全员参与是全面预算管理的显著特征,既包括财务人员,也包括业务人员,既包括各层级管理人员,也包括普通员工。全员的全面投入才能发挥全面预算的作用。
  1.2 全面预算编制准确性有待提高
  由于预算管理基础薄弱及市场可变因素等影响,造成预算指标偏离度较大。预算管理客观上能起到提升公司管理水平的作用,但前提是公司经营管理的各环节都能做到规范化、制度化,一切以规范化的制度为依据.真正实现制度化管理。另外,由于市场可变因素太多,有时会存在对未来可能出现的各种情况前瞻性不够,缺乏应变措施,导致个别项目预算编制准确性有待提高,偏差率较大。
  1.3 预算执行与控制缺乏有效监控
  目前全面预算管理工作的一个主要问题是对预算的执行与控制缺乏有效监控。预算执行控制流程不明确,缺乏有效的监控措施,没有建立有效的预警机制,难以实现事中控制,预算编制与执行“两张皮”。预算责任主体往往不太清楚本部门、本业务、本项目的预算执行情况,由于信息滞后,导致部门登记的预算执行数据与财务数据不符等问题,给部门领导传递不完整甚至错误的信息,导致决策失误。另外,预算责任主体对预算分析的参与度低,缺乏对问题的剖析,改进方案的追踪反馈等,往往仅限于财务数据进行简单的对比,因此存在诸多问题。
  1.4 系统的预算数据共享平台缺失
  缺少系统的预算数据共享平台,预算责任部门的预算编制和汇总工作量大,预算管理人员在数据的收集、审核、汇总等工作中耗费大量精力,预算数据版本也容易发生混淆,导致工作效率较低。同时在预算的上报、审批、下发等管理流程中横向、纵向沟通效率较低。集团总部难以对职能部门、事业部及分子公司预算完成情况进行实时管理和监控,各分子公司内部也难以对预算的执行情况进行实时管控,导致集团战略目标的分解缺乏有效的跟踪手段,经营管控数据信息存在滞后的现象。
  1.5 预算的控制与考评机制不健全
  目前,大多数企业全面预算管理的控制与考评机制还不是很健全,存在预算控制制度与绩效考评结合不紧密的情况。大多数企业仍然是处于重编制、轻执行的阶段,执行后的结果更是缺乏考核,缺乏相应的预算考评制度,相关机构或个人预算执行情况好的没有相对应的激励机制,相关机构或个人不执行预算或没有达成预算的没有相对应的处罚措施,导致预算管理效果弱化,预算无法约束相关机构和人员,预算的权威性和严肃性大大降低。
  2 全面预算管理信息化系统建设的必要性
  2.1 有利于提升全面预算编制的效率和质量
  全面预算管理信息化的建设有利于提高全面预算编制的质量和效率,优化全面预算工作的流程,通过系统设置表内公式、表间公式、校验公式,更新数据版本等信息化手段,解决了校对表格工作量大、收集数据时间较长、线下收集表格出现版本混乱等问题的出现。也能够很好的促进企业各个部门与单位之间在信息上的交流与沟通,实现线上传递预算资料、线上审批与反馈,同时利用强大的信息化系统对数据进行相互联系,进行汇总归集,提升企业预算方面的编制效率以及编制质量。
  2.2 有利于提升全面预算管理的规范化和标准化程度
  通过全面预算管理信息化系统建设有利于促进全面预算管理工作更加规范和标准,如果没有统一规范的标准和体系,各部门间的预算必然存在不统一甚至互相冲突矛盾的情况,极大制约企业预算管理效用的发挥。通过引入信息化手段,将企业各部门的预算统一纳入到同一平台的信息化系统,实现全公司共享。通过信息系统固化预算管理流程,规范预算编制、预算流程、预算决策等各个方面,明确各类预算的归口管理部门,清晰的界定权限,对整个预算体系综合考量,统一实施,使之标准化,规范化,以规范的流程管理确保预算责任主体预算编制、预算审批、预算调整、预算监控和预算考评得以落实。   2.3 有利于实现对预算的执行情况进行实时监控
  通过全面预算管理信息化有利于实现对预算执行情况进行实时监控。在信息化系统下,可以实现预算系统与财务、业务、人力资源等其他管理系统紧密衔接,与实际的业务关联起来,实现数据互联互通,数据实时交换,实现实时控制。并且对不同项目设置不同的控制规则,对严控的费用实施刚性控制,提高对预算的实际控制能力,从而加强预算控制,提升预算精细化水平。
  2.4 有利于提高全面预算的分析能力
  在整个全面预算体系里,预算的执行分析既是对本期预算结果的呈现,为考核提供依据,也是对下期预算的编制提供了重要的数据参考。通过信息化手段,可以在系统实时生成各预算责任主体的预算执行情况表,及时掌握各主体预算执行情况,还可灵活采用指标分析、对比分析和环比分析等多种方法进行预算分析,从编制到实际发生数的取数,都直接通过系统完成,使分析更加及时、准确,及时发现潜在风险,保证企业战略目标的实现。
  3 加强全面预算管理信息化系统建设的措施及建议
  3.1 设计全面预算管理体系
  设计符合企业管理要求的全面预算管理体系,建立覆盖全级次、全部业务的全面预算管理信息系统,以满足不同层面的管理要求。建立一个科学先进并且符合企业实际的信息平台系统,关键是要加强对预算信息化系统的集成,将其与企业的财务系统、费用报销系统、供应链系统、人资系统、资金系统等系统实现互联互通,数据交互,实现对上层层支撑,对下联查溯源。设计全面预算体系包括制定全面预算管理办法、预算实施细则、预算报表编制说明、费用归口管理制度、预算审核标准、设计预算编制模板等内容。
  3.2 实现预算在线编报共享
  实现在线编报预算,可以大大缩短全面预算编制的时间,实现数据共享,提升工作效率。通过统一业务模型、统一关键指标、统一数据格式、统一报表要求、统一预算科目体系,以业务预算为起点,以业务流程为基础,将完整的业务逻辑搭建在平台上。各预算责任主体预算编制员可在系统中查询历年实际数据,并作为参考,编制多维业务预算。根据业务与财务之间的逻辑关系,采用会计语言由业务预算自动推导出预算财务报表,在线进行预算上报,由系统根据预设的规则,实现逐级自动计算和汇总,自动从各责任主体汇总至单户公司,从单户公司汇总至集团公司,由归口管理部门在审核后,财务部门进行综合平衡,最终完成年度预算的编制。预算精细化程度得以提升,业财融合充分体现。
  3.3 选择预算管理控制模式
  全面预算管理信息化一般都具备刚性控制、柔性控制、刚柔结合的控制方式。企业可以根据自身的管理特点,选取不同的控制方式,还可以及时、灵活、快速调整控制规则,使预算管理更加符合企业管理需求。充分利用预算系统与网上费用报销系统集成的优势,设置费用报销、人工成本、借款等报账模块,由员工在网上填写报销单据、走审批流程、通过预算额度预警、提示等功能,规范费用支出关键环节控制,建立费用预算支出的全程预警管理。通过预算系统与其他子系统的集成,满足预算管理实时控制的需要。经济业务发生前,账务核算单位系统的完成数实时反映到预算系统中,实时体现预算执行进度,实现事前控制;经济业务发生时,通过固化审批流程和预算校验、检查功能,由系统实现刚性预算控制或柔性预算控制,达到事中控制目的;经济业务发生后,通过项目核算关系定义的对应关系,实现系统自动核查完成数是否超预算,完成事后控制。
  3.4 满足多维预算分析需要
  通过全面预算管理的信息化系统,可以及时准确获得信息反馈,满足多维度预算执行情况分析的需要。在全面预算信息化系统中设计多维度预算分析模板,及时、快速、準确的生成全面预算分析报表,对预算与实际发生数进行对比分析.满足不同的管理需求。在预算信息化系统中,可以按不同的维度生成不同的分析报表,还可以使用图表进行数据分析,让企业经营决策者可以从多个角度来了解财务数据,了解预算执行情况,为经营决策提供科学合理的数据支持。
  3.5 创新预算考核评价方法
  利用全面预算管理的信息化系统,设计出符合企业经营管理需求的预算考核指标体系,实现与企业的人资管理系统数据实时共享与应用。在信息化系统中明确考核主体,设置详细的考核指标和考核评价标准,通过在系统设置公式将预算执行结果直接量化为绩效薪酬,切实强化薪酬激励预算机制。利用信息化系统构建起薪酬与预算执行考核的联动机制,实现薪酬预算的执行情况能在经营业绩之中直接体现,实现了全面预算管理的闭环机制。
  4 结语
  总之,实施全面预算管理信息化系统的建设,不仅可以提升预算管理的效率,使企业实现预算实时控制,进一步强化企业内控,加大成本费用控制力度,最大效率地使用企业资源,为企业发展提供及时有效的信息,还能促进部门间的有效沟通和交流,极大地提升企业的经营管理水平,对企业的规范化管理和持续发展起着重要作用。
  参考文献
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