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基层气象台站档案管理现状及对策分析

作者:未知

  摘 要 随着气象事业的发展,基层气象台站的档案管理工作逐步走向规范化、制度化、科学化。但是,在基层气象档案管理中,仍然存在很多薄弱环节;既有硬件上的缺陷,又有软件上的不足,明显制约着气象档案"三化"建设的开展。本文就基层气象台站档案工作的现状和存在的问题,对气象档案工作问题进行了对策和途径分析。
  关键词 基层台站;气象;档案管理
  前言
  气象档案是记述和反映气象部门业务、服务、科研及行政活动的重要资料,主要有文书档案和会计档案、气象业务资料档案、干部人事档案等。气象档案是气象事业发展过程的历史印记,不仅关系到气象部门本身历史发展历程的完整性,而且能够为气象防灾减灾 、预测预报、决策服务、公共气象服务 、应对气候变化、气象科学研究等提供更快捷、及时、丰富的气象档案信息,在各级政府部门防灾、减灾、抗灾过程中发挥着重要的参考作用。加强对气象数据的归档、妥善保存、开发利用,对国家经济建设、国防安全、人民日常生活、科学研究都具有非常重要的基础性作用。
  1 基层气象台站档案管理工作存在的问题
  近年来,随着气象事业的发展,气象部门的档案管理工作逐步走向规范化、制度化、科学化。但是目前基层气象台站档案工作中仍存在重视程度不够、保管条件差、人员缺少不规范、归档迟缓、档案不完整、信息化水平不高、开发利用水平较低等问题和薄弱环节。
  1.1 档案管理工作重视程度不够
  对气象档案管理的意识还比较淡薄,没有建立完整的档案管理制度,对于档案设施、档案管理人员没有投入相应的经费支持。档案工作没有列入常态化的工作中,导致归档迟缓不及时[1]。
  1.2 档案保管条件较差
  由于条件限制,大部分基层台站档案存放条件较差,没有设立专门存放档案的库房。档案室没有较好的防盗措施,未进行控温和控湿,达不到档案存放的技术要求,无法保障档案存放的安全性。
  1.3 档案工作人员不稳定
  人员不足,一人多岗的現象在基层台站中较为常见。在业务人员都无法充分保证的情况下,档案管理岗位一般只能由兼职人员担任。档案管理人员大部分为非档案专业毕业的人员兼任,变动大,不稳定,缺乏档案管理的专业知识,在专业素质、理论水平等方面参差不齐。档案管理人员队伍存在的问题,与当前新形势下对于档案管理工作的要求不相适应,不利于档案事业的发展。
  1.4 电子档案管理不规范
  随着气象现代化水平的提高和办公电子化的发展,日常工作中涉及的电子文件日益增多,气象档案的主要载体发生了很大的变化,重管理、轻服务,信息化、现代化管理水平不高,已成为制约气象档案业务发展的桎梏。电子档案的检索、利用手段与气象业务、服务和社会的需求差距较大,特别在一些条件相对落后的地方,档案管理软件未能有效使用,在信息的存储、检索、查阅上存在许多问题。气象档案管理现代化水平滞后,既不利于档案的科学管理,又影响工作效率,使档案资源难以得到有效利用。
  1.5 档案利用率低
  档案资源的开发利用是档案管理的主要目的。档案编研针对性不强,主动性不强。没有围绕气象业务、科研工作开展编研,没有围绕防灾减灾和应对气候变化的公共气象服务开展编研,导致档案利用率低[2]。
  2 基层气象档案管理对策
  2.1 健全气象档案管理机制
  各级气象部门领导应重视和加强基层气象台站档案管理工作,加大档案管理的经费投入,确保档案管理硬件设施的达标,确保档案管理工作有一个良好的物质基础。修订完善气象档案收集、整理、归档、销毁等各项制度,建立工作责任制,明确档案管理的分管领导、管理部门、专责档案员,把档案管理列入常规工作中,纳入年度检查和考核范围内,定期检查档案归档情况、库房安全。
  2.2 改善档案保管条件
  加大经费投入,按照档案管理的库房条件要求,对库房进行改善,配备防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防污染、防盗及温湿度控制等设施,定期巡查库房,保障档案存放的安全。
  2.3 加强档案队伍建设
  通过上岗培训、继续教育、综合素质培训等,使专职或兼职档案员能熟练掌握档案管理的专业知识和技能,提高其业务水平。同时要加强档案队伍的建设和管理,可实行持证上岗,以保持档案队伍的相对稳定。
  除了要加强档案队伍的建设外,也要提高本单位工作人员对于档案保护重要性的认识,日常工作中要做好档案材料的保护,按时完整地将档案材料移交档案室,以保证档案归档的及时性和完整性[3]。
  2.4 加强电子档案管理
  档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势,也是高科技发展的必然结果。科技档案管理模式从传统手工型向现代化智能型转变,计算机的运用是关键。针对电子文件日益增多的情况,应当建立电子档案管理的相关制度,明确电子档案的归档范围和要求,建议以数据库的形式对电子文件进行保存调阅,或者采用档案软件辅助归档,以保证档案的完整性。
  2.5 合理开发档案资源
  通过撰写具有针对性的档案编研材料和对档案资源进行深度开发,提高气象档案的使用价值,为气象业务、科研、防灾减灾服务。档案管理人员和业务人员要有针对性地开展与本地灾害性天气相关的气象要素统计分析、天气个例分析、气候预测等档案开发工作,为气象防灾减灾和应对气候变化提供科学依据,创造良好的社会效益,推动气象事业发展[4]。
  3 结束语
  基层台站气象档案不仅是气象部门的宝贵财富,也是国家档案的重要组成部分。针对档案工作面临的新形势、新情况、新变化和气象档案工作的新特点,应着力推进气象档案管理理论、管理技术、工作服务、人才教育等方面的实践创新,不断开创档案事业发展的新局面。各级气象部门都应重视气象档案管理,进一步提高领导和工作人员的档案意识,加强对档案人员的培训力度,形成气象档案事业良性发展的环境,更好地发挥气象档案资源的作用,促进气象事业的不断发展。
  参考文献
  [1] 张春梅.如何做好气象档案管理工作[J].黑龙江档案,2008,(5):36.
  [2] 王晋华.浅谈气象记录电子档案的特点及管理[J].山西气象,2002,59(2):23-25.
  [3] 黎姚杰.气象档案工作的现状与对策[J].科技情报开发与经济,2008,18(35):59-61.
  [4] 王灵平.搞好基层气象档案工作的几点思考[J].山西气象,2011,(2):57-59.
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