浅析办公室职能类型及运用
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【摘要】办公室是企事业单位重要的职能部门，只有深刻认识和掌握办公室职能类型，把握职能关键，通过熟练运用职能，提高办公室管理方式和内容，确保企业各项目标任务顺利实现。
【关键词】办公室;职能;类型;运用
1办公室职能类型
（1）是参谋助手能力。作为公司重要的辅助决策机构，办公室要找准岗位职责与公司核心工作的结合点和切入点，做到多动脑、勤学习、重研究、前谋划。尤其是在公司改革、转型发展的关键时期，面对不断出现的各类新情况、新问题、新课题，办公室要以较强的政治意识和责任意识，以较高的政策理论素养和业务工作能力，为领导出谋划策、查漏补缺，理清公司管理思路[1]。
（2）是综合协调能力。办公室是大量事务的汇集地，各类事务在这里办理，各项办公、办事、办会工作千头万绪，办公室要既善于牵头保障又善于协调各方，使各方力量都朝着中心聚焦、围绕大局聚力，确保政令统一，形成工作合力，有效推进公司各项工作。
（3）是服务保障能力。做企业，就好比居家过日子，要勤俭持家。办公室作为公司整体工作的“服务员、后勤兵”，掌握着大量的服务资源，要做到既勤俭持家，又保障服务，充分发挥服务资源利用率，确保公司各项工作高效运转。
（4）是推动落实的能力。办公室要建立健全“确责、履责、问责”的责任体系和规范、高效、严谨、细致的工作机制，严格按照法律法规、政策规定以及组织纪律，狠抓工作落实，决不把督查督办作为“联络感情”的手段，走后门、打折扣;决不以“钦差大臣”自居，打着领导的旗号，颐指气使，不断提高督查督办工作实效性[2]。
2办公室职能运用
2.1围绕中心，服务大局。
（1）严把文稿质量。一要提高公文审核质量。在内容审核方面，必须做到明白、准确，便于执行;在文字审核方面，做到观点明确，内容充实，结构严谨，条理清楚，避免把粗制滥造的公文草拟件随意呈送给领导签发;在格式审核方面，认真核对公文的版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关以及正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄送机关等方面。二要提高办文效率。把握工作主动权，做到急事急办、特事特办，案无积卷、事不过夜，做好董事会、党委会、领导班子会、总经理办公会、党建调度会、党群碰头会等会议的记录、整理、纪要等工作;全力完成领导临时交办的紧急性材料;重点做好公司主要领导在重要会议上的讲话和报告起草工作。三要加强档案管理。结合实际要求，在档案收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、安全、保密等环节，进一步规范档案管理程序，确保各类档案收集齐全、整理规范、保管有序。
（2）超前谋划到位。公司在推进重点项目建设过程中，涉及公司领导决策事项十分重要。办公室要增强辅助决策主动性、预见性，在重大资产处置、重大工程项目建设、大额资金使用等重大经营决策前及时提供充分可靠的法律论证，考虑问题要做到早半拍、快半拍、抢半拍，既要想领导之所想，又要想领导之未想，力求从浅层次的被动思考向深层次的主动谋划转变，确保维修厂工程建设顺利推进。
（3）深入调查研究。办公室要提高辅助决策的层次和高度，认真学习掌握党和国家有关方针政策、经营管理相关知识以及租赁维修行业发展的前沿信息，为领导决策提供具有前瞻性、创造性的合理化建议。紧扣领导思路、想法、指示精神等加以完善和细化，力争提供出具体可行的方案供领导决策参考，真正做到“参的进、参的准、参的高”。
（4）精准信息服务。办公室要增强辅助决策的准确性和及时性，在信息反馈、上情下达、下情上传上下功夫，迅速准确地向各部室传达上级文件精神和指示要求。同时，针对领导关注的热点难点问题，全面收集信息，深入调查研究，加强分析研判，为领导决策提供真实、全面、可靠的信息依据，做到研判深、预判准。
2.2统筹各方，协调合作。
（1）安排要周密。办公室要牢牢把握工作的原则性、系统性和艺术性，无论是上级领导视察调研，还是重大会议活动安排筹备;无论是公司领导日常活动、值班，还是随行服务，都要把情况安排周密，确保无缝对接、有条不紊。
（2）协调要顺畅。办公室要在解决好日常各项工作的基础上，对一些难度较大的工作要敢于协调、善于协调，当好总调度，注意加强同各部门的沟通联系，建立科学完备的协调协作协商机制，使每项工作有章可循，强化工作的计划管理和统筹安排，严格落实党建四定表制度，坚决杜绝工作迟误和错漏，推动形成上下联动、左右互动的工作格局。
（3）统筹要全面。公司涉及到运作模式、风险防控、资产变更、股权变更等各方面新问题、新事物繁多，尤其是下属公司处于迅速发展时期，各项工作全面铺开。办公室要高度关注统筹好各项工作，工作运行上要统筹好各方各面，工作安排上要统筹好重点工作、重点事项、重要接待、重要会议，布置好任务，把握好时间，实现各方面工作有效衔接、稳步推进。
2.3狠抓督查，高效落实。
把握“三个关键点”。一是抓牢着力点，即盯住承担工作任务的具体部室和工作人员，认真督促纠正各个环节存在的问题和不足，加快工作进度。二是抓准梗阻点，即针对影响工作落实的薄弱环节和突出问题，认真分析原因，采取得力措施，用“敢查、敢办、敢抓”的精神，一抓到底，确保督查督办事项得到快速、准确、全面的落实。三是抓实空白点，即围绕公司中心工作及目标任务，主动出击，拓宽督查督办领域，延伸督查督办触角，推动工作全面落实[1]。
2.4降本增效，优质服务。
办公室要严控各类物资消耗，杜绝铺张浪费现象的发生。一是加大物资审核力度，严格按照财务制度做好物资采购工作，规范物资采购程序，杜绝不必要的物资采购，严控采购消耗。二是加大设备修旧利废水平，能够维修使用的电脑、打印机等办公设备，坚持用旧不用新，严控设备消耗。三是加强公车管理，健全完善派车管理规定，明确出行时间、目的、路线、人数等;规范车辆维修审批程序，严控交通消耗。
參考文献
[1]高山。《发挥四项职能全面做好办公室工作》[J].办公室业务，2012（11）：139
[2]谷勇，李亚威。《提高高校办公室发文工作的准确性的探索与实践》[J].才智，2015（10）
[3]武尚帅， 张萍， 贾博，《立足四大职能发挥不断提高办公室工作水平》 [J]. 办公室业务， 2015（1）
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