信息时代会计电算化环境下对内部控制的分析

作者:未知

  摘 要:在信息时代环境下,会计电算化的发展无形中推动了企业的发展,同时也给企业的内部控制工作带来了一定的挑战,本文从两部分分析了对信息时代会计电算化环境下的内部控制管理工作,第一部分从四个方面提出了电算化环境下内部控制存在的问题,第二部分针对问题提出了完善信息时代会计电算化环境下内部控制的对策,以期望能够对企业的发展提供有效的理论依据。
  关键词:信息时代 会计电算化 内部控制
  中图分类号:F232 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2019)03(b)-0197-02
  1 信息时代会计电算化环境下内部控制存在的问题
  1.1 系统内岗位分工原则的重要性下降
  实现会计电算化后,功能的高度集中导致了职责的集中,曾在手工操作下不易合并的岗位,在会计电算化中可以合并,会计人员大大减少,岗位分工原则的重要程度下降。某些会计人员可能既从事数据输入、处理,又负责数据的输出、报送,这就使他们有可能在未经批准的情况下,直接对使用的程序和数据库进行修改和操作处理,增加了出现错误与舞弊的风险。
  1.2 各系统间缺乏有效的共享
  由于企业中应用的财务软件系统不统一,有的是在市场中购买的,有的是单位自行开发的,这些软件在研发的过程中,没有统一的标准,如结构不同、编程不同、支持的软件不同等,这些都是企业在日后工作中不能实现数据共享的根本原因。在不同的系统中,由于数据之间的转换增大了工作量,同时增加了出错的概率,最终导致软件的管理功效不能很好的发挥。
  1.3 数据的脆弱性
  很多时候,财务上的数据是企业的商业秘密,对于以数据库为基础开发的许多会计软件而言,一些具备数据库知识的人完全可绕开会计软件的各类控制措施,通过数据库管理系统,直接读写这些数據库文件。
  1.4 错误具有反复性
  在手工会计时代,数据信息的处理往往是分散给几个部门,出错的概率很低。但是到了会计电算化信息系统下,由于数据信息的处理完全依靠程序和操作人员进行控制,而最终是由程序所控制,在这个过程中,一旦程序出现错误,而内部控制不易察觉,所以使得错误具有反复性。
  2 信息时代会计电算化环境下内部控制的完善
  在信息时代下,会计电算化的内部控制工作是信息系统的重要组成部分之一,它是保证信息化系统能够正常有序运行的最有效的方式,同时也保证了信息数据的安全性和可靠性,降低了风险发生的概率,推动了会计电算化工作的有效进行,所以必须加强和完善电算化环境下的内部控制工作,下面从几个方面分别进行了阐述。
  2.1 加强风险意识,完善系统内部控制
  在信息时代下,会计电算化是会计发展到一定阶段的必然产物,会计电算化在企业的工作中发挥着举足轻重的作用,相对于传统的手工会计时代,会计电算化工作在进行中必须辅以相应的内部控制制度,才能保证其正常、有序、健康地进行。
  2.1.1 加强职责分工控制
  对于职责方面的分工控制,要求一人不能身兼多职,尤其是开发部门以及系统应用部门的工作人员,岗位上不能有穿插,其职责必须分离,对于容易引起舞弊的经济业务,要有不同的几个人来负责,以防止舞弊现象的发生。部门与部门,岗位与岗位之间的分工要明确,并保持工作的独立性,任何个人或者部门不得以任何形式参与不相干岗位的工作。
  2.1.2 加强系统操作控制
  对于系统操作的控制,要对计算机操作人员有严格的规范要求,操作的每一个环节都要有明确的规范,如上机规范,必须要求获取相应的权限后方可上机;操作规范,必须要遵循计算机业务处理的具体操作步骤以及操作细节,以保证系统操作的安全性。
  2.1.3 加强人员选用控制
  企业中要加强对实施内部控制的管理人员的选拔和任用,任何工作除了制度规范以外,主体还是工作人员,只有制度没有合格的工作者,任何制度都是摆设。现阶段,高等院校中培养的会计电算化人员,他们仅仅是熟知了会计电算化的相关知识,以及相关软件的基础认识和操作,并不能满足企业的用人要求。企业中对内部控制人员的要求是,不仅要求其能够熟练掌握会计电算化的相关内容,还要有能对会计相关软件的分析和判断能力。所以企业中要加强对内部控制人员的选用,对已经在职人员要能够定期的考核和培训,以不断提高内部控制管理人员的工作水平。
  2.2 加强会计电算化信息系统的安全控制
  现阶段,在企业会计电算化发展中,数据信息的安全性能有待提高,以下从三个方面阐述了加强会计信息化系统的安全控制,同时也是提高了企业内部控制水平。
  2.2.1 系统环境控制
  系统环境控制,顾名思义,指的是对会计电算化系统所处的物理环境的控制,即:计算机机房环境、磁介质的存放环境等。其中计算机机房的环境,必须要满足相应的标准要求,保证机房在防水、防潮、防盗等条件下,应该所处环境,定期的对其进行通风等;对磁介质的保存,磁介质在保存的过程中,必须保证其在防潮、防磁的环境下,同时要保证其处在相对安全的环境下。
  2.2.2 软、硬件安全控制
  企业会计电算化系统在运行中,硬件设备是保证其顺利运行的先决条件,对于重要的硬件设备要有双系统的备份,对于系统电源要保持其独立性,不与其它电源一并使用。对于会计电算化系统中的软件而言,要注重其兼容性,各业务之间的系统软件要能够相容,数据信息能够实现自动核对的过程,系统软件的自我保护能力要加强,对于软件的正常和非正常操作都能够将其记录。
  2.2.3 加强病毒的防范
  企业应加强对计算机病毒的防范工作,定期的对软件进行查杀病毒,并对软件进行系统的更新。对防范病毒的工作上,要制定并完善相应的管理制度,不定期的开展网络安全教育,将病毒的发生概率降到最低。
  2.3 提高网络安全系数
  由于计算机系统的复杂性,网络系统在发展过程中更需要有相对安全的环境,所以加强网络安全的控制是企业中必须要重视的内容。在企业的财务系统上,对各层次都要采取安全防范措施,建立综合的安全体系,保证会计电算化系统处在安全的环境下。对计算机系统的访问需要设置相应的权限,只有有权限的工作人员才可以进入系统,同时对权限的设置要进行更新,并对重要的信息数据进行加密保护,在获取系统确认后方可进行登录;另外要对计算机系统进行定期的杀毒处理,防止因为病毒的入侵而毁坏和遗失相关数据。
  2.4 重视会计档案管理
  传统会计档案管理,是针对账本、凭证等进行管理,而在信息时代下,会计电算化的会计档案管理与传统时期完全不同,它不仅仅是对各种账簿、报表、凭证等进行管理,而更重要的是对存储这些账簿、报表、凭证的磁介质以及相应的软件进行管理。会计电算化中的会计档案,都是通过磁介质进行保存,而在保存的过程中,由于计算机系统的复杂性,要定期的对档案进行检查,同时在存储前期要对档案进行复制备份,防止由于各种原因所导致会计档案丢失等问题。
  2.5 强化内部监督
  企业中的内部监督从一定程度上起到了再审计的作用,企业中通过内部监督可以时刻了解到内部控制实施的效果,企业中的数据信息是否真实可靠,对审计工作进行相应的评价,对会计电算化工作人员的工作进行相应的检验,保证各项工作能够顺利、有序、有效地推进。
  3 结语
  综上所述,计算机系统需要不断进行完善,而与之相匹配的规章制度也应该要不断健全和完善,提高计算机系统的安全性,提高工作人员的职业道德水平,规范相关的管理制度,加强内部监督和控制。在信息时代的环境下,企业中必须加强内部控制的管理,才是企业的立足之本,是企业的发展之源。
  参考文献
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