新形势下农林高校科技档案管理现状与对策研究

来源:用户上传      作者:

　　摘  要：农林高校科技档案专业性很强，是一类开放度较高、受众面较广、应用价值较大的信息资源。在“互联网+”的形势下，做好高校科技档案收集与管理，加强科技档案的共享与利用，发挥科技档案对高校教师科研创新的服务作用，对促进教师科研能力提升有重要意义。
　　关键词：农林高校;科技档案;管理;互联网+
　　中图分类号：G270.7;G273.5    文献标识码：A
　　引言
　　科技档案是组织机构或科技人员在参加科技有关活动当中发现、发明并保存备查的历史记录，它是以文字、图表、数据以及影像等作为载体的资料。高校集教学、科研、服务社会等三大职能为一体，同时也是科技档案的主要来源之一。高校科技档案管理是科研项目管理的重要一环，既是高校科技创新体系建设的有机组成部分，也是开展创新工作的重要基础。农业科技档案具有开放度较高、受众面较广、应用价值较大等特点[1]。近年来，随着科技的进步和国家对科技的投入不断增多，科技档案的数量日益增多，重要性也日益凸显。为适应时代发展的需要，特别是在“互联网+”形势下，我们应积极创新农林高校科技档案管理模式，寻找科学有效的管理方法，进一步完善科技档案管理工作，发挥科技档案在科学研究中的作用，提升教师的科研能力，激励和启发高校教师科研创新工作。
　　1 农林高校科技档案管理过程中的重点与难点
　　农林高校科技档案资源专业性很强，在科技创新驱动战略实施过程中，重大科技项目、重大科技成果、知识产权及科技开发等档案的大量增加，农林高校科技档案所承载的信息将愈来愈重要、愈来愈复杂、愈来愈多样[2]。近年来，我国的农林高校科技档案管理机制不断完善、管理水平日益提高、科研工作者档案意识也在不断增强，但管理过程中仍存在突出问题影响了高校科研创新工作的深入开展，亟待解决，主要表现为以下几个方面。
　　1.1 高校科研管理系统建设不完善
　　在“互联网+”环境下，互联网能够科技档案工作提供全方位、社会化的信息服務。早在2008年，复旦大学就已经启动了科研管理系统，包含了综合办公、科研机构、科研人员、项目管理、科研成果、学术活动、年度统计、系统维护等多个功能模块。信息化管理促进了复旦大学更好地管理科研项目和科研成果，节约了大量人力和时间成本。我国目前已有150多所高校启用科研管理信息系统，大幅提升了科研管理效率[3]。然而，由于高校科技档案管理的计算机系统建设还不完善，高校科研项目中纳入信息化管理的只占很小比例，很多高校只有不到三分之一的科技档案采用计算机系统管理[4]。同时，因为每类信息涉及的广度和维度不同，同一类信息分类标准的变动，或者科研工作者填写信息不规范等原因，信息管理系统的信息不时会出现重复、信息缺漏或错误等情况，造成科技档案信息不完善。
　　1.2 二级单位对科技档案管理不够重视
　　我国高校科研工作普遍采用校、院二级管理体制。科技处作为学校成立的专门部门负责全校的科研工作的统筹管理、科研政策的制定以及科研事务的实施。学院负责本单位内科研工作的管理、政策的传达和细化、工作的组织和协调[5]。院系科研秘书是联系学院和学校的桥梁和纽带，起着沟通、协调的重要作用，科技档案的管理工作也需要二级单位和科技处相互协调及共同管理。但由于二级单位对科技档案管理的重视不够，对科研秘书的工作支持不够，有些院系并没有设置专职的科研秘书岗位。许多科研秘书是由科研人员兼职担任，并且经常更换人员，因此无法一心一意搞好科研管理，更无暇深入进行科技档案管理，造成科技档案的不完善、归档不及时甚至有缺漏或错误等情况。
　　1.3 科技档案资料的保密性存在风险
　　科技档案资料的保密性在内部和外部均存在风险。内部风险体现在数据的载体上。科技档案管理信息化，数据载体纸张逐步演变为电磁或光电设备，这些电磁和光电介质均存在可破解性。目前我国高校信息化档案管理软件主要使用开放式的TCP/IP协议进行互联网的数据更新和共享。而TCP协议包含的端口，也可能成为黑客窃取权限、篡改和伪造信息、破坏数据的入口。另外，由于受热受潮、折损等原因，也极易导致所存储的电子档案数据丢失或破坏[1]。外部风险体现在对科技档案保密方面缺乏健全的法律法规。目前我国涉及科技档案管理工作的法律法规比较滞后，在计算机管理方面的规定也明显落后于互联网的发展，导致科技档案工作人员不能依法办事，科技档案保密工作存在很大缺陷。同时，由于缺乏完善的科技报告制度，对于科技档案是否公开和面向社会共享等，缺乏明确的界定条款和操作规范，阻碍科技档案资源共享利用[6]。
　　1.4 农林高校科技档案利用率不高
　　当前农林高校科技档案利用率低，一方面体现在社会利用意识差。科技管理部门对科技档案以保管为主，基本都是围绕着收藏和保管科技档案这项工作而开展。科技档案工作历来强调保密，但只重视保管，轻视信息资源的开发利用。而作为科技档案的主要利用者——科技工作者对科技档案利用的意识也不强，很少到档案馆去查询、利用科技档案信息[7]。另一方面，则是因为科技档案收集和编纂工作开展得不够。截至目前，科技档案管理相关部门依旧存在不能及时收集档案文件的问题，导致在需要时不能满足工作所需，而保存的部分内容因含金量低，保密性差，有价值的信息没能开发出来，无法实现科技信息资源的共享，起到相应的作用，利用率不高[8]。此外，科技档案管理人员在技能、知识等方面尚不能满足“互联网+”的需求，也导致科技档案利用互联网效率较低。
　　2 高校科技档案管理优化对策
　　通过以上分析我们认识到了农林高校在科技档案管理过程中的重点与难点。针对新形势下农林高校科技档案管理工作中出现的问题，本文提出以下几点优化对策：
　　2.1 重视科技档案工作，加强组织领导和协调管理
　　农林高校科技档案通常来自于各个院系的科研活动，随着交叉学科、边缘性学科及综合性学科不断兴起，各院系科研之间联系越来越密切，科技档案的归档需要多个部门配合完成。因此，高校科技管理部门及各院系在日常的科研项目管理中，应加强对科技档案管理工作的重视程度，提高科技档案管理的意识，将科技档案管理纳入到高校的发展议程中，为科技档案的管理营造良好环境。同时，单位领导应增加在科技档案管理中的投入力度，加强宣传，让每一位工作人员及科研工作者均能认识到科技档案管理的重要性。 　　2.2 健全科技档案管理制度，创新科技档案管理模式
　　在“互联网+”形势下，结合农林高校的实际情况，建立健全的科技档案管理制度，创新科技档案管理模式。围绕《中华人民共和国档案法》，参照相关工作法规，编制科学、合理、实用的规范制度，并针对科技档案的搜集、整理、保存、使用等环节编制详细的规定。明确科技档案的归档范围、归档时间和要求，确保科技档案管理工作的完整性和系统性。建立科学、合理的科技档案检索体系，创新档案检索工作方式，促进互联网与科技档案工作的有机融合[6]。同时，应该由专人负责科技档案的管理工作，将科技档案的材料形成、整理以及归档的整个流程正式纳入科技档案管理工作中来[9]。通过宣讲、培训等方式培养管理人员和科研工作者依法归档的理念，提高其对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识，着力提高档案法律意识。
　　2.3 提升科技档案管理安全，强化信息化建设
　　科技档案管理的安全包括两方面，一方面是存放硬件设施的安全。传统科技档案管理即纸质档案的管理，硬件设施是做好传统科技档案存放与管理的基础与支撑，完善档案库房、场地、设施和用品，保证场地通风、干燥。信息化科技档案即电子化档案的管理，则需对室内温度、湿度进行控制，确保计算机、硬盘以及科技档案管理系统的正常运作。另一方面，是科技档案内容安全。通过建立严格的科技档案系统安全管理制度，使档案的收集、分类、保管、利用等工作有章可循。做好计算机系统的定期检查和维护，对科技档案管理数据进行备份[1]。同时，在保证计算机系统可靠与安全运行的前提下，建立具有长期保存功能的数字档案馆系统，实现科技档案的信息化管理，既可以有效的提高科技檔案的管理水平，又能减少科技档案的损失率。
　　2.4 “激活”单位科技档案，提升科技档案利用价值
　　科技档案不同于行政管理工作中形成的文书档案，具有很强的技术性，包含了大量的科技信息和知识，是一种无形的资产。科技档案只有通过开发利用才能实现其价值，管理科技档案的最终目的是服务于科技工作，服务于科技生产和科技管理者。科技档案的管理应由过去关注档案的载体管理逐步向关注档案的内容管理进行转变，由档案保管向科研智库功能进行转变[10]。为此，一方面高校应该积极重视科技档案的文献编订工作，同时避免工作及资料的不必要重复。建立档案使用平台，为档案使用者提供良好的使用条件，有利于查询、检索和使用档案，避免劳动的重复性以及不必要的资源浪费。另一方面，科技主管部门要将科技档案开发利用视为科技成果推广、应用与转化的重要形式之一，将科技档案的开发利用率作为科技成果评价的指标之一，充分发挥科技档案在科研中的重要作用，将科技档案打造成科研智库。
　　3 结语
　　高校农业科技档案是国家投入资金，科研工作者贡献智慧形成的宝贵的科技信息资源财富。科技档案管理工作能为教师开展课题研究提供有价值的信息，推动教师与社会各方面的联系，促进科研成果的转化，提升教师的科研能力，极大的激励和启发高校教师科研创新工作，具有重要意义。因此，要通过增强高校对科技档案工作的重视，健全完善科技档案的管理制度，提升科技档案信息化建设及激活科技档案的应用价值来强化高校科技档案的管理工作，以期对高校教师科研能力的提升有所助益。
　　参考文献
　　[1]  黄云萍.浅谈科技管理部门档案信息化管理[J].科技资讯，2011（31）：20.
　　[2]  廖淑莉.论科技创新驱动战略中的高校科技档案法治[J].四川档案，2016（1）：27-29.
　　[3]  蓝静.高校科研管理信息系统的优化设计初探[J].中国管理信息化，2018，21（2）：105-106.
　　[4]  刘岩.优化科技档案管理，助推高校科技创新[J]. 中国高校科技，2017（1）：31-33.
　　[5]  杨妙玲.高校二级单位科研工作的精细化管理[J].产业与科技论坛，2018，17（24）：208-209.
　　[6]  王燕.基于“互联网+”的科技档案管理创新[J].档案与建设，2016（3）：87-89.
　　[7]  吴晶.论信息网络化时代提高科技档案利用率的有效措施[J].情报探索，2010（08）：55-56.
　　[8]  韦艳玲.“互联网+”环境下科技档案管理工作探究[J].城建档案，2018（06）：67-68.
　　[9]  李扬.高校科技档案管理促进教师科研能力提升的作用分析[J]. 公共管理，2016（14）：82.
　　[10]  孙晶，虞迎亭.信息化背景下广东省科技档案管理的现状与对策研究[J].科技与创新，2018（04）：99-100.
　　郑 鹏（1986-），男，博士，助理研究员，研究方向：科技管理，E-mail：zhengp@scau.edu.cn。
　　基金作者简介：项目：广东省自然科学基金博士科研启动项目（2018A030310190）。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14924318.htm