广电部门基建项目档案管理的现状与思考
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[摘要]基建工程档案管理是广电基建项目管理中必不可少的一项工作，科学管理基建工程档案不但有利于广电基建工程质量的提升，而且能为广电事业产业的可持续发展提供根本保障。文章依据连云港市广播影视文化产业城项目档案管理的经验，阐述了目前广电部门在基建工程档案管理中存在的普遍性问题，并对存在的问题进行了分析，对如何提升广电基建工程档案管理的水平提出相应的对策。
[关键词]广播影视基建档案项目管理文化产业
一、项目概况
连云港市广播影视文化产业城（以下简称影视城）是连云港市广播电视台（时为连云港市广播电视局）于2010年初开工建设，2017年投入使用的大型广播电视基础设施。影视城项目占用地130亩，建设规模15万平方米，计划投资7.2亿元，建设工期为7年。广播电视基础设施方面建有1200平方米、600平方米演播厅各一个，用于举办综艺晚会等大型活动；800平方米全媒体演播室一个，面积不等的各类演播室8个；广播直播室7个、录音间11个；专业机房3个等。项目被列为连云港市政府“十一五”重点建设项目之一，项目建成后影视城成为集广播电视办公、节目制播、影视制作、新媒体、创意动漫、演艺娱乐、文化旅游、大学生创业等功能为一体的文旅商综合体，是连云港市标志性建筑。
影视城项目是连云港市广播电视台为了实现广电事业、产业的快速发展而精心打造的新一代广电综合体。项目体量大、功能多、技术复杂、参建单位多、投入大、工期长。在项目建设和管理的过程中，我们切身感受到基建工程档案管理的重要性，经过不断总结，摸索出一套加强广电工程档案管理的办法。笔者试以该影视城项目档案工作的经验和教训，结合国内各地区广电部门的现状，谈谈广电系统在基建档案管理方面普遍存在的问题，并提出改进建议。
二、广电基建档案管理的现状
广电干部职工多是宣传与技术保障人员，对基本建设管理的知识和业务不熟，对基建档案管理更是相当陌生，在基建档案管理过程中基本处于边干边摸索，边干边总结的状态，不可避免地产生了诸多问题需要解决。连云港市广播影视文化产业城项目在建设初期，主要存在以下几个方面问题：
1.归档意识不强。影视城项目初期，无专人负责档案管理，形成的各种文件材料分散在各个参与者手中，不能形成档案，只是文件散放在个人手中的简单保管。项目开工前，由广播电视台抽调人员组建影视城筹建处，工作的重点放在推进项目建设上，至于基建档案的收集、归档和管理工作，则没有引起相应的重视。在项目管理过程中，当基建档案形成越来越多，查找使用不方便时，才意识到基建档案需由专人管理。正是由于归档意识的淡薄，给整个项目基建档案的后期工作带来了很大的难度。
2.归档材料不齐全。影视城项目涉及的管理及参建单位多，专业技术性强。台里临时安排的基建档案管理人员对建设项目整个过程缺乏系统的了解和相应的专业知识，造成了对基建档案资料收集不全，归档不及时，部分档案资料遗失。项目中后期，需要将牵涉到的每个单位的档案收集齐全，而不少部门对档案材料并没有系统地收集，更谈不上整理，有什么交什么，基建档案的管理人员也只能交什么收什么。这样就严重影响了整个项目基建档案的系统性和完整性。
3.机构设置和人员变动频繁。由于广电系统的机构设置和人员变动比较频繁，对档案的管理也产生了不利的影响。广电系统会随着项目的实施成立基建部门，所形成的基建档案也就由基建部门管理。机构调整和人员变动，很可能会导致档案的丢失、损坏，造成不应有的损失。
4.基建档案信息化建设程度低。市广播影视城项目的基建档案基本上还是以纸质档案为主，缺乏相应的电子档案。基建过程中的各种文件、图纸等，除了纸质外都还有相应的电子文本，而这些仍然留在电子文本制作单位或制作人手中，当纸质档案出现丢失、残缺、破损等情况时，很难找到原始依据，这给档案的再利用带来了很大的困难。另外，广电系统对档案数字化和信息化建设的重视程度普遍不高，一定程度上也阻碍了基建档案的信息化建设进程。
三、广电基建档案管理存在问题的解决方法
针对市广播影视城项目在前期基建档案管理中存在的上述问题，市臺在发现后及时采取措施，进行了整改，取得了较好效果，现在已经实现了规范化管理。结合我市的经验，建议从以下几个方面加强广电系统的基建项目档案管理工作：
1.强化全员档案管理意识。我市广播影视城项目前期基建档案管理中的问题说明，做好基建档案工作首先应从思想上高度重视。这就要求从项目动议之初基建档案管理人员就必须到位，专人专责。从广电系统主管基建的领导到项目负责人都必须重视起来，强化基建建档的意识；作为具体从事基建档案管理的工作人员，则应加强对档案及基建档案相关政策法规和业务知识的学习，提高业务能力，在具体的管理工作中主动地收集、整理、保管好档案，及时与工程管理人员沟通配合，使基建档案更加及时、完整、准确地归档。
2.健全基建档案管理制度。常言道：“无规矩不成方圆”。要做好基建档案的管理工作，必须健全管理制度。从广电层面来说，需要制定严谨、科学、完善的基建档案工作规章制度，特别是归档制度、归档范围及保管期限表。而基建项目涉及的单位比较多，工期也比较长，从工程立项开始就要收集相关资料，直到工程验收投入使用，需要一个很长的时间，档案部门应指导基建处建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管利用等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事。
3.加强基建档案的数字化建设。计算机和网络技术的发展，为档案的数字化信息管理奠定了坚实的基础。通过建立系统的档案软件管理，将现有的基建档案进行数字化，实现数字化查阅和备份，既能大幅度提高管理、查阅和利用效率，也可有效地避免档案资料的损坏和丢失。
4.提高基建档案管理人员业务水平。基建档案管理工作是一项专业性很强的工作，既需要档案管理方面的专业知识，也需要基建管理方面的知识。所以要求专（兼）职档案管理人员一方面尽可能多地参加一些档案尤其是基建档案方面的专业知识培训、业务学习和参观交流活动等，不断提高档案业务水平；另一方面了解基建工作，熟悉基建工作的各个流程、各个环节和工程涉及的各个参建主体的职责业务，以便更有针对性地开展档案的收集、管理和业务指导工作。
基建档案是广电基建工作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据，关系到广电事业的可持续发展，所以我们必须完整、系统、安全地保管好基建档案，不断地提高我们的业务水平和服务质量，为广电事业发展做出应有的贡献。
注释及参考文献
[1]国家广播电影电视总局.国家广播电影电视总局工程建设档案管理暂行规定[Z].2002-01-01.
[2]连云港市城建档案馆.连云港市房屋、市政工程竣工档案归档整理手册[Z].2013-11.
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