高职院校学籍档案管理问题及改进策略
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摘 要：文章通过对南宁地区教育学院学籍档案管理的现状调查，分析当前高职院校学籍档案管理中普遍存在的问题，结合档案管理的要求和实际情况提出解决问题的策略，促进学籍档案管理工作规范化、科学化、信息化发展，进一步夯实学籍管理基础性工作，有效提升教学管理水平，以适应新时代教育发展的需要。
关键词：高职院校;学籍档案;策略
中图分类号：G717.24;G270.7
文章编号：2095-624X（2019）10-0077-02
一、学籍档案的主要内容
通常而言，学籍档案主要包括学生学籍注册表、学历登记表、学籍卡，各年级花名册、成绩册，学生转学、转专业、休学、复学、退学、入伍、提升学历等学籍变动材料，修订学籍管理规定的各类文件，见习、实习认定表，学生奖惩文件等，种类繁多，形式多样，却均与学生息息相关。
二、建立学籍档案的意义
学籍档案比较客观地记录学生在校期间学习、文体、品德、社会实践等各方面的表现以及教师、同学、实习单位等对学生的真实评价，对学生本人、学校和用人单位等都有重要意义。学籍档案的建立可以让学生对学校规章制度心生敬畏，自觉遵守，降低违规违纪行为的可能性。学籍档案的建立可以让学校对学生进行跟踪管理，也为学校开具各类证明提供依据。学籍档案的建立可以让用人单位比较清晰地了解学生在校期间的总体情况，提高招聘效率。
三、学籍档案管理工作中存在的问题
（1）重视程度不够。学籍档案更多是对学校、学生行为的客观记录，本身具有较高的隐藏价值，但对学校教学和管理的直接影响并不明显，导致部分学校领导和教师缺乏对学籍档案重要性的充分认识。学籍档案管理工作往往被当成一项无关痛痒的工作无人问津，或者仅仅当成学籍管理员专属的工作不管不问，甚至有时会被误解为学籍管理人员没事找事不予积极配合，在人员配备、经费保障、技术支撑、资料收集等方面常常得不到理解和支持。
（2）制度规范欠缺。当前学籍档案管理工作还没有一套规范的标准，绝大部分仅靠以往经验口耳相传和学籍管理人员自己理解而开展。大部分学校没有专门的学籍档案管理制度，只把学籍档案管理作为教学档案中的一小部分，学籍管理人员无章可循、无规可依。参与学籍档案资料收集的人员开展工作的随意性、自主性很强，甚至发现部分学籍档案内容多处涂改、字迹潦草、没有编写目录索引等情况，极不规范严谨。
（3）人员业务不熟。学籍档案资料涉及学生在校期间方方面面的表现，需要学籍管理员、学校各部门、各院系共同努力才能确保档案材料完整准确。学籍档案直接影响着对学生的综合评判，这要求参与学籍档案收集管理的人员必须具备足够的细心、耐心和责任心，同时具备档案管理的基础知识和基本操作技能。但因重视程度不足、欠缺规范标准等原因，很大部分参与人员对学籍档案管理职责、内容、流程等都不够熟悉，在资料收集阶段难以做到及时、全面和准确，使后期核对补充更加困难，严重影响工作效率和质量。
（4）信息建设较慢。档案管理信息化是新形势发展的必然要求，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，将加快推进档案信息化建设步伐作为今后努力的方向。随着我国高等教育的发展，高校学生逐年增多，教学和管理手段日益丰富，对学生的评价方式日趋多元化，学生档案资料越来越多。传统管理方式消耗大、保存难、检索慢、效率低、易遗漏等弊端凸显，推进学籍档案管理信息化刻不容缓。但目前大部分高职院校学籍档案管理仍采用传统模式，信息化程度较低，推进信息化建设的力度仍然不够。
（5）管理衔接不畅。学籍档案管理通常被认为是学籍管理员的一小块工作内容，绝大部分高职院校没有专门的学籍档案管理人员，大部分由学籍管理员兼任，而往往每个高职院校也仅配备一名学籍管理员，而学籍管理员本身业务比较繁重。在学籍管理员转岗、退休或离职等情况下，常常没有足够的时间和精力进行全面交接，影响学籍管理工作的有序推进。
四、提升学籍档案管理水平的策略
（1）将学籍档案管理列入督导内容。督查指導是提升工作质量的重要手段，将学籍档案管理列入档案工作或教务工作检查内容，明确检查内容和各单位各部门职责，定期开展督查指导，对优秀单位和个人给予通报表扬，对工作不到位的单位和个人及时批评指正，推动学校上下自觉重视学籍档案，共同重视学籍档案管理工作，切实提升学籍档案管理水平。
（2）研究出台管理规范标准。无规矩不成方圆，规范标准的建设是保障工作持续向好的方面发展的必然要求，应当及时组织人员开展全面调研评估，精选出最能反映学生学习生活情况和综合素质能力的核心内容，形成学籍档案管理应当收录的规范材料目录清单，并针对各类材料明确标准要求，提升档案资料的有效性、一致性和代表性，利于管理人员快速掌握、高效交接、自学提升，也利于有关单位和人员高效掌握核心内容，避免无效信息的干扰。
（3）加强学籍档案管理队伍建设。稳定有力的队伍是工作推进的重要保障，学籍档案管理工作烦琐、重要、高压而又默默无闻，成绩很难量化也很难出彩。这需要学校加强对档案管理人员的教育引导，提升岗位和事业认同感，充分肯定工作成绩，关爱支持坚守岗位，不断提升学籍档案管理人员的综合素质和业务技能。对学籍档案管理人员在职称评定、职务晋升、教育培训上给予适当倾斜，解除学籍档案管理人员的后顾之忧，这也可吸引更多优秀人才关注学籍档案管理工作。将学籍档案管理纳入年度教育培训内容，每年对参与学籍档案管理的领导、教师进行专题培训，引导学校上下更加重视和熟悉学籍档案管理工作。做好内部人力资源调配，在学籍档案管理岗位上除专人负责外，还要明确人员予以配合，共培训、同要求、常交流，保证后备力量及时跟进。
（4）推进信息化建设。信息化是当今社会各项工作与时俱进的必然要求，学籍档案管理工作重要、涉及面广、材料众多，以信息化的手段提升工作效率是必由之路。信息化技术是高职院校的一大优势，每个高校都具备一批钻研能力强、专业技术硬的信息建设队伍，依托高校的科研水平，提供人力、物力、财力支持，组建团队研发学籍档案管理信息系统或依托档案管理系统增设学籍板块，实现学籍档案管理信息化，在材料收集、信息共享、数据存储等方面充分利用好互联网的优势，全面提高学籍档案管理质量和效率。
学籍档案管理工作平时看起来无关紧要，需要用到时却又至关重要。这需要我们从认识上提升、从思想上重视、从业务上完善、从制度上保障才能真正把工作做好做实，为学校的科学发展、为学生的健康成长、为社会的高效选才做出应有的贡献。
参考文献：
[1]崔芳芳，王厚兵.高职院校学籍档案管理信息化建设探究[J].科技资讯，2018（17）.
[2]霍奇道.高职院校学籍档案管理改革研究[J].宿州教育学院学报，2017（3）：83-84.
作者简介：唐盛荣（1987—），女，广西桂林人，助理馆员，本科，学籍管理员，研究方向：档案管理。
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