强化服务意识完善高校学籍档案管理

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　　摘 要  高校学籍管理是一项比较复杂的服务性管理工作，关系到学生的前途和学校的发展。学校应对学籍管理工作加以重视，明确当前学籍管理工作中存在的问题与不足。通过树立“以生为本”的服务理念、规范管理制度、加大宣传力度、提高信息化水平等措施，不断完善高校学籍管理工作，引导其向现代化、规范化和科学化的方向发展，使学籍管理能为学校师生及教学管理工作提供更多、更好的服务。
　　关键词  问题 服务 学籍管理 以生为本
　　中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2018-09-10
　　Abstract As complex serving work of administration， college students archives management impacts students future as well as college development. Thus colleges should lay more emphasis on this work through clear recognition of existing problems and weaknesses. By building the serving concept of centering on students， regulating management system， strengthening publicity and promoting informatization construction， students archives management can be consistently improved and lead to modern， standardized and scientific development so that it is capable of providing more and better service for teachers， students and teaching management.
　　Keyword problem; service; students archives management; centering on students
　　高校学籍管理，是指高等院校根据教育行政部门和学校颁布的有关规章制度，对大学生从招生录取、入学注册、学籍异动、课程选择、成绩记载，到毕业审核等整个过程实行监督和管理所形成的一系列活动。学籍管理是一个动态的管理过程，也是高校教学管理和学生管理的重要内容。它在提高人才培养质量，保护大学生正当权益，稳定学校正常教学秩序等方面起着重要的作用[1]。近年来，中国教育的蓬勃发展和高等教育体制的不断革新，对高校学籍管理提出了新的目标和要求。高校学籍管理部门必须要改变传统的学籍管理理念和模式，才能更好地迎接新的挑战。
　　一、学籍管理的主要内容
　　在高等学校，学生被录取并入校进行新生学籍注册后取得在校学籍。学生毕业、中途退学、开除学籍等将失去学籍。学籍管理的主要内容包括学生“入学与注册”、“考核与成绩记载”、“转专业与转学”、“休学与复学”、“退学”、“毕业与结业”、“学业证书管理”等。可见，高校学籍管理的内容涉及大学生从入学注册取得学籍，至完成学业取得毕业证书的整个学习过程。同时，学籍管理还承担着其他一些社会服务性的工作内容。如为在校生社会实践、助学贷款、参军入伍等出具在校生学籍证明，为毕业生就业、升学、留学、出国等出具相关学籍材料，为遗失学历证书的毕业生办理学历证明书，为来函的教育行政部门或用人单位查询和调取学生学历原始学籍资料等。所以，学籍管理是高等院校学生管理和教学管理的一个重要组成部分，是高等学校体现育人本质的监控过程。其特征是通过记录在校生学习的全过程，监控教育教学效果，实施管理育人目标。其本质是审核和认证在校生学习身份、学习权益、学籍异动、学业成绩、毕业资格等内容。
　　二、学籍管理存在的问题
　　1.服务理念很薄弱。在学籍管理工作中，应坚持“以生为本，学生第一”的服务理念，全心全意关心学生的成长，真心真意关爱学生的全部，自始至终把学生的权益放在第一位[2]。但是在学籍管理工作中，很多专门负责学籍管理的高校教育工作者，并没有把学籍管理作为一项服务性的业务来做，认为只要对学生实施了严格的规章制度管理，自己的工作就完成了。他们的服务理念非常薄弱，对学生的态度冷漠，办事拖拉，很少去思索提升日常学籍管理工作的服务质量，改善开展学籍管理工作的方法，通常以高高在上的姿态对学生进行管理，从而将服务置之度外。高校学籍管理工作服务理念的薄弱化，不仅直接影响到高校学籍管理质量和教学质量的提高以及教学活动的正常开展，也无法为改善整个学籍管理工作的环境提供契机，成为目前学籍管理工作需要重视和解决的重要难题。
　　2.制度建设不完善。各高等院校虽然都能够及时贯彻落实上级教育行政部门颁布的《普通高等学校学生管理规定》精神，但部分高校不能结合本校的实际情况制定相应的学籍管理规定。或现有的管理制度严重滞后，没有随着社会的进步或者教育的发展及时修订一个比较科学规范的学籍管理规章制度，不能适应高等教育改革和现代社会对多元化人才的需求。另外，因大部分高校的学籍管理工作基本上由教务处、学生处、招生处、二级学院等多个部门共同参与，但由于各个部门之间信息沟通不流畅、管理和操作方法不一致，如果缺少规范统一的学籍规章制度，在学籍管理过程中容易出现分工不明，权责不清，甚至出现错误与混乱。
　　3.宣传力度不到位。大学生的学籍关系到他们的切身利益，不但记载着他们在校的表现，也跟他们毕业后的就业入职、职称评聘、晋升晋职等有重要的关系，但是学籍管理工作的重要性却常常被部分高校的领导、教师以及相当一部分大学生忽略。部分领导把学籍管理工作看成一种简单的重复劳动，认为不会对教学工作的正常运行产生较大的影响，所以学籍管理工作的投入、建设和宣传以及学籍管理人员师资队伍的培养等问题都会受到忽视。部分教师认为学生学籍工作跟自己没有任何关系，对学生的违规违纪行为视而不见，对学生的学业成绩和社会实践漠不关心，致使学籍管理制度很难落到实处。在学籍管理过程中学生参与性也非常低，能积极、主动地去了解学校学籍管理制度的学生少之又少。由于对学籍管理规定的内容学习不够，了解不足，导致個别学生违规、违纪了也不知道，直到受到处分才后悔莫及。还有的学生不知道取得毕业资格的条件，直到毕业时拿不到毕业证，才恍然大悟。之所以会出现以上问题，追究其根源，最重要的一点就是学籍管理制度的宣传力度不到位。 　　4.信息化应用不够。学籍管理工作是一项复杂、琐碎的工作，也是一项经常与学生信息和数据打交道的工作，但是目前很多高校的学籍管理工作电子化、信息化程度并不高。部分院校在学分统计、选课、重修考试、成绩记载等方面还采用手工或半自动化的操作方式，管理手段非常单一。很多高校虽然已经采用了网络化办公系统，但学籍管理系统功能模块并不强，只能实现某些数据采集、数据查询、数据汇总等工作，很难实现学籍管理部门与学校二级学院、相关行政部门以及学生之间的互动网络化办公，无法完全满足新形势下学籍管理的要求，致使学籍管理工作随意性较大、信息缺失、数据失真、更新滞后、工作效率低等严重后果，直接影响到教学秩序和教学教育质量的提高。
　　三、强化服务意识，完善学籍管理工作
　　1.树立“以生为本”的服务理念。“以生为本”的服务意识要想真正落实到学籍管理工作中，首先，学籍管理人员应抛弃“任务主导”的思想。要明白自己不仅是简单地处理学生的学籍信息，完成本职工作，同时也要重视学生的需要，尊重学生的权益。让学生明白和重视学籍管理的重要性，知晓在大学生涯中必须要完成的学籍管理任务，积极主动地配合学籍管理人员做好学籍信息的记载和更新工作。其次，要尊重学生的话语权。在制订学校的学籍管理规章制度时，既要考虑学校的利益，又要符合学生的权益，让学生积极参与进来，征求他们的意见。在当前教育教学制度不断变革的情形下，如果还沿用老的管理模式，一切由学校说了算，高等学校的学籍管理工作必定会存在隐患。在执行学籍管理制度时，不能一味地运用“记过处分、留校察看、作退学处理”等处罚手段，应给学生提供更多申诉的机会，维护学生权益，让教育与惩罚相结合，使“以生为本”的教育教学管理和服务理念贯彻到实际工作中[3]。此外，学籍管理者还可以利用各种通讯工具和网络平台跟学生互动，多了解学生的心声和学校在学籍管理方面存在的问题，然后有针对性地尽最大努力予以解决。总之，学籍管理人员在工作中要本着“以生为本，事事为学生着想”的宗旨，及时向学生提供服务和帮助，做到全心全意为学生服务。
　　2.规范学籍管理的制度建设。学校必须要有一套规范的学籍管理制度，以提高学籍管理效率，提升育人目标的政策保障。因此，各高校应遵照我国高等教育管理的政策与法律，制订出符合本校实际情况的學籍管理制度，并在实践中不断完善学籍管理的运作规程和操作程序。首先，要建立一套科学、规范、有效、公平、人性化的高校学籍管理规章制度。各高校可结合自己学校的实际情况，依据2016年教育部新修订的《普通高等学校学生管理规定》修订学校的学籍管理制度。在制度修订过程中，尽量结合学生的特点和需求，为学生的个性发展创造更加宽松的环境，最大限度地提高学生自由度，如实行弹性学制，在学生休学、转专业、选课、重修等方面尽量地放宽限制。这样既体现了对学生的人文关怀，又能保证学籍管理工作的连续性和完整性，最终实现学籍管理的规范化和科学化。其次，可建立一套“三级”学籍管理制度模式。改变以往高校学籍管理由教务处统管的一级管理模式，不断地将权力下放，实行学校、院（系）、教研室三级管理模式。教务处的学籍管理人员和各二级学院的教学秘书要担负起学籍管理的重任，对学籍管理起主导作用。辅导员和各教研室教师也要积极参与到学籍管理过程中来，承担学生专业教育、思想教育、质量评价等工作[4]。另外，家长也可对学籍管理进行监督。这样就能形成细化的、良好的运行机制，促使学籍管理工作有效运转。
　　3.大力宣传学籍管理的重要性。在学籍管理工作中，树立为学生服务的理念，不但要关注学籍管理制度的建设和实施，更应加强对制度的宣传工作，提升高校教师及大学生对学籍管理制度的认知度和重视程度。首先，从学生着手，在新生入学开始，就要对其进行学籍管理制度的教育和宣传。具体宣传方式可选择举办专题讲座，向每个新生分发《新生手册》和《学校学籍管理规定》，开展学籍管理制度的专门培训，然后再组织考试，加深印象，也可以采取知识竞赛等活动形式，激发学生兴趣，让学生在活动中轻松地学习和掌握学籍管理制度的相关内容。同时还可以把学籍管理制度打印出来，张贴在学校宣传栏内进行宣传。另外，还可以通过网络、微信、广播等途径来普及学籍管理规定，这样就能使学生更好地了解学籍管理制度的内涵及自身的权益，从而主动参与到学籍管理中来。其次，从教师着手，可以对相关教师进行高等教育管理规定、法律、法规等相关知识的系统培训，强化认识，从而为建设和完善学校的学籍管理制度打好坚实的基础;同时，在学籍管理实施过程中，也要不断向教师灌输“坚持为学生提供服务”的理念，使他们及时更新教育观念，由原来的控制者转变为指导者，逐渐形成符合新时代要求的学籍管理服务机制。
　　4.加快学籍管理的信息化建设。随着高校办学规模的不断扩大，学生数量日益增加，在很大程度上增加了学籍管理工作的业务量及难度系数。纯手工操作的传统学籍管理方式已不能满足现代教育发展的需要，各高等院校要加强对现代信息化管理模式的研究。引进和开发符合本校实际的信息管理技术，建立学籍管理信息网络，实现学籍管理工作现代化、信息化、科学化。目前，很多高校都在不断完善教务管理系统，致力于用计算机和校园网进行学籍管理，将学籍管理、教务管理等工作有机整合，以实现各种信息资源的共享，提高工作效率，更好地为学校师生服务。例如，通过教务系统管理，教师可以布置作业、批改学生论文、与学生开展互动答疑、录入学生成绩、办理调课手续等[5]。学生能查询相关通知以及自己的选课情况、成绩状况、学分分数、异动情况、注册情况、毕业资格等，同时还可以进行大学英语等级考试、重修考试的报名工作等等。教学秘书可以利用教务系统进行排课、布置考试、管理学生成绩、审查毕业生资格等等。总之，通过网络信息平台，学籍管理工作可以进行多角色纵向和横向管理，真正做到为师生服务。
　　学籍管理工作是高等院校教学管理的一项重要内容，是一个系统工程，学籍管理工作的好坏将直接影响学校的学风、校风建设，以及教育教学质量的提高。所以，学籍管理工作者始终要坚持“以生为本”的服务理念，与时俱进，适时发现和研究学籍管理中出现的新问题，制订合理的解决办法，不断完善高校学籍管理工作。
　　参考文献
　　[1]李志君.刍议高校学籍档案科学化管理[J].兰台世界，2016（24）：17.
　　[2]郑腾鹰.基于以人为本理念的高校学籍管理制度研究[J].赤峰学院学报（自然科学版），2016（6）：230.
　　[3]陈林芳.论高校学籍管理中存在的问题及其对策[J].武夷学院学报，2016（4）：91-92.
　　[4]王文静，李广杰.高职院校导向型学籍管理模式的构建[J].广东轻工职业技术学院学报，2015（1）：35-36.
　　[5]肖春霞，刘英姿.新形势下高校学籍档案管理的思考与实践[J].兰台世界，2017（6）：43-44.
　　★基金项目：广西教育科学“十三五”规划2016年度广西高校毕业生创业就业指导和学籍学历管理研究专项课题（2016ZJY0083）。
　　★作者简介： 杨红秀，桂林师范高等专科学校教务科研处副教授，硕士研究生，研究方向为高等教育管理、档案管理。
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