新时期职业院校档案管理工作创新分析

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　　摘 要：新时期对职业院校的档案管理工作提出了更高的要求，既要保证管理工作的质量还要创新工作方式。现阶段职业院校档案管理工作还存在着一些问题，如工作人员管理意识不强、专业人员缺乏、档案信息化不完善等，要想提高新时期职业院校的档案管理工作，必须要与时俱进创新管理方式，本文通过分析存在的问题，提出了几点创新建议希望对今后的档案管理工作提供参考价值。
　　关键词：新时期;职业院校;档案管理
　　
　　职业教育是我国教育体系中重要的一部分，随着社会的发展对职业型人才的需求日益增加，职业教育越来越受社会认可，而在职业院校中，对学生的档案管理也是重中之重，新时期下做好职业院校的档案管理工作，可以帮助学生记录下成长历程，从学生入学开始到毕业所有的档案信息都会记录在案，由于学生多每个人的情况都不一样，档案内容也存在差异，所以新时期对职业院校的档案管理工作提出了更高的要求。
　　1 高职院校档案管理存在的问题
　　1.1 档案管理缺乏创新性
　　信息技术的普及已经运用到各行各业，对于档案管理工作来讲只有与时俱进，运行信息技术才能保证工作更加顺利的进行，省时省力省心，信息技术在档案管理中的运用可以方便信息建档查阅更加快捷。职业院校档案管理工作应该全面进行升级数字化，积极创新，完善档案管理制度，工作人员应结合实际工作经验，运用信息技术不断创新。
　　1.2 实用性较差
　　在职业院校档案管理工作中，由于学校对其不重视，资金投入也相对较少，造成了设施更新慢，影响档案工作的实用性。对于建校更早的职业院校，还有的在采用传统的管理模式，如果管理人员不主动创新，积极的进行档案数字化运用，管理松散都會降低档案管理的实用性。
　　2 新时期职业院校档案管理工作创新举措
　　2.1 积极引进数字信息化档案管理技术
　　传统的档案管理方法已经不适用与现在的职业院校档案管理工作，传统管理方法无可避免的会耗费更大的物理及人力，还容易发生工作上的失误，不仅影响工作效率还会降低质量。引进数字信息化进行档案管理工作，可以更好的提升档案管理的效率，在收集信息方面更加方便快捷，便于记录、查阅、检索。档案管理工作的发展趋势就是要跟随社会的发展，部分学校虽然采用了信息化管理，但是在环节上还是存在不合理问题，这就需要工作人员对工作方式进行创新，例如：可以设置二维码，在学生的档案或者毕业证书上设置二维码，安全性上采用手机短信验证方式，学生如果需要查阅档案信息，只要扫码就可以查询，既提高了工作效率还增加的保密性。
　　2.2 创新与改进档案管理模式
　　在管理模式上也要进行创新改进，信技术的运用虽然建立了交流平台，在档案查询和共享上提供了方便，但是安全性也是不容忽视的环节，权限的设置是必要的，不同的人就要设置不同的权限，这样可以最大化的保证信息的安全性，尤其是对查阅档案的人，权限的设置可以保证信息不会被别有用心的人利用。权限设置的群体因人而异，在学生入学时需要建档的情况下，教师可以开放权限给学生，这样便于学生进行档案填写，避免收集档案过程中出现失误，保证学生信息正确完整的录入，提高精准性。档案收集完后，工作人员进行审核确认，生成真实有效的档案信息，权限给了学生不仅避免了档案信息在填写时出现的错误，还提高了工作效率，减轻了工作人员的压力，还保证了工作质量。
　　2.3 不断完善职业院校档案管理制度
　　完善的档案管理制度可以保证档案管理工作的顺利进行，不断的完善管理制度可以应对各种变化，信息数字化的管理工作更要注重制度的完善，从根本上保证职业院校档案管理工作的顺利开展，对档案的归档时间、换档时间都要进行明确规定，明确责任对于超时归档的人员要给予一定行的处罚警告，这样就能严格保证工作人员及使用人员都能遵守管理制度，保证了档案的保密性已经完整性。
　　2.4 创新管理服务模式
　　随着人们服务意识的真强，好的服务方式才能更好的为人们进行服务，档案管理工作也要创新服务方式，多元化发展。在服务模式上要先从方案入手，对方案进行优化，开展多种多样的文化活动，对一些珍贵的档案可以进行展览活动，要求专家进行讲座，使档案管理透明公开化，让学校领导、师生都能了解档案管理的流程，提高档案管理的关注程度。合理利用新媒体平台，利用微信、QQ、微博建立交流平台，让更多的人参与进来，集思广益、解疑答惑，要随时更新管理信息，保证信息的及时有效性，让使用的人能及时了解信息的动态，更加了解档案管理工作。还可以和其他学校进行合作，积极沟通交流档案管理的心得及体会，加强网络信息化建设，建立完善的电子档案系统，促进档案管理工作的发展，为查询人员、使用人员提供更加高效、快捷、方便的查询方式，创新了服务模式，节省了人力减轻了工作人员的负担，提供了更好的服务。
　　2.5 加强档案管理人才培养
　　档案管理工作的人才培养也必不可少的，专业的人才才能更好的进行工作，所以要加强人才的引进，对在职人员加强培训，提高工作人员的工作素养及法律意识，可以邀请专家讲座，定期组织培训。让工作人员的工作水平及综合素质得到全面提高，制定奖惩制定，激发工作人员的积极性及责任。
　　3 结语
　　综上所述，新时期对档案管理提出了新的邀请，只有紧跟时代发展，创新管理模式完善管理制度，才能提高职业院校档案管理工作的质量，提升工作人员的品质，工作人员要积极创新、大胆创新，只有这样才能为档案管理的发展贡献一份力量，从根本上促进学校的发展。
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