“五常法”在高职院校档案管理中的应用

来源:用户上传      作者:谭慧

　　【摘 要】随着我国教学事业的不断发展，学生的数量在不断增多，这就造成学生的档案数量非常多，不利于管理。在不断实践中，工作人员发现了档案管理的问题，并结合存在的问题在寻找科学的管理方法。在此之后引入了“五常法”，这种档案管理方法非常有效，能够解决现阶段高职院校的档案管理问题。
　　【关键词】五常法;档案管理;效率
　　【中图分类号】G717.24       【文献标识码】A
　　【文章编号】2095-3089（2019）17-0012-02
　　引言
　　高职院校是我国重要的教学机构，为我国的发展提供了大量的人才，而档案是学生的简介，在档案里面记录着学生非常重要的信息，尤其是在参加工作时，档案显得尤为重要。从而对档案进行有效管理是一项非常重要的工作，需要高职院校在对应工作上提高重视程度，做好管理工作。所以本文主要论述的是我国高职院校档案管理存在的问题以及在档案管理中如何更好的使用五常法。
　　一、介绍五常法
　　五常法指的就是：常整理、常整顿、常清扫、常规范、常自律。这种方法最早是由日本学者提出来的，随着时间的推移，经过香港传入内地，五常法是一种现代化的物品管理方法，在实际使用中，作用非常大，越来越多的管理者看到了新方法的作用，都開始将新方法投入到实践工作中，所以五常法的使用范围在不断扩大。
　　高职院校如果连学生的档案都无法很好地整理，就会减少学生的数量，高校为了吸引更多的人才，就需要将细节上的工作做好，这样才能提高学校自身的竞争力，所以在高职院校的档案管理中使用五常法十分有必要。
　　二、现阶段我国高职院校在档案管理中存在的问题
　　就目前情况来看，我国高职院校档案管理工作问题非常多，主要表现在：
　　1.管理程度不到位。
　　在高职院校中，工作人员对档案的管理力度不够，高职院校是培养学生能力的场所，目的是让学生掌握技能，所以管理人员在档案管理上就缺乏一定的重视程度，此外在高职院校中，学校内部人员调动比较频繁，所以在档案管理工作上，工作人员经常会出现不固定这样的情况，这就阻碍了档案管理工作的进展。
　　2.管理人员能力不足。
　　在档案管理工作人员的配置上，相关人员能力水平不足，由于学校对工作的不重视，所以有的学校在档案工作上只设立一个人进行管理，这样就加大了工作人员的负担，在繁重的工作压力之下，就让工作人员难以照顾到所有的方面。所以长时间下去工作者就会认为自己的工作只是起到辅助作用，所以就放松了自身的职责，从而忽视自身工作的重要性。
　　3.缺乏有效的管理方式。
　　目前我国高职学校的档案管理方式比较单一。随着我国科学技术的不断进步，在高职院校的档案管理工作上也应该利用新技术进行档案管理，这样能够提高管理的效率，减轻工作人员的压力，但是高职院校还是在采用传统的档案管理方法在进行管理，忽略了科学方法的引入。
　　三、如何更好的利用五常法进行档案管理
　　1.常整理。
　　常整理指的就是要对档案管理工作的具体内容进行划分，这样能够让工作人员非常顺利的展开工作。比如在高职院校的档案管理区内，管理区主要分为借阅区和办公区，在档案区中又分为存储区和用品区等，在办公区要存放管理部门的物品，而在借阅区就需要调整环境氛围。对这两个区域进行整理能够提高工作人员的档案管理效率。
　　2.常整顿。
　　“常整顿”指的是要对学生的档案进行分类。比如在高职院校学生的档案主要有教学、党群、科研等几部分，在每一部分中的档案中又包含着文件、录音等实物，所以为了管理工作的开展就需要管理人员对这些内容进行分类整理。在整理过程中，管理者可以借助计算机技术进行工作，按照固定的原则和要求去进行存档，然后将文件进行分类和录入，这样能够减少查阅的时间，提高工作效率。此外，在对档案分类完成之后，在固定的周期内要对档案做抽样检查，在其中如果发现哪一宗档案有问题就要及时进行修复补充，这样能够最大程度上提高档案存放的质量。
　　3.常清扫。
　　常清扫指的就是要保证档案资料的整洁度，在一定时间内就要对档案进行清洁，提高档案的干净程度，这样能减少档案的破损。比如，在实际生活中，如果对物品不及时进行处理就会加大病虫的危害程度，所以这就要求高职院校对档案的清洁工作给出具体的要求，明确具体的清洁时间，也指定了对应的标准，开展定期的清洁能够提高档案的完整程度。所以这就需要高职学校建立更加规范的制度，明确管理人员的职责。
　　4.常规范。
　　在档案管理工作中，要对相关的制度进行规范，做到责任上的明确划分，这样在出现问题之后可以进行追责。此外高职学校还要对管理人员的能力进行提升，比如，定期举行培训会或者相关的比赛，也可以对档案管理工作进行突击检查，这样才能更好的提高档案管理水平，从而更好的进行档案管理工作。
　　5.常自律。
　　在档案管理工作中，管理者要对自身的行为和工作态度进行自律，让自身树立正确的工作态度，端正自己的心态，这样才能更好的提高自身的服务水平，促进档案管理工作的进展。
　　结束语
　　总的来说，五常法对档案管理工作有着非常大的积极作用，此外随着社会的不断发展，教育部以及学生都对高职院校的档案管理工作提出了更为具体的要求，所以这就需要高职院校提高对档案管理的重视程度，在工作中积极发现问题并及时进行解决，这样才能更好的保护好学生的档案。当然档案管理的方法还有很多，这就需要工作人员在实践中进行总结，结合自身的实践经验来选择科学的管理方法进行管理。本文论述结束，希望能够对高职院校的档案管理工作有一定的借鉴意义。
　　参考文献
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　　[2]许敏.基于“五常法”的民办高职档案管理模式探讨[J].兰台世界，No.382（32）：52-53.
　　[3]胡金蓉.“五常法”在高职院校档案管理中的具体运用[J].产业与科技论坛，2018，17（21）：282-283.
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