探究建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略

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　　摘    要：工程资料的管理水平不但影响着建筑工程的顺利进行，还与施工建筑企业的发展有着紧密的联系。作为建筑项目整个过程的记录，建筑工程资料管理可以说是工程项目运行、管理、施工、技术改造等多方面工作的第一手数据理论依据。
　　关键词：建筑工程;资料管理;问题
　　1  建筑工程资料管理的特点
　　1.1  全面性
　　建筑工程资料形成于工程实施的各个阶段，具体如下：在工程项目建设前期阶段，工程资料包括项目政府批文、工程规划许可证、用地批准等;在工程施工阶段，主要包括施工许可证、备案登记、技术核定、工程变更、材料检验、隐蔽工程验收、材料合格证明等资料;在竣工阶段，主要包括与工程结算、决算相关的资料。这就要求建筑工程资料管理必须重视资料的全面性，将工程资料管理工作贯穿于工程实施的各个阶段。
　　1.2  持续性
　　在工程建设的不同阶段会产生不同的工程资料，这些资料具备一定的规律性、程序性和持续性的特点，各个资料之间存在着紧密联系，相互补充、相互印证，都是工程管理的有力依据。所以，在建筑工程實施过程中，要做到持续不断地收集资料，避免出现资料遗漏。
　　1.3  系统性
　　建筑工程资料管理是一项系统性的工作，其资料管理工作涉及工程管理、机电安装、通风空调、装饰装修等方面的专业知识，以及合同管理、造价管理、进度管理、安全管理、质量管理等领域知识，这对资料管理人员的专业素质提出了高要求。同时，工程资料管理还要严格按照《建设工程文件归档整理规范》的规定进行资料分类、立卷、造册、归档，杜绝资料管理杂乱无序。
　　1.4  时效性
　　建筑工程资料管理要对工程资料的形成过程进行管理，及时收集各个环节产生的资料。如，及时收集审批环节产生的资料，保证资料上的签字、盖章真实有效，将其作为工程竣工结算的重要依据;及时上报、审核、下发和存档图纸会审资料、技术核定资料，并及时归档整理资质报审、材料报审、隐蔽验收、质量检验等方面的工程技术资料。
　　2  建筑工程资料管理的常见问题
　　2.1  缺乏重视
　　对施工过程中产生的资料进行管理的要求在很多年前就已经开始推行，然而很多建设施工单位并没有给予足够的重视，从而阻碍了工程资料在后期保管过程中向规范化发展的进程。由于重视程度不够，导致参与档案管理的工作人员水平不足。正是由于缺乏足够的重视使得参与工作的档案管理人员在资料收集时存在较大的随意性，造成资料缺乏其原有的价值意义，这种问题广泛存在于建筑行业中。
　　2.2  管理不规范
　　由于目前经济增速较快，城市人口数量不断增加，使得建筑行业获得了空前的发展，也导致行业的入门门槛降低，很多中小型的建筑加入进来，造成整个行业的标准下降、规范缺失。档案管理部门进行资料的收集和编制，而档案管理部门与实际施工情况相互脱节，使得资料在管理收集时存在缺失，降低了资料专业化的程度。有的企业甚至完全忽视了对工程资料的重视，缺少完整的收集体系直到要竣工验收时才开始进行资料收集和编制，这不仅增加了资料在制作过程中的主观性，同时也会导致资料的编制内容出现造假的问题，降低了资料应有的真实性。
　　2.3  资料收集不及时
　　资料收集和编制应当是在整个施工过程中同步推进的，并在施工时及时进行补充和添加，以确保相应资料的完整性和真实性，这种收集方式对整个建筑施工工程能够起到一定的指导作用。而如果在施工后期再进行资料收集则很难确保工程资料的完整度，其真实性也无法确定，如此一来不仅会降低资料的价值，同时也会对建筑工程的后期竣工验收造成延误。
　　2.4  无法保障真实性
　　建筑工程项目相关资料的真实性无法得到保证，主要是由两个方面的原因导致：一是由于收集资料的工作人员专业性不高造成的。一些建筑施工单位将资料收集交由相关档案管理工作部门，很多时候在开展工作时只是在办公室进行，并未到施工现场了解情况，导致收集到的资料与现实情况不符。二是由资料管理部门自身原因导致的。由于缺乏足够的重视，导致施工时并没有及时收集资料，而到项目接近尾声需要验收和竣工结算时才开始进行资料整理和编制，因此造成所收集的数据存在偏差，甚至还会出现造假的问题，降低了资料本身的真实性。
　　3  建筑工程资料管理的改进策略
　　3.1  提高资料管理意识
　　对于建筑工程而言，影响工程资料管理效果的仍然是资料管理意识较为薄弱，导致资料管理难以获得良好的效果，其中存在诸多问题。因此，需要加强工程档案知识体系的建设，通过培训活动提高人们的思想意识，对人们的行为加以规范。通过提升全体员工的档案意识，让资料管理工作得到有序推进。建筑施工前，施工单位要注意加强档案管理的宣传力度，使用设置学习班、个别指导以及集中化宣传的方法展开宣传教育，让档案资料管理的价值受到全体员工的认可。例如：在各部门的培训中，插入资料管理工作的培训，以具体的数据和案例强调资料管理的重要作用，让全体员工正视资料管理的重要作用，提高资料管理的能力，通过资料管理意识的加强，让全体员工在工作中共同维护资料管理工作，提高资料管理的意识。
　　3.2  收集记录技术资料
　　完善的技术资料可以直接反馈工程质量和施工水平，要求将技术资料按照施工进度进行整理，安排专门的管理人员负责整理技术资料，跟踪工程逐项收集资料，并对资料的完整度进行评价。技术资料不仅包括施工计划，还包括工程阶段性评价以及原始数据等资料，保证资料完整性，得到同步性管理。施工期间要注意及时收集资料，如果发现漏洞，需要对资料及时补漏，工程竣工以前，保证资料的完整性。技术人员要对资料进行准时记录，并安排多名人员进行重复校验，避免资料内容出现遗漏或者错误，影响后续项目审核。项目部门要安排专门的员工收集并审查资料，如果出现缺项和落项的情况，要立即补充资料。检查资料期间发现错误，需要在查实后进行修改。
　　3.3  执行分类管理资料
　　对于建筑工程而言，施工期间会产生大量的文件，资料管理期间，要注意细化分类，展开管理。分类管理有助于后续资料查询，避免资料混乱缺失。如按照基建文件、施工资料、监理资料以及竣工图纸四个分类进行区分，对资料展开分类管理。按照不同分类对资料进行分类存放，避免文件混淆。在后续使用文件时，可以按照需求有针对性的查找，提高文件查找效率。分类装订过程中，按照资料准许整理文件，避免管理资料过程中出现缺漏问题。
　　3.4  强化过程管理
　　总承包方督促分供商按照工程需要分阶段、定期对资料进行自查，并按相关要求整改。分供商要严格按照建设工程质量监督站和城建档案馆的要求使用和填写资料。针对于单独备案的资料，分供商需将已备案资料和备案验收表交付总承包方。专业分包工程竣工验收不合格不得交付。施工过程中，不接受资料移交。档案移交资料必须按照交档目录进行归档，并向总承包方提供全套资料电子扫描件。工程竣工前总承包方将根据规范规程的要求，进行工程竣工资料的预检工作;总承包方编制工程预检计划，按计划组织项目分供商进行竣工工程预检，预检通过后方可进行“五方”验收及成都市建设工程质量监督站的核验。
　　4  结语
　　虽然建筑工程资料只是建筑施工项目中的一部分内容，但却可以对建筑施工项目的质量和最终的经济收益产生非常明显的作用。所以，在建筑施工工程开展期间对相关资料进行科学、合理的管理是非常必要的。
　　参考文献：
　　[1] 郭筱筠，朱乐平.建筑工程资料管理的现状与分析探讨[J].江西建材，2017（24）：277～284.
　　[2] 薛慧.提升建筑工程资料管理规范化，完善工程质量管理[J].居舍，2017（29）：91.
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