提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略
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摘 要：在现代社会的进步和发展下，事业单位的结构调整逐步深化。在这种背景下，相关机构对事业单位档案的需求增加，传统管理方式受限，劳动力消耗大，严重影响了文件管理水平。应用信息技术可以提高文件管理水平，促进业务转换，降低体力劳动强度。为此，文章分析了业务单位文件管理信息化建设，提出了促进事业单位长期发展的有效措施。
关键词：事业单位;档案管理;信息化建设
一、事业单位档案管理中存在的问题
缺乏专业的信息化人才。作为文件管理的主体，机构的文件管理者在确保整体的管理品质方面起着重要的作用。但是，由于目前事业单位的记录管理人的工作能力和专业素质，许多员工不是毕业于专门学校的专门人才，缺乏一定的专业化能力，文件管理团队的老龄化严重，信息化意识薄弱。由于工作团队缺乏技能，整个工作团队缺乏专业水平，缺乏知识结构，无法适应现代文件管理要求，无法满足经济和社会发展管理的需要。许多员工还不足以理解他们的工作，反映在工作中就是工作不科学，工作不活跃，工作不完美。文件管理作业很有可能是流于形式的。相关员工不能履行职务，无法快速发现工作中的不足之处，严重影响文件管理工作质量和机构工作秩序。
文件管理体制的制度改革落后于时代。目前，在改革过程中，业务单位对文件管理改革的研究较少，相应的改革机制与现阶段的记录管理要求不一致。新时期，随着中国经济继续向深水區域和正常化方向发展，国家在经济建设和各事业发展过程中面临许多不确定性因素。面对这些不确定因素，进行事业单位的文件管理作业可以方便相关部门使用有价值的信息资源来分析当前状态，以更好地克服发展中的困难。目前我国教育领域的企业和社会的发展彻底改变了人才培养模式，确保了更好的人才培养。其在促进各种领域人才的多样性、专业化和统一的发展方面发挥了重要作用。但是，事业单位的管理系统还没有确立适合社会发展的管理体制，不能很好地适应市场经济改革和发展的要求，与时代发展有着一定的差距。业务部分的文件管理部门在现代技术的应用中存在一定的认知距离，无法主动使用先进的技术和设备，从而降低工作效率。由于缺乏业务意识，改革机制对与时代不相容的文件管理带来了很大的负面影响。
在事业单位中，文件管理信息缺少统一的标准。在这个阶段，各机关对文件管理信息的整理非常重视。然而，在信息系统的建设期间，大多数机构中使用的文件管理系统缺乏与其他部门有效集成、系统的兼容性和适应性。同一部门的文档管理系统难以实现各种文件信息的检索。另外，目前事业单位文件管理的内容越来越多，业务流程越来越复杂，机构文件管理信息化建设缺乏统一规范的信息，制约归档信息化的电子化进程，制作共享的存档资源是很困难的，降低归档的使用效率并不能发挥其价值。
事业单位的文件管理信息化的程度应该进一步提高。目前，在文件管理过程中，许多部门都无法应用信息技术。在收集、注册和注册主要的归档信息和信息资源时，难以实施信息化操作和信息记录，大多通过纸张收集。这样的作业模型增加了工作人员的工作量，增加了收集的难度，给文件查询带来了很大的困难。因此，为了进一步提高存档的效率和管理水平，业务部门要求高度重视存档信息的建设，逐步改善信息系统和平台。
二、事业单位档案管理信息化建设的必要性
在网络背景下，文件管理信息化水平显著提高，越来越多的新计算机软件应用于文件管理，可以有效降低劳动强度，提高文件管理的效率和质量，管理后续机构的文件。信息化建设建立了坚实的技术基础，其优势比传统的文件管理方法更突出。
纸质文件具有大面积的特性，需要适宜的温度和湿度，修复困难，备份困难。信息化条件下的文件管理模式能够将文件数据转换为电子文件。数据存储在计算机或硬盘上，不仅可以节省文件存储空间，而且还可以避免对环境的影响，并可以随时备份，从根本上消除了原始文件丢失或损坏等缺点，事业单位要使用最新的设备永久保存文件信息。
传统的文件管理方法，归档过程烦琐，检索步骤复杂，检索精度低。在实现文件管理信息化后，如果需要查询文件，只需输入相关关键字即可找到所需的文件信息。该搜索方法不仅大大简化了文件查询过程，还可以方便使用文件的过程，并在条件允许时提供对文件信息的远程访问，确保文件不再受空间区域的限制。
传统归档信息数据的收集、整理、计算和分析一般反映统计表、统计年鉴、统计装配和统计分析报告等统计数据和相关文件。传统的统计分析方法工作量大，耗时，收集的数据精度低，纵向分析和横向对准困难。传统档案信息进行数据化后，通过现代化设施，对存档对象进行相互比较，促进事业单位档案管理信息化的建设。
三、提升档案管理信息化建设的方法策略
增强文件管理培训，实现文件虚拟化和传统文件管理。现阶段，我国的公共事业部门的文件管理依然以人工模式运营，文件管理水平和管理效率难以提高。面对这种情况，需要提高事业单位记录管理人员的创造能力，重视现代科学技术的应用，推动文件管理工作在信息化的方向上。为了加快信息技术在文件管理中的使用，文件管理部门必须重视管理员的专业的技能培训。但是，现阶段由于文件管理部门的管理者的专业知识滞后，专业知识水平低，知识更新速度慢，计算机的操作方法掌握不完全。只有少数文件管理工作人员认识到更高级的计算机知识和操作技能对事业单位档案信息化的重要意义。只有有效解决上述问题，提高文件的生产效率，减少人为错误的发生，事业单位领导高度重视现有工作小组的定期培训，逐步改善文件管理工作，从而提高工作效率。
确立现代的文件管理意识。进入新世纪后，中国社会逐渐进入了信息社会。新的想法和思路出现了。随着各种尖端技术的出现，事业单位的传统工作形态发生了改变。计算机和互联网信息技术的持续应用和发展，文件管理人员的业务意识需要进行改变，要通过寻找各种有效的方法，不断优化文件管理。有效推进现代文件管理向信息化方向的发展，更好地适应现代信息社会的记录管理要求，文件管理者要自觉建立现代文件管理发展的意识，积极开展事业单位文件工作的电子整合，改变传统手动文件管理模式，促进信息化和现代化方向的机构文件管理的发展，推动运用新技术、新方法去管理文件。 提高事业单位文件管理的信息化水平。事业单位的指导者必须改变业务意识，重点在于根据单位的实际情况提高业务单位文件管理的信息化水平。机构文件管理信息化建设建立了归档信息管理平台。构造完整的信息平台，有利于文件信息检索，实现了高效、方便的文件检索，提高文件管理效率。在信息化建设的过程中，相关部门加强了对档案信息化建设的宣传力度，扩大了其影响力，相关员工加强了学习力度，积累了工作经验，提高了对信息化平台的适用率，将推进机构的文件管理信息化管理作为重要任务。另外，在构筑用于商务单元的文件管理信息平台的过程中，有必要构筑统一、实用的硬件和软件的设备。公共事业部门的文件管理侧重于存储文件、最大限度地利用文件并最大限度地减少文件损坏和保证文件的完整性。事业单位的档案管理部门为确保系统的兼容性，需要改进软件和硬件系统。在信息传输过程中，保证了信息的识别，并实现了对于档案信息的自动搜索。各机构进一步加强沟通，尽快标准化、规范的办公设备和业务制度，加强与国内外软件企业的有效沟通，建立属于业务单位的文件管理信息操作系统，有效处理信息数据。
信息化建设是文件管理发展的方向。在存档信息的完善过程中，必须考虑存档信息的安全性和档案管理软件的知识产权的归属。首先，该机构的档案应该是绝对安全的，这要求仓库基础设施和现代化设备符合国家标准。必须对相关的通信设备进行加密。计算机和其他电子设备和存储设备也必须使用加密和访问控制方法来构建有效的防火墙。其次，专人负责档案信息管理，定期对这些人员进行训练，形成相互监视的工作关系。
构建健全的文件管理系统。通过构建文件管理系统，限制文件管理行为和管理工作流程，促进文件管理规范和科学化。机构管理部门根据单位档案的实际管理制定业务文书管理制度，将文件信息化纳入评价指标，应当鼓励文件管理者积极应用信息技术。制定完善的奖励处罚措施。通过构建完成的存档管理系统，有利于提高档案信息管理的质量，提高员工积极性。
总之，档案管理是领导的管理和决策的主要依据，与事业单位的运营效率直接相关。加强业务单位的文件管理信息化管理，可有效提高生产效率和质量，同时降低体力劳动强度。同时，还可以整合信息资源和丰富的馆藏，以更好地满足社会对归档资源的需求。
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作者简介：罗群，政工师，本科，研究方向：档案管理。
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