事业单位综合办公自动化系统的优化途径
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作者:周潇 张亚
摘 要：本文以笔者单位为例，利用层次分析法定量分析，探讨事业单位体制下办公辅助系统升级优化的途径和设计思路，为其他事业单位优化升级办公自动化系统提供参考。
关键词：事业单位;办公辅助;优化
一、背景与概述
办公自动化系统，又叫OA（Office Automation）系统，可改变传统纸质办公具有资源浪费、效率低下、业务操作不规范、人为失误较多等缺点，避免违规操作，使职责权限分明便于问责，实现异地办公，便于查询统计分析，提升管理水平和业务运转效率。我单位为公益性质事业单位，2017年9月，单位OA系统经历一年的研发正式上线运行。系统整合单位人、财、物和信息资源，结合事业单位财政拨款实际情况，在强调扩展性、保密性、安全性、灵活性等因素基础上强化内控管理，建立较为科学合理的办公辅助系统。
二、系统架构的选配原则
系统搭建之初研访了北大青鸟开发OA系统、中广电设计院OA系统和农业银行办公系统这三种具代表性的办公系统。依据其各自特点，总结出适合我单位体量、体制的设计思路：（1）实现对政务、人员信息的电子化存储管理;实现管理信息的透明化、业务办理的公开化和业务流程的规范化。（2）可实现即时通讯、协同工作，具备完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制。（3）适合处理各种非结构化与半结构化的文档数据。（4）可网页访问系统，也可升级客户端访问，支持远程操作。同时，设计中规避了以下设计缺陷和不适应性：（1）浏览器适应性受限，界面不友好、操作体验差，不支持流程审核角色的配置变更，不支持远程登录，没有实时功能。（2）系统框架结构以部门划分，包括职能管理、生产经营、分支机构等，设置较为复杂，需配备专业技术人员随时修改程序。（3）主要完成通讯和发邮件的功能，对内控管理和规范性操作的维护需要更多人力成本。
在此基础上，本单位OA系统实现主要办公流程24项，包括公文运转、合同管理、经费审批、人事管理、业务审批执行等各项办公流程，涉及17个行政和业务部门的主要工作，日常办公需求已基本全部实现。系统基于B/S架构设计，采用先进的技术框架开发，支持所有主流浏览器，较为符合事业单位对流程规范及审批细节的要求，但是在构建之初也存在需要改进并新增功能，缺乏远程访问良好途径，系统安全还需进一步增强。
三、系统升级改造途径的确定及验证原则
在确定改造升级途径之前，我们将可能导致不同结果的影响因素总结为6项指标：可行性、自由度、需求、效率、安全、内控，用来判断综合办公辅助系统的优化是否适合我们工作的实际需求。可行性是企事业单位办公流程信息化的可实现程度，它受到事业单位使用资金相关政策、内部决策、公益性质、技术水平等因素影响。自由度是在满足内控要求的情况下，企事业单位在利用辅助系统执行办公流程时具有一定的灵活性。需求指企事业单位根据自身特点对办公流程有別于同类单位的个体需求。效率是企事业单位人员完成办公流程与所用时间、精力等的比值。安全指企事业单位办公辅助系统的信息安全，事业单位办公辅助系统的安全主要包括访问安全、数据安全、数据备份等。内控是企事业单位为保证经营管理活动正常有序、合法运行，采取对财务、人、资产、工作流程实行有效监管的系列活动。
这6项指标的权重对最终评价的影响程度不同，可利用层次分析法来定量分析，使本单位OA系统优化途径更趋合理。采用1-9标度方法，数值1表示相比同等重要，数值9表示相比极端重要，将6种指标依次进行两两对比，确定6种指标的对比矩阵，如下所示：
对该矩阵进行一致性检验，得到随机一致性比率CR =0.098866<0.1，符合算法要求，说明对比矩阵具有一致性。根据对比矩阵，分别计算得出每种指标的权重如下：可行性0.39347、自由度0.02718、需求0.05331、效率0.09903、安全0.20334、内控0.22367。指标优先级按权重排列如下：可行性>内控>安全>效率>需求>自由度。可以看到，本单位的升级于可行范围内在内控、安全因素的需求占比更高。如对这些指标有积极影响，起到明显增益作用，则可以证明该优化途径是合理的。按照指标优先级，权重高的指标影响重要于权重低的指标，比如优先提高内控的途径要比优先提高自由度的途径更为合理。
四、优化改造的实施体现切合实际的原则
系统的优化改造依据6大指标的指向，改进原有流程，开发新流程，对系统界面、耗时较长的功能进行再优化，增加界面引导性，简化操作，进一步提升系统稳定性、安全性。
（一）新增流程
（1）基于制度更新的信息系统改造升级。根据2018年转隶后上级部门着重强调处级以上干部请假规范性，OA系统将请假报批功能优化为根据不同岗位、级别进行判断，增加了干部出京请假报备流程。出京干部可通过系统完成申请、审批及报备工作，并在得到上级批复后得到短信通知。流程还细化了出国（境）、出京、在京，类别上区分因公和因私，严格按照内控要求对不同情况进行管理，解决了人事档案管理效率低下、查找困难、难以统筹记录等问题。（2）新增特殊审批流程。基建部门和艺术联盟的合同、付款流程与一般合同及经费的审签流程相比，需要满足各自不同流程判断条件，升级时单独列出特定部门的合同和付款流程，侧重了可行性指标，在所有部门财务相关流程基本相同且只有个别部门流程不同时，采用增加该部门流程的优化方案，可降低系统改造难度，提高改进效率，相比每个部门单独列出各自合同和付款流程可行性更高。（3）添加项目执行流程，贯通行政审批与业务执行各环节，利用自动化提高项目或专项业务执行效力。（4）整合业务部公共资源，建立公共资源使用分配流程。（5）增加专属流程。将纪检、党委具有相对独立报送渠道的发文流程单独列出。 （二）新增功能
系统以建立内部控制大数据为目标，以信息系统的互联互通为途径，探索新增功能。（1）在原有功能基础上进一步实现了工资、考勤导入系统，将日常办公产生的数据保存为即时查询数据库。增加公共资源管理查询、多流程混合检索、单个文件的关联查询以及增加可查询条目和模糊查询。公文、人事档案实现了归档、搜索查询。（2）细化审批流程会签、协同功能，继续提升流程的自由度。（3）申请人对审批流程执行撤销、修改的审核功能达到全覆盖，既保证内控要求又兼顧了自由度。（4）为流程增加新规则。当流程判断条件不适用于一些特殊情况，在原有页面中增加多选项条件或特殊情况判断列表，以实现不打破原有流程基础上系统可对多种复杂情况进行自动判断，并以此原则解决同类问题，如付款流程中三公经费、常规缴费判断选项。（5）将待办事项自动生成会议议程。（6）电话簿功能可查看单位人员所需基本信息，由本人或系统管理员双向维护信息，增强群组信息交互，提高需求兼顾自由度指标。
（三）优化功能
（1）建立功能关联，拓展流程选项，添加设置指令执行时间并由单个设置转为批量处理，增加系统消息自定义自动回复功能。（2）界面优化。包括优化自动适应显示和增加指导性提示语，提高了OA优化途径的效率和需求标准。（3）安全升级。主要完成了数据加密，数据库中存储的重要数据均利用了md5加密技术，增强了系统的安全指标。（4）性能优化。优化耗时较长的功能，做到即点即用。
（四）远程升级途径的实现
基于移动端设备开发远程和异地访问系统，实现远程、异地办公。通过移动端即时收到待办事项和系统消息，并保障数据通信安全和服务器安全。远程优化在网页、APP、微信小程序等方案中利用层次分析法对6项权重指标进行评估，着重考虑用户在远程特别是移动设备上使用的便捷性、远程访问安全性和实现难易程度等。通过各项指标的对比结果，总结出采用开发远程APP的优化途径为最佳选择，即能快速解决需求和效率问题，还保证满足事业单位重视的内控要求，也不存在苛刻的开发技术条件，具有较高的可行性。
（五）安全升级
安全升级优化主要以安全访问和容灾备份为主要诉求。通过搭建和配置硬件防火墙，对远程和异地请求设置访问规则、数据加密以实现安全访问。通过搭建灾备服务器，使系统在意外停止工作时，可以切换到灾备服务器继续正常运行。安全升级主要受内控、安全、可行性指标影响，实施前需考虑单位在设备采购、资金预算方面的因素，设备是否符合安全要求以及实施优化后的增益效果。升级后可改变之前因简单过滤访问措施、没有灾备能力而造成的数据损失风险。安全升级具体方案的防护效果和购买的设备质量也有关。
五、总结
随着我国信息化、智能化建设的发展普及，事业单位办公辅助系统通过网络、信息技术和先进的OA系统管理思想，形成高效便捷的操作平台。各单位根据自身运行特点也派生出各具特色的系统构建思路。本单位OA系统升级优化方案综合考虑各方因素，力求制定科学合理的目标，通过对系统功能的优化完善，实现了信息资源共享、无纸化办公、事务一体化的管理和运行，办公管理水平得到显著提升。
参考文献：
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[4]周萌，任晓霞.OA系统在事业单位应用的现状分析[J].办公室业务，2015（2）.
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