项目管理理论视角下高职院校学生信息化管理的现实困境与路径选择

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　　[摘要]对学生进行信息化管理，已逐步成为高职院校学生管理工作转型发展的重要方向，对于提升学生管理水平、提高人才培养质量具有重要的促进作用。然而目前高职院校在学生信息化管理方面还面临着诸多现实问题，包括信息化基础设施有待完善、信息化管理网络技术不强、信息化管理体系亟待健全、信息化管理队伍有待加强以及安全防范与预警机制不尽完善。为此，基于项目管理理论视角，高职院校应推进信息化基础设施建设、加快应用信息化管理技术、完善学生信息化管理体系、加强信息化管理队伍建设、优化安全防范与预警机制。
　　[关键词]项目管理理论;高职院校;学生管理;信息化管理
　　[作者简介]杨晶（1982- ），女，山东金乡人，徐州工业职业技术学院，讲师，硕士。（江苏  徐州 221000）
　　[课题项目]本文系江苏省教育科学“十三五”规划2018年度课题“智慧校园背景下高职院校资助工作精准化研究”的研究成果。（课题编号：X-a/2018/18）
　　[中图分类号]G717    [文献标识码]A    [文章编号]1004-3985（2019）24-0049-04
　　在当前的信息化时代，信息技术已经渗透到社会生产、生活的各个领域，同时对于高职院校学生管理工作也产生了诸多积极影响。全面推进高职教育信息化建设，不只是个别高职院校需要重视的工作，而是全体高职院校都应全力落实的改革重点。随着社会信息化发展步伐的加快，各高职院校唯有紧紧跟随信息化发展步伐，才能在竞争日益激烈的高职教育市场中谋得先机。其中，推进学生信息化管理是高职院校信息化发展的主要方向之一。基于项目管理理论，加快推进学生信息化管理建设步伐，对于提升高职院校综合竞争实力具有重要的现实意义。
　　一、项目管理理论概述
　　早期的项目管理侧重于强调项目的执行，随着时代的不断发展，项目管理的含义日益丰富。目前，项目管理包含了多方面的内容，如需要在后续的项目经营中处理相关的设备设施等成为管理学中不可或缺的一部分。也有部分学者提出了更加全面、系统的定义，认为项目管理就是整个项目中的管理者在有限的资源条件下，通过系统的观点、独特的方法和有据可依的理论基础，对项目过程中涉及的所有工作展开有效管理的过程。这里的过程涉及项目开展的计划、调度、协商、调控和评估反馈等多方面的内容，旨在通过各种有效手段实现对项目的有效管理。
　　项目管理并非仅仅针对执行项目的某个部门或项目开展过程中的某个环节，而是面向项目全过程，涉及项目开展过程中的每个要素，是集成性管理，遵循统一、最优化和协调性的原则。高职院校学生管理具备以下三个特点：第一，涉及多个部门，要求各组织间能跨部门协调合作，实现资源的共享互通。第二，具有一定的风险和创造性，需要完善的制度提供保障，实现过程的高效运转。第三，管理方法具备一定的开放性和先进性，能够与时俱进地解决项目开展过程中出现的问题。
　　二、高职院校学生信息化管理的现实困境
　　开展高效的学生信息化管理是提升人才培养质量的关键。然而就现阶段情况而言，高职院校学生信息化管理还面临着信息化基础设施有待完善、信息化管理网络技术不强、信息化管理体系亟待健全、信息化管理队伍有待加强以及防范与预警机制不尽完善等诸多问题。
　　1.信息化基础设施有待完善。为保证高职院校学生信息化管理质量，需完善信息化基础设施，应用现代化管理技术。现阶段我国高职院校学生信息化管理存在以下几个方面的问题：第一，高职院校的数据存储量有限，不同高职院校间相关资源的共享程度不高。同时，大部分高职院校的网络信息维护并非由专业团队来进行，所以信息共享缺乏安全性。第二，各高职院校内部存在严重的数据资源垄断现象，不同用途的各系统间难以实现连接式互通服务，资源对接不足。第三，高职院校内部的硬件和软件开发缺乏规范性，开发数据等信息难以共享，利用率严重不足。第四，高职院校信息化管理工作的开展需基于“服务师生”这一前提，但实际上因为硬件无法满足软件运行需求等原因，相关教学工作和管理工作的自动化严重受限。
　　2.信息化管理网络技术不强。先进的现代网络技术可以为高职院校学生信息化管理项目的开展提供可靠的数据信息，实现对项目管理数据的多维度规划。但是现阶段，信息化管理网络技术的欠缺严重影响了相关工作的开展，具体而言有以下三点问题：第一，高职院校内部的学生信息管理缺乏专业的技术支持，相关数据的利用率严重不足，因此学生信息的整合分析受到限制。第二，大量统计研究表明，大多数高职院校仅采用“学年制”对学生信息进行筛选整合，效率低，即学生信息数据的整合在结构上明显缺乏完善性，直接产生的不利影响主要有信息整理不科学、归纳缺乏严谨性和信息完整度不足等。第三，从高职院校信息化管理工作开展的人员层面上来讲，存在相关人员工作能力不足的问题，主要表现为分析能力欠缺，难以实现对现有复杂数据的条理化分析。
　　3.信息化管理体系亟待健全。项目管理过程涉及多部门，因此建立起专门的管理部门并配备专门的管理人员是十分必要的。当前，信息化管理体系主要存在以下问题：第一，许多高职院校尚未建立统一的管理机构实施信息化管理，学生信息化管理相关建设工作的开展停滞不前。第二，大部分高职院校在实施学生信息化管理的过程中，模糊了业务部门和职能部门的界限，导致高职院校网络信息中心既要负责项目规划、项目监督和项目进度的把控，又要对总结、培训工作负责。在这种情况下，高职院校信息化建设势必难以达到预设的高度和期望。第三，高职院校信息化管理工作存在决断过于片面、主观的问题。许多管理人员向相关领导汇报工作后，便完全遵循領导个人的决断，导致部分指令的科学性和权威性不足。
　　4.信息化管理队伍有待加强。项目管理的最终效果在很大程度上取决于信息化管理队伍建设，高水平且主观能动性强的队伍能够高效地开展相关工作，从而获得符合预期的结果。现阶段信息化管理队伍建设迫在眉睫：第一，高职院校信息化管理人员在数量上存在严重不足，且相关管理也缺乏规范性。除了网络信息中心的信息化管理人员主要是专业人员外，其他部门的信息化管理人员大多是兼职人员。第二，部分部门的员工流动性大，固定班底缺乏稳定性。同时，因员工编制和其他福利政策的不完善，导致员工工作缺乏主观能动性，人员流失严重，这使得低效率的工作状态成为必然结果。第三，大量调查分析表明，在高职院校学生信息化管理队伍的层面上，存在职业化缺失的问题。 　　5.安全防范与预警机制不尽完善。高职院校学生信息化管理工作的开展离不开互联网，因此网络安全问题不容忽视。第一，在管理层面上，部分项目管理者的安全防范意识严重不足，在信息化工作的开展过程中，无法对实施状态进行有效监控和管理，网络信息安全受到严重威胁。第二，在信息化工作开展的直接实施者层面上，存在应变能力不足、工作作风不严谨、工作经验不足等问题。第三，在技术层面上，相关软件设备等难以匹配不断进步的网络科学技术，未能做到与时俱进，风险也随之而生。
　　三、项目管理理论视角下高职院校学生信息化管理的路径选择
　　基于项目管理理论视角，为化解学生信息化管理面临的现实困境，高职院校应采取以下措施：
　　1.推进信息化基础设施建设。第一，高职院校应构建信息化管理平台。一是信息化管理平台需使用大容量硬盘，用于存储学生信息化管理项目实施过程中所涉及的大量数据。二是在信息化管理平台构建过程中，应考虑为操作者提供更加便捷的可视化操作环境，从而弱化非专业人员不能操作的限制。三是尽可能节约投入成本，并且能维持长周期高适用度，以减少设备间的不匹配度，提升兼容度。
　　第二，高职院校应积极应用云计算技术，切实推进信息资源的共享及选择优化，即在充分利用先进网络技术捕获相关资源的前提下，将学生信息化管理中的软件和硬件更加紧密地结合起来，实现资源的动态配置。
　　第三，高职院校在应用云计算技术后，还应切实完善保障体系。对此，高职院校应确保云计算的全面覆盖，实现资金的高效利用。与此同时，在学生信息化管理工作开展的过程中要保证资源的合理配置，兼顾时下流行的PC和手机端应用，使得每位学生都可以摆脱时间、空间和硬件条件的限制，实现随时随地学习。在管理人员层面上，高职院校要合理分配内部人员，实现操作管理与巨大虚拟资源的匹配。
　　2.加快应用信息化管理技术。第一，高职院校应不断改进学生信息化管理网络技术的运用，实现数据资源的高效利用。随着学生规模的不断扩大，许多高职院校面临着存储数据资源急剧上升的挑战，因此高职院校应选择商务智能来开展相关工作。所谓商务智能，指的是一类技术和软件的集合。商务智能能够显著提升大数据的分析和处理能力，充分剖析数据间的联系，实现大数据的优化和共享，有利于高职院校不同学生信息管理系统间的资源共享，长此以往，信息处理效率也自然提升。高职院校应不断优化自身的数据挖掘技术，推进接下来的数据整合分析步骤，充分发掘巨大的数据资源中存在的模式和规则。
　　第二，高职院校应建立起多维数据集，并不断优化现存学生信息化数据的框架，即将数据库中需要分析的信息提取出来，进行信息的重新组合和进一步剖析。基于此，高职院校相关部门才能更好地开展学生信息化管理的相关工作。
　　3.完善学生信息化管理体系。第一，高职院校在加强项目基础设施建设的基础上，不断提升项目管理层人员的基本素质，对不同管理部门的人员选取和管理构架进行全面规范。一是对于处于高层的项目管理负责人，要求其具备项目监控和项目把控的能力，以便在项目实施过程中及时给出正确的决策。二是对于项目小组负责人，要求其在整个项目的实施过程中都能妥善协调和沟通各项工作，取得优秀工作成果。三是要求每个项目组组员都能在组长的领导下发挥出自身的优势，切实推进项目各环节协同联动、高效运转。
　　第二，高职院校可以引进CIO学生信息化管理的框架体系。CIO（Chief Information Officer）强调的是项目负责人的重要性。高职院校应组建信息化领导小组，确保在学生信息化管理项目开展过程中有更加明确的目标和总体发展规划，以及更加安全的信息化环境。此外，信息化小组办公室这样一个载体的成立也会为信息化基础设施的决策提供更加全面的事实依据，为跨部门合作提供良好的平台。
　　4.加强信息化管理队伍建设。高职院校信息化管理队伍建设水平的高低直接影响着项目开展的水平和进度，因此，为保质保量地开展高职院校学生信息化管理项目，团队建设极为重要。对此，高职院校可从以下几个方面着手开展工作：第一，高职院校应有明确的组织规划。所谓明确的组织规划，即在强调项目管理中每位成员都应具备与自身所处岗位相匹配的业务水平的同时，还强调每位成员都应具备强烈的社会使命感和主人翁意识。此外，良好的组织规划还有利于信息化管理队伍在思想、行为及原则上的统一性，增强各成员自我管理的能力。第二，高职院校应建立良好的培训机制，全面提升每位项目管理成员的业务水平，实现相关工作的可持续发展。一是高职院校根据项目管理成员在素质等方面存在的差异性进行交叉组合训练，使得每位成员得到全面提升。二是高职院校采用多样化的培训模式。三是高职院校邀请在计算机信息管理技术方面具有丰富经验和知识储备的学者来校开展培训工作，从技术层面提升每位成员的业务能力。
　　5.优化安全防范与预警机制。高职院校学生信息化管理项目相关工作的顺利开展离不开安全的网络环境。高职院校可从以下几个方面优化安全防范与预警机制：第一，高职院校应不断加强项目管理者的安全意识与风险识别能力，确保其能够及时发现已经发生或即将发生的危险，了解相关风险发生的概率，从而制定出相关问题的有效预防策略与监督方案。在条件允许的情况下，可以引入更加现代化的新技术，并应用到相关的管理项目中。现代化的管理技术能够更加及时且全面地感应潜在的风险，形成风险预警，有利于预备方案的提前制订，降低风险系数。第二，高职院校应引导项目管理者熟练掌握项目管理技术，确保其能够在风险产生时快速找出问题的关键点，从而更好地预防和解决问题。此外，项目管理者还应处理好风险管理和项目开展过程中各环节的关系，避免其中某一部分成为孤立的存在。
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