大数据环境下高职院校学籍管理工作的创新分析
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[摘 要] 当前大数据等新技术已逐步广泛运用，社会整体信息化程度不断加深，信息技术对教育的革命性影响日趋明显。高职院校学生学籍管理工作是学校教育工作中的一个重要内容，学籍不但记录着学生姓名、录取专业、年龄等基本信息，还能反映出学生的学习情况和生源地等，因此要求较高，工作量也较大。立足于高职院校传统学籍管理现状，以大数据环境下高职院校学籍管理的共性特点为出发点，探讨高职院校应如何科学地做好学籍管理工作。
[关 键 词] 大数据环境;高职院校;学籍管理;工作创新
[中图分类号] G717 [文獻标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）33-0196-02
信息技术的不断进步为人来开启了一个大数据时代，当前我国高等职业教育受经济发展与社会进步的影响，办学规模在不断扩大，随着生源量的增长，学生的学籍信息，诸如入学信息、高考成绩、录取数据和学籍档案等的信息量也在逐年增加，这给高职院校学籍管理工作带来了一定挑战[1]。在大数据时代，创新、发展、数据分析已经是社会的共识，面对新形势，高职院校就必须做好对学籍信息的处理和分析工作。
一、传统学籍管理及其存在的问题
高职院校传统的学籍管理方式主要是依靠手工录入学生的学籍信息，从时间跨度来说，这是一项耗时很长的工作，特别是在一些大中型院校，学籍管理工作要更为繁琐，校内相关岗位人员甚至一个学期里都是在做这项工作，高职院校学籍管理工作所浪费的时间成本较多。但是学籍信息绝非一个简单的信息，它关乎学生入学资格的审核、学生历史成绩查询、火车票优惠以及为毕业生提供学籍服务等许多方面，所以学籍管理工作不容高职院校及个人忽视[2]。
随着学籍管理工作内容的深入细化，高职院校未来的学籍管理工作必将更加繁重，仅凭现有人工方式已经很难满足需求。另外，由于学籍工作通常很难检验，一般情况下，只有对此关心大学生才会定期或不定期检查自己收录在校的学籍档案，而这类学生在所有大学生中的比重是十分微小的，这一现象的存在容易催生相关人员对学籍管理不负责的现象，然而这种现象很难杜绝，概因学籍管理繁重，彻查时很难找出疏漏，这就使学籍档案管理管理工作进退维谷、陷入困境。
二、大数据时代高职院校学籍管理现状特点
（一）学籍管理工作量激增，待处理数据量大幅增长
随着社会的不断发展，人们的受教育程度普遍提升，高等教育规模也随着这一潮流进一步扩大，每年都有大量青少年入学，因此，学籍档案信息及考试成绩数据等各种各样的学籍信息量也在逐年递增，这就大大增加了学籍管理人员的工作负担[4-5]。随着形势的骤然转变，原有的手工记录方式根本无法满足学籍信息的统计、录入和管理需求，可以说，高职院校学籍管理工作正面临史无前例的巨大挑战。
（二）学籍信息种类变多，管理统计更加复杂
自从人类社会走入大数据时代以后，不仅学籍数据量逐年快速增长，同时学籍管理工作内容的种类也相继变多。现阶段的学籍管理工作内容不但有审核学生入学资格、建立学籍档案这样的传统内容，还包括掌握学生学习动态、入学注册、在校学习成绩记录、审核毕业生的毕业资格、火车票优惠注册和为已毕业者提供学籍服务等内容。
（三）数据提取效率低
尽管各大高职院校目前已经根据学信网平台研发出符合自身实际的学籍管理系统，使学籍管理工作不再受手工抄录的局限，数据处理效率显著提升，但是各高职院校学籍管理平台不仅彼此的信息共享性差，而且信息传输也没能与其他部门机构同步进行，导致新生入学时校内各部门统计结果总是存在较高差异性，这给学籍核对工作和学籍注册工作都带来了一定困难。另外，学籍管理的日常工作中经常出现的学籍异动现象也会造成各部门数据发生频繁更替现象，而学籍数据过于频繁地导入、导出不仅会降低学籍管理工作效率，还容易影响学籍信息的准确性。
三、大数据时代下高职院校学籍管理的创新路径分析
（一）树立创新管理思维
在数据时代下，创新思维以及创新能力早已成为当今社会各行各业人才需必备的一种品质，高职院校教务管理人员也同样如此。在进行学籍管理工作时，高职院校学籍管理人员首先就要学会树立起创新思维理念，积极明确培养自己的创新能力，在学籍管理工作中渗透先进思想和先进手段。一是要摒弃旧的学籍管理模式，与时俱进，主动学习新方式、新方法，同时不断创新研究，寻找出更符合大数据时代发展要求的学籍管理模式。同时要学会利用科技手段，尤其是网络手段，通过这些先进技术手段将高职院校庞大的学籍数据信息集输入网络平台，并借助科技手段对学籍数据进行分析，这样就能提高学籍管理工作效率和对学籍信息的管理质量，更进一步提升学籍信息内容、学籍的异动以及专业信息等录入的准确性，也保证了学籍管理的完整性。二是要让学籍管理方式同校务管理方式两相吻合，即立足于学生基本信息，再联合大数据的发展及其使用特点对社会资源进行整合、优化，使学籍管理工作实现自动化、数字化以及信息化，进而提升学籍档案信息等的整合速度与精准程度，推动高职院校发展进步。[3]
（二）创建智能化的学籍管理
使学籍管理向智能化转变，最终目标就是化繁就简，改变过去人工操作时繁杂的工作流程，将学籍管理工作转变成一项智能化、数字化的管理工作，以此来减轻人类的负担，提升学籍管理工作效率，确保学籍信息分析的精准性以及高效性。从实践层面来看，我国各大高职院校需要解决的学籍事务数量庞大，而且种类繁杂，这就使学籍数据的处理工作复杂程度更高，而且难度也更大。这一现象的存在，客观要求高职院校要打开思路，不断进行思维创新，运用科技手段深入挖掘全新的学籍管理方式方法，推动学籍管理向规范化、智能化转变，并不断完善本校的学籍管理体系。比如，可以建立一个校内事务电子录入系统，以此替代纸笔工具和人工劳动。学籍管理人员只需要将学籍信息输入电脑当中，学籍信息就能被一次性保存并安全地实现共享，这样一来，不但减小了学籍管理人员的工作量，并且大大提高了学籍管理工作效率，同时，在学籍录入环节也避免了人工书写录入的误差，有效提高了学籍录入的准确性。除此之外，如果学校学生学籍有异动情况，学籍管理人员只需在电脑上略微改动，该名学生学籍的其他相关数据也会及时同步改变，并且不会为该名学生未来发展带来任何不利影响。 （三）提升学校学籍管理人员的职业技能
当前社会正处于大数据时代，客观上要求高职院校学籍管理人员要能具备熟练地操作电脑、熟练运用网络及现代化管理手段对学籍信息进行管理的能力。对此，高职院校学籍管理人员唯一要做的就是在学籍管理专业知识、电脑操作技能等方面不断进行自我提升，从自身着手，创新学籍管理思维和学籍管理方式。与此同时，学籍管理人员还应该学习法律知识，以便能够及時捕捉与学籍管理工作相关的最新资讯，从而主动发现问题，准确地处理、更新校园内学生学籍变动信息。
学籍管理人员在处理学籍信息时，往往要面对大量复杂的学籍信息数据结构，比如学生个人基本信息、院校录取数据和在校信息等，尤其是考生号、学号以及居民身份证号等庞大而冗杂的数据都是由10位以上数字组成，而且数据来源多样，没有统一渠道，所以极容易出错，这在客观上要求学籍管理人员必须培养良好的数据敏感能力，在日常事务中更要善于洞察和发现这些数据结构的规律，以便能迅速找出其中的异常数据，学会运用Excel和Access等软件整理清洗数据，使杂乱无章的学籍信息数据变成结构化并且可供分析的有序数据。[4]
（四）推进学籍管理的规范化
纵观当前各高职院校学籍管理工作都会秉持公平、公正、公开这一大众化原则，但是在大数据时代下，仅仅做到公平、公正、公开很难满足学籍管理工作的现实变化与发展需求，面对新时代的挑战，高职院校学籍管理工作更要向规范化、科学化方向转变。一方面，高职院校应结合本校办学特点等实际情况建立一个与学校实际需求相吻合的学籍管理制度，并且要不断完善本校的学籍管理工作流程，构建起一个科学有序的学籍管理体系。另一方面，学校在处理学籍管理事务时，要谨记大数据时代对数据信息管理的要求特点，务必要让学籍管理工作兼具规范性、秩序性和透明性，使学籍管理工作可以有条不紊、有章可循地进行。学籍管理人员是学生学籍信息的直接管理人，其工作态度端正与否、职业技能水平高低都直接影响到学籍管理工作质量的优劣，所以，学校应严格敦促其遵守本校在学籍管理方面的规章制度，以此来保证本校的学籍管理工作不会因为人为原因导致无法顺利进行。总而言之，学校应该以系统化、规范化为导向，促进学籍管理模式转型，使学籍管理工作也成为推动学校可持续发展的一份助力。[5]
总之，在大数据时代背景下，我国高职院校各部门机构的信息采集、传输、处理方式等也都发生了改变，大数据时代对高职院校学籍管理工作来说，既是一个挑战，也是一个机遇。由于我国高等教育的快速发展，学籍信息数量也随着大学生数量增长而急剧增多，而且种类变得越来越复杂，高职院校只有从制度、技术和人员素质等方面进行创新，才能保证学籍管理工作可以有序进行，从而使管理工作更上一个新台阶。
参考文献：
[1]朱帅.大数据背景下高职院校学籍管理工作创新研究[J].中国管理信息化，2017（24）：241-242.
[2]王青，王妤夜.大数据背景下高职院校学籍管理研究[J].科教文汇（下旬刊），2018，426（6）：101-102.
[3]战菲，生力军.大数据背景下高职学院学籍管理研究[J].武汉工程职业技术学院学报，2016（2）：22-25.
[4]于敏.大数据背景下高职院校学籍管理工作创新研究[J].科教文汇（下旬刊），2018，438（10）：115-116.
[5]贺雯.大数据时代下的高职院校档案管理研究[J].人力资源管理，2017（7）：336-337.
编辑 马燕萍
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