谈如何提升档案管理信息化水平

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　　摘 要 档案管理信息化是由国家档案行政管理部门计划和实施，采用现代化信息技术改造传统模式，有效改善收集、整理以及利用档案信息资源的服务水平。档案管理的理念面对创新也将呈现出差异与距离，本文首先研究档案管理信息化的特点，其次对档案管理信息化水平的发展提出应对之策。
　　关键词 档案管理 信息化水平 档案室
　　中图分类号：F272.7 文献标识码：A
　　0引言
　　所谓的档案信息化是指技术工作者运用计算机和网络信息技术，将其运用到档案资源管理，用科学手段处理档案管理工作，提高效率，保证质量。此外，档案信息化技术也可以在实际中整理收集相关信息。在网络大数据环境下建立档案管理和服务框架结构，重新认识现代化档案管理的初心，把档案管理运用进社会化服务，建立良好信息化基础，推动人类信息化进程。
　　1互联网时代档案管理信息化特点
　　在这个快速发展的时代，互联网时代的到来使得档案管理的效率得以提高，跟以前的纸质档案相比来看的话，人工工作量也得以减少，因此互联网对传统档案管理模式有极大的影响。档案管理工作的特点主要从以下几个方面体现：
　　1.1技术手段丰富
　　互联网信息技术让档案管理更加多样化，同时在传统的档案管理中，纸质档案管理比较费时，且容易受到外界环境的影响，丢失和缺损是主要问题。在纸质档案管理中，资源消耗较大，管理工作者的任务量大，从记录到整理到备档等，均需要通过人工来完成，这样就是的其准确度下降，容易出现失误。互联网则是信息存储变得十分方便，将档案以电子的方式存储于计算机中，方便使用者随时调取和查看，且档案可以以多种形式进行存储，便于档案的分类管理，降低了管理成本和工作强度，管理手段越来越丰富。
　　1.2拓展服务空间
　　互联网时代，大信息量状态是档案管理的普遍问题。与以往比较来看，纸质档案显然无法跟上信息增长的节奏。并且占用空间远超过电子档案管理。而在空间成本逐年增加的基础上，信息的增长无疑是提高了成本。在这一背景下，互联网以虚拟空间的形式出现，极大的降低了档案占有空间。并且计算机的存储空间与现实意义上的空间在概念上存在不同，档案的实际占有面积降低了，其管理成本也自然的降低。位于计算机中的档案信息可以随时供企业人力资源等部门查阅，使企业员工信息更加清晰，便于员工的调度及安排，突破了空间的限制，显示出档案管理专业化。
　　1.3提高档案时效
　　如今，档案管理模式开始变成互联网下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任务。如在档案管理过程中，很明显是针对当前的信息的，如不能根据当下信息的变化而改变，则档案无实际意义。此外，网络电子信息化档案管理方面，通过权限设置，采取分级管理的方法来阅读和使用档案。互联网的档案管理则通过计算机系统的操作，不改变原档案就能够更改信息。这样既方便档案信息更新，又提高了其存储性，实际作用大大增强，企业人力资源也得以发展。结合云处理技术，信息档案的工作强度下降，工作实效性提高。
　　2档案管理信息化水准提升方法
　　（1）从根本上转变传统管理理念，运用科学的档案管理信息化思维，正确引导广大人民对现代化的档案管理进行全新的认识，重视档案管理信息化技术，营造优秀的内外环境来适应信息化技术，培养我们新的档案管理技能。档案管理信息化是新世纪的一项工程，它成功了对我们子孙后代来说都流芳百世。
　　（2）增强对从业工作者的技术指导，强调综合性技能。档案管理信息化的发展需要高技能的团队，树立“人才第一”的观念，加大力度培养一大批既擅长档案管理又精通信息化技术的团队，是有力保障档案管理信息化的基石。
　　（3）加强财政资金投入，保证基础建设实施。尽快推进传统档案管理向信息化方向转变，促进国家档案管理健康、快速、可持续的发展。近些年来，我国档案管理信息化的运用，虽然付出了很大的努力，付出了相当的人物财务精力，却始终还处于初级阶段。许多人都没有意识到“数据环境”在档案管理信息化系统应用中对模块功能的重要性，造成开发出来的应用程序功能单一、水平低下。档案管理信息化建设的重点是数据集成，而其信息化建设以数据库和文件入手，提高主题数据库的等级，优化高级检索系统。
　　（4）規范档案管理信息化工作，既能解决当下许多问题，又有利于档案管理信息化事业长远发展。能正确快捷的切入传统档案管理与现代化计施算机技术的运用长期面临的困扰，更加迅速更加完美的创造一个数据环境为计算机提供服务。从高层领导到基层从业人员，档案管理信息化工作的规范化都必须严格执行。具有较大范围纺一协调权限的高层领导，把握住整个系统的方向和原则。基层工作的程序序开发代码编写人员，用行业规范来要求平常的编程工作，同时监督其他相关人员规范化的工作，让档案管理信息化工作达到行业要求。
　　3信息化时代档案管理完善措施
　　3.1加快档案管理信息化建设
　　要想加快档案管理的信息化建设，相关部门的硬件设施也急需完善，用新的管理设备代替传统模式的管理方式，可以有效提高管理效率。因此，在进行档案管理时，需要对硬件设备进行统一的优化更新，一方面可以对现有的资源进行整合处理利用，加强基础硬件设施的配备，构建现代化的档案储存模式，另一方面，可以对相关的档案管理软件进行研发，综合考虑客户以及管理人员的多方要求，淘汰过时的管理模式，将具有现代化气息的技术应用在档案管理当中。
　　3.2树立档案管理的安全意识
　　在当下的大数据时代，将大数据技术应用到档案管理当中时必须树立正确的信息安全意识。大数据下的档案信息不同于纸质档案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果几乎是不可逆的，虽然灾害无法使电子信息丢失，但是一旦没有做好相关的安全管理工作，黑客入侵等行为也会使信息安全受到严重威胁，所以档案管理工作人员在进行档案管理时，一定要提高警惕，在进行档案信息保存的硬件设施中，禁止使用与档案管理工作无关的功能，时刻检查防火墙的功能是否完好，避免设备受到外来入侵。
　　随着信息技术的融入，人类社会发展对信息资源的需求越来越迫切，己经成了不可多得的战略性资源，档案管理信息化建设还有很多方面需要改进，它内容广泛、体系庞大，我们可从多方面着手，找出问题，认真对待，制定对策，积极参予，为祖国的档案管理信化建设不断努力。
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