办公室文件资料信息化管理探讨
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摘 要：在开展办公室管理工作的过程中，最基本的管理工作就是保证办公室内的文件材料和重要信息的安全。由于我国科技的迅速发展，办公室内部的文件资料已经转变成网络信息形式，这种管理模式提高了文件资料的安全性和私密性。本文就针对办公室网络信息的管理模式，探讨了办公室文件资料信息化管理的有效措施。
关键词：办公室;文件资料;信息管理
传统的办公室文件资料管理都是采用书面文档的方式来开展管理工作，这种管理模式存在着许多的问题，在保管资料的时候很容易造成信息的丢失。信息化管理方式可以給办公室的管理工作提供新的动力，能够大幅度提升办公室管理工作效率，为办公人员减轻负担，同时为企业的信息化开展提供保障。
一、办公室文件资料管理的近况
现阶段的办公室文件资料管理制度缺乏安全性，需要管理的档案资料数量太多，按照传统的管理方式开展管理工作已经没有办法满足企业的需求，在管理的过程工也会出现各种问题，可能会造成文件的丢失，如果不能及时的找回，可能会造成企业的损失。再就是面临资料供应不足的问题，办公室内会出现好几个人都需要用同一份资料的情况，依照现在的管理方法还无法实现材料共享。工作人员管理的资料数量庞大，翻找资料不仅费时费力，还会给管理人员带来严重的负担，并且，使用纸质的文件资料时间长了也会出现破损，这就增加了运营的成本。这些不可忽视的问题给办公室管理工作造成了阻碍，创新文件资料信息化管理模式已经刻不容缓。[1]
二、开展办公室文件资料管理的有效策略
（一）文件资料录入的有效方法
信息化管理是将网络信息技术应用于办公室文件资料管理，网络科技的功能丰富，能够满足每个人的不同需求，提高了办公室资料的使用效率，使得管理工作更加规范。但是，信息化资料管理的前提条件是需要将办公室内的文件录入到计算机中，由于文件资料的数量太多，不但会给工作人员增加压力，在录入信息的时候也容易造成数据错误。这时候就可以应用到网络科技的扫描技术来保证工作效率，这种技术只需要操作人员将材料内容进行扫描，就可以在计算机上清晰的显示出材料的内容，然后再通过格式转变的方式，将文档统一规格，保存在网络平台上。
（二）实现计算机自动编目程序
将文件资料录入进计算机后，需要管理人员对资料内容进行编目，此项技术需要工作人员拥有比较高的技术水平。工作人员需要及时的更新思想理念，积极学习编目排版技术，然后结合自身所在的单位情况开展编目的工作，在工作过程中，要善于发现问题，并且及时的解决，避免造成更大的损失。只有这样才能够保证编目工作的有效开展，更好的完善计算机自动编目程度，提高此项工作的灵动性，突破了手动编目的局限，使得办公室文件资料管理工作有序的进行。[2]
（三）检索工具在管理工作中的有效使用
检索程度是查找文件资料的重要工具，为文件资料管理的工作人员提供便捷，也是打开资料库的基本条件，更是提高管理者工作能力和实现科技化管理手段的有力措施，这项工具的使用是奖励信息互换的前提。检索程序有很多中，比如说计算机系统自带的查找功能，这个程序不能够给需求者提供全面的搜索条件，在使用的过程中会存在限制，无法满足查找文件资料的需要。在通常情况下，企业都会使用数据库装用的搜索工具，最直接的方式就是构建电子表格，对资料文件分类管理，这种方式在小型企业中较为实用。对于文件资料比较多的大型企业，可以使用“DB2”数据系统，可以在使用的时候，满足复杂的环境需要。
（四）建立信息管理工作安全维护系统
想要实现信息化的办公室文件资料管理制度，需要管理者在实践活动中不断积攒经验，要做到轻松应对管理工作中常出现的问题，并且制定合理的解决方案，这样才可以逐渐的提高管理成效。企业要重视信息网络中存在的安全隐患，在网络的内外局域之间要建立高端的防火墙，对加入到内部的网络信息要进行筛选和过滤，对信息的变化形式实时检测，防止病毒的入侵。对于企业的绝密文件要设置浏览密码，防止文件使用此计算机的人员盗取文件资料。管理者要经常对文件资料进行备份，妥善的保存备份资料，防止因为计算机故障造成文件丢失。[3]
三、结语
管理企业文件资料是办公室工作开展的重要内容，管理者要重视信息化管理方案在办公室工作内容上的应用，顺应当今社会的发展局势。管理者要积极有效的实施信息建设，在面对信息管理中出现的问题时，要妥善的解决，填补办公室传统管理制度的缺陷，最大程度的展现办公室文件资料信息化管理模式的优秀特点，为企业今后的办公室管理工作奠定基础条件，保证此项工作的顺利开展。
参考文献：
[1]刘蒙菊，段军囡，杨媛媛.办公室文件资料信息化管理初探[J].科技风，2018（30）：64.
[2]任灵芹，李桂玲.初探办公室文件资料信息化管理[J].河南水利与南水北调，2012（16）：63-64.
[3]刘钰洁.浅谈办公室文件的归档管理工作[J].中国集体经济，2016（03）：55-56.
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