基于互联网技术的档案信息现代化管理
来源:用户上传
作者:
摘 要：基于互联网技术的档案信息现代化管理要强化档案信息化基础设施建设，建立稳定的数据库，实现档案信息数据化管理;要搭建档案网络管理平台，提高信息化水平;要建立科学档案网络安全体系，提高管理人员的综合素质，促进档案事业发展。
关键词：档案管理 档案信息 现代化管理 互联网技术
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）09（c）-0179-02
档案信息化是运用信息技术提高档案工作现代化水平，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。互联网技术为档案信息现代化管理指明了方向，档案管理人员应树立“互联网+”思维观念，将互联网技术有机融合到档案信息管理工作中，构建基于互联网技术的档案信息现代化管理模式，借助互联网技术的应用推动档案信息现代化管理建设，促进档案事业的发展。
1 强化档案信息化基础设施建设
只有做好基础设施建设，才能够为档案信息化现代化管理提供重要的保障。
在档案信息化建设过程中，为保证顺利开展各项工作，需要做好并强化基础设施建设。利用互联网技术实现档案信息化建设目标，必须完善计算机硬件设备、软件设备、各类辅助设备以及基础网络（内网、政务网和外网要实行物理隔离，明确职责，相互独立运行）等相关配套设施，同时还要做好其他方面基础设施建设，为档案信息化现代化管理提供重要保障。根据当前档案信息管理的发展需要，需要加大资金投入，配备档案信息系统管理系统软件和应用软件、光盘刻录机、扫描仪等相应的信息设备，实现档案流水化采集、网上档案查阅、档案业务处理、基础信息维护、查询处理和统计分析的数字化管理，确保档案信息管理基础工作的顺利开展。
在医院档案管理系统中要建立信息处理中心，配备先进的子系统，开发新系统软件，满足医院档案管理信息现代化化建设需求，实现医院档案管理子系统之间的对接，采用计算机进行档案与文件的收集、分类、整理、存储与查阅等管理，提高医院档案自动化管理水平。
2 建立稳定的数据库，实现档案信息数据化管理
2.1 建立稳定的数据库
应用互联网技术保存档案信息时全部应用数字的形式，即数据信息，依靠计算机网络进行传输，实现档案信息的即时传播与发布。要使档案信息管理数字化，必须建立数据库。这要求各相应单位应重视数据库的建立，保证数据库的稳定性。数据库在符合网络传输标准的基础上，还应便于档案管理人员使用与阅读，能随时检索档案信息。在建立数据库时，应使用先进的管理软件，增加使用期限，降低更换频率。目前计算机网络技术已经得到广泛应用，有效提高了档案信息管理的工作效率，但是存在一定的安全问题，所以在建立数据库时应注意维护系统档案数据，避免建立档案库造成数据丢失，促进档案信息管理工作的顺利推进。
2.2 实现档案信息数据化管理
档案信息内容数据化。利用互联网技术进行档案信息管理，强调信息的挖掘利用及快速流通，全面数据化档案内容，实现全内容的无缝检索，实现档案内容数据化，即将档案内容变成可检索的电子数据，不但要实现文字内容全文识别和全文索引，还要将多媒体数据实现无障碍的内容检索。
档案保管数据化。人工智能、物联网技术的发展使得档案管理日益自动化数据化。视频监控系统、温湿度自动监控系统、电子标签系统等新兴技术逐步引入档案管理中，在建设过程中要注意数据的累积和整合，扩充档案原始大数据积累，研究更好的档案保管模式。
档案利用的数据化。档案管理部门在推行网上服务、远程服务和自助服务之后，能精准记录档案利用者各种利用行为数据，这些海量积累的数据能让档案管理部门研究开发出更好的档案服务模式，促进档案服务质量的不断提升。
3 搭建档案网络管理平台，提高信息化水平
搭建档案网络管理平台，提高档案管理的信息化水平是实现档案信息现代化管理创新的重要举措。档案管理部门可利用互联网技术建立专门的档案管理网站向社会公开档案信息，为社会公众提供更多更丰富的档案信息，实现资源的高度共享。一是建立专门的档案信息加工系统，做好档案资料的搜索与整理，通过录入、修改、删除、制作数据表格等工作的开展，为档案信息网络查询奠定基础，信息加工系统的建立与完善至关重要。二是做好档案信息的存储和共享。档案信息种类多、内容繁杂，管理困难，要按照价值不同进行系统分类存储，便于检索、整理、打印与共享。三是建立健全档案资源信息网络查询系统，必要时开发与设计科学的查询软件确保查询方式的高效和查询内容的准确完整性。
4 建立科学档案网络安全体系
档案信息资源安全性是档案信息现代化管理的关键，网络技术可为人们提供海量的档案信息，尤其基于互联网技术的档案信息安全问题尤为突出。因此，必须重视并建立健全档案网络安全体系，确保档案信息资源的安全存储和安全使用。
一是必须重视档案信息资源安全，严格遵守档案信息资源使用制度和操作规程，不断强化各个环节的监管责任。其次，要明确档案信息资源使用原则，建立一套完整的等级使用制度，根据档案信息资源的保密等级分类管理;对于不能公诸于众的档案资料进行加密处理，运用现代化技术规定档案信息访问权限和查阅权限，同时限制查阅范围。对于一些级别较高的档案信息，尽量设置“申请验证”“密码填写”等使用程序，确保档案安全高效共享。再次，必须备份档案信息数据，加强电子档案的维护和检测，保障档案安全。最后，应定期不定期组织开展安全检查，测试和维护系统，及时发现各种安全隐患，提高档案信息的安全性。一旦监测到试图篡改数据的行为系统会实时报警，管理员可在第一时间检查处理，安全存储和使用档案信息资源。
5 提高管理人员的综合素质
5.1 提高专业知识素养
档案信息管理需要专业知识与技能优良人才，只有熟悉理论知识，具有良好的业务管理能力，才能促进档案事业的快速发展。基于互联网技术的档案信息管理对管理人员提出了更高的素质要求，需要通过不断优化档案管理队伍人才结构，转变档案管理人员的理念，通过教育培训使之掌握应用信息管理、网络和计算机技术的基本技能，不断提升档案管理能力，增强责任感，不断提升管理人员的综合素养，为医院档案信息现代化管理提供人才支持，确保档案管理工作的有序开展。
5.2 重人重岗重责
档案信息管理需要极其认真负责的人担任该职责，各相关部门最好能安排熟悉和认真对待档案信息管理工作、避免人员频繁流动造成档案泄密现象出现的在职人员从事档案管信息管理工作。
随着基于互联网技术的大数据技术、云计算在各个领域的广泛应用，为档案信息现代化管理提供了全新思路。档案管理部门要抓住发展契机，形成互联网思维模式，以互联网技术为途径高效整合各类档案信息资源，加强档案资源信息化建设，构建科学化的档案管理网络体系，提高档案管理人员素养，促使档案管理向现代化信息化方向发展。
参考文献
[1] 傅学秀，王佐黎.互联网联合档案管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务，2019（11）：121.
[2] 田文洁.浅论“互联网+”时代档案管理面临的机遇与挑战[J].齐鲁师范学院学报，2018，33（4）：107-110，140.
[3] 孙红光.“互联网+”环境下的档案数字化建设研究[J].蘭台世界，2018（6）：59-61.
[4] 胡敏.基于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].中外健康文摘，2014，31（16）：250-251.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-15118165.htm
