高校研究生档案现代化管理的探析
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摘 要：随着现代社会信息技术的进步，档案管理逐渐由实体档案向电子档案转变，尤其是高校学籍档案。研究生档案管理是各大高校档案的重要组成部分，其现代化程度直接影响着研究生教育体系的形成和完善。随着每年研究生入学人数的增加，传统档案管理模式已不能满足高校需求。因此，档案管理现代化势在必行。
关键词：高校研究生;档案;现代化管理
研究生档案是学籍档案的一种，是研究生从入学到毕业形成的，集学习教育情况、思想政治情况、科研情况及奖惩情况于一体的文字材料，是一个人人事档案的重要组成部分。目前，随着社会的发展和科技的进步，以及各行各业的加速转型升级，各个方面的人才需求量都急剧增加。从本科生到研究生，国家的招生规模都在逐年扩大，大量研究生档案出现在各大高校，档案管理问题成为全国高校亟待解决的重大问题。
一、高校研究生档案现代化管理的必要性
当今时代是信息化时代，知识更新速度快，工作效率不断提高。传统的学籍档案管理模式已不再能适应高速发展的社会。因此，更加便捷高效的人事档案管理亟需实现。
我国现已进入大数据时代，信息量巨大，研究生档案管理的内容需要在传统模式下进一步丰富和完善。在信息化时代，各行各业都已启动无纸化办公。档案管理工作同样如此，这样能够在原有的基础上节约大量的人力、物力成本。同时促进档案管理平台和载体的更新换代。因此，在当今时代，必须加快步伐建立能够承载大量数据，并且调用方便的学籍档案管理平台。
凡事皆有利弊，在社会迅速发展的今天，信息安全成了大家讨论的热门话题。高效快速的档案管理平台资源能给我们带来极大的便利。但是由于网络渗透性极强，大量信息存在安全隐患，小到个人信息，大到国家机密，安全性必须得到有效保障。机密性是高校档案管理的特点之一，这一点不会随着时代的发展和技术的进步而有任何变化。因此必须强化高校档案管理平台的安全指数，确保档案所有者个人信息绝对安全。
二、高校研究生档案管理的不足之处
（一）研究生档案管理工作未有效利用现代信息技术手段
随着我国信息技术的飞速发展，互联网已经进入云计算时代。高校研究生档案管理模式也不再以传统的纸质文件为主，开始逐渐向纸质文件和电子文件并存的模式转变。虽然当前大部分高校已经实现了局域网内部管理，有了自己的校内网。但是在互联网利用率和信息交换方面仍然存在不足。比如网络安全制度不健全、内部网络使用入门槛低、软件使用不规范等问题，这些问题会直接影响高校研究生档案的社会利用率。
（二）档案管理理念相对落后
目前，仍有一些高校研究生档案管理理念落后，与时代的发展不相匹配，没有深刻理解信息化对档案管理的重要性。许多高校仍然采用传统的纸质介质来收集和保存学生档案，这样不仅需要巨大的存放空间，而且极易丢失。甚至会因存放不当而潮湿变质。另外，这样的纸质档案完全依赖人工操作，需要手动进行信息录入，这样不仅会造成人力、物力的浪费，更使得档案管理效率难以提高，而且是人皆有失误，难以做到完全精准。这样不仅难以满足当今时代对高校学籍档案管理的多样化、个性化需求，更使得档案本身的价值不能最大限度地发挥。
（三）高校档案管理人员素质参差不齐
在实践中许多从事档案管理的人员都不是专业出身，主要凭借前辈的工作经验和自己粗浅的理解来开展档案的收集和整理工作。而且大多数档案管理人员并未意识到高校学籍档案管理的重要性，其职业技能和保密意识都有待加强。另外，他们对档案的借阅审查工作执行不够严密，难免出现疏漏。
（四）档案管理手段缺乏创新意识
创新是人类社会发展的不竭动力，但是，现如今许多高校对研究生档案管理的方法和措施不够重视。传统的档案管理手段难以跟社会的快速发展相适应，具体来说主要体现在三个方面。首先，很多高校档案管理尚未实现信息化和智能化，管理机制缺乏创新，过多依赖人力操作，没有制定科学、合理的研究生档案管理规划。管理体制、机制尚不健全，导致档案管理的内容滞后。在传统的管理模式下，档案的内容和形式从一开始就已固定，不能及时随着学生的学业进步而进行更新和补充，更不能全面反映档案所有者的客观真实情况。最后，研究生档案管理信息化急需推进。传统档案管理模式不仅浪费人力、物力，而且需要较大的存放空间，大量人事档案堆积在一起非常不利于调阅使用和更新。
三、加快推进高校研究生档案管理的现代化
（一）创新研究生档案管理理念
一方面要强化高校研究生档案管理理念，充分认识到档案对个人发展以及学校管理的重要意义。另外，要从心里意识到档案管理是一项专业性强、内容复杂、意义重大的工作。各大高校领导干部要从思想上高度重视，安排专业化人才去从事这项工作，切忌将一些临退休员工以及临时工安置在档案管理岗位，使档案管理变成一项可有可无的工作。
另一方面要树立信息化管理意识。新时代是一个信息化的时代，人工智能应运而生，我们要用信息化的眼光去看待工作、开展工作。特别是对于学籍档案管理来说，信息化显得尤为重要。相关人员要创新思路、树立信息化管理意识，用一些新型技术手段，推动传统档案管理模式革新。这样不仅能充分保证高校研究生档案管理的全面性、真实性、流动性和机密性，而且方便调阅，能够使学生档案的价值和功能得到充分发挥。
（二）培养专业化学籍档案管理人才
一支专业能力强，综合素质过硬的团队，是档案管理工作高效有序进行的重要保障。一方面，高校在招聘和选派档案管理人员是要注意专业化问题，尽量挑选档案管理或者计算机与信息技术等专业的人才，建立一支综合素质高、专业能力强的档案管理人才队伍。另一方面，档案管理人员要不断加强自身学习，主动适应新时代、新挑战，不仅要加强理论知识的学习，而且要强化专业技能的实践，不断增强自身业务水平和竞争力，这样能不断推进高校研究生档案管理信息化发展，提高管理效率和质量。
（三）搭建研究生档案信息化管理平台
要与时俱进，尽快搭建智能化、信息化研究生档案管理平台。充分利用网站、数据库等多种信息化产物，聘请专业化技术团队，建立科学、合理、高效、便捷的档案管理平台。使研究生档案管理实现科学化、网络化、数字化，这是创新档案管理模式的根本途径。综合利用互联网和大数据系统，搭建的集存储分类和调取等功能于一体的研究生档案信息化管理平台，不仅能够实现双向互动，而且便于及时更新，避免了传统管理模式下对人力、物力、财力资源的浪费，不仅有利于有效节约时间和空间成本，而且能够极大地提高档案管理工作的质量和效率。
四、结语
综上所述，高校研究生档案是学校向社会输送人才的重要纽带。合理高效的研究生档案管理模式能够有效促进学校档案管理与时俱进。高校档案管理工作不能因循守旧，固守成规。要从工作实际出发，结合当今时代特点，更新管理理念，创新工作模式，建立适应当今社会发展的信息化档案管理平台，使研究生档案管理更加高效便捷，更好地服务于个人、学校和社会。
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